+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Разбираем подробно, как выписывать электронные счета-фактуры

В настоящее время существует нормативная база, регулирующая работу с электронными документами. Контролирующие и налоговые органы всё чаще выступают инициаторами предоставления отчётных, налоговых документов через Интернет.

Порядок использования электронных счетов-фактур (ЭСФ) определяется Министерством финансов и Федеральной налоговой службой Российской Федерации. Технические услуги по осуществлению электронного документооборота может предоставлять только официально зарегистрированный оператор электронного документооборота (ЭДО). Все передаваемые документы содержат идентификатор оператора. Перечень официальных ЭДО можно найти на сайте ФНС. Их деятельность регламентируется Приказом ФНС РФ от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

В чём особенности?

Возможность использования ЭСФ закреплена в п. 1 ст. 169 НК РФ. Приказ Минфина от 10.11.2015 №174н регулирует порядок обмена электронными счетами-фактурами.

Формат ЭСФ утверждён Приказом ФСН России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@. Счёт-фактура в электронном виде имеет такую же юридическую силу, как и его бумажный аналог, и является основанием для вычета НДС.

В понятие электронных счетов включают:

  • реквизиты;
  • фактурную часть;
  • расчёты.

Отличия электронного счёта-фактуры:

  • ЭСФ имеет только одну квалифицированную электронную подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (п. 6 ст. 169 НК РФ), которая по закону об электронной подписи равна собственноручной.
  • ЭСФ выставляется только в одном экземпляре.

Электронный вариант регистрируется в журнале учёта ЭСФ и книгах покупок и продаж. Хранится документ в течение 4 лет (8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Как работать?

Перед началом работы нужно выбрать официального ЭДО и заключить с ним договор. Участникам необходимо иметь сертификат ЭЦП (электронно-цифровой подписи).

Регистрация пользователя в системе

  1. Активируем на сайте режим регистрации. В форме выбираем из предлагаемых вариантов подходящий: Руководитель юридического лица, Индивидуальный предприниматель, Физическое лицо.
  2. Затем необходимо подтвердить сертификат ЭЦП: найти и выбрать документ в компьютере, активировать сертификат, введя пароль, PIN (пароль сертификата). Система даст подтверждение об успешной проверке сертификата и автоматически заполнит данные в регистрационной форме (ФИО, адрес, ИИН, e-mail, БИН и название предприятия).
  3. В соответствующее поле вводим пароль, сгенерированный системой. Переходим по ссылке, отправленной на e-mail. Затем нужно подписать соглашение о пользовании системой. Для подписи соглашения активируем сертификат, введя пароль, PIN (пароль сертификата). После этого система подписывает соглашение ЭЦП пользователя. Регистрация успешно завершена.

Аутентификация

Процедура аутентификации предусматривает:

  1. Пользователь входит в систему как руководитель предприятия.
    Чтобы выдать доверенность физическому лицу – сотруднику предприятия или просто физическому лицу, кто выписывает ЭСФ, нужно отправить приглашение.

    Сотрудник переходит по ссылке, полученной на e-mail. Проходит аутентификацию, используя свой профиль.

  2. Руководитель в таблице сотрудников выбирает пользователя, которому будет выдана доверенность. В разделе «Полномочия» обозначает нужный пункт, выбирает срок действия полномочий. Система открывает форму доверенности. Руководитель активирует подписание документа сертификатом ЭЦП. Права назначены.
  3. Сотрудник проходит аутентификацию, войдя в систему через профиль пользователя, которому были назначены права. Операции в рамках доверенных полномочий доступны для исполнения. При необходимости можно использовать функции блокировки и разблокировки полномочий.

Пользователь, прошедший процедуру аутентификации, обнаруживает в программе, как выписывать ЭСФ.

Создание

Для того чтобы создать ЭСФ, пользователь проходит аутентификацию, войдя в систему через доступный ему профиль.

Создание счета-фактуры предусматривает:

  1. Выбираем функцию «Создание счёта-фактуры». На экране появляется форма. Заполняем пункты от А до I. В ходе заполнения система автоматически проверяет данные.
  2. Переходим в режим подписания и отправки. В окне выбора нужно отметить сертификат ЭЦП, который будет использован для подписи ЭСФ. После завершения процедуры появится сообщение о том, что документ успешно подписан и находится на обработке. Разбираем, как отправить его в электронном виде. Созданный ЭСФ отображается в разделе «Отправленные» в подразделе «Не просмотренные».

    Срок выставления ЭСФ 5 дней. Документ нельзя выставить задним числом. Система автоматически фиксирует дату.
  3. Разберем теперь, как получить документ. При получении ЭСФ нужно перейти во вкладку «Журнал ЭСФ» раздел «Полученные» подраздел «Не просмотренные».

    После открытия документу присваивается статус «Доставленный». У получателя ЭСФ теперь находится в подразделе «Обработанные».

  4. После доставки оператором у отправителя счёт-фактура будет отображаться в разделе «Отправленные» в подразделе «Переданные» со статусом «Доставленный».

    В системе можно выписать исправленный или корректировочный электронный счет-фактура.

Присвоение статуса

Для присвоения статуса счету-фактуре необходимо:

  1. Для присвоения статуса полученному документу выбираем в разделе «Полученные» в подразделе «Обработанные» или «Не просмотренные» нужный документ.
  2. После нажатия соответствующей кнопки ЭСФ получает пользовательский статус «Принятый» / «Отклонённый», который также отображается у отправителя.

Отзыв

  1. В разделе «Отправленные» выбираем документ.
  2. При активации режима «Отозвать» появляется форма, в которой нужно указать причину отзыва.
  3. Затем используем функцию «Подписать и отправить».

После процедуры подписи ЭСФ будет отображён в разделе «Отправленные» в подразделе «Отозванные». Получатель увидит его в разделе «Полученные» подразделе «Отозванные» вместе с указанием причины отзыва. Если к отозванному счёту-фактуре был выписан дополнительный ЭСФ, он тоже будет отозван.

Импорт

Подготовительные действия аналогичны как при создании ЭСФ.

  1. Активируем режим импорта. В форме «Импортировать счёт-фактуру» выбираем XML файл и загружаем его. В форме импорта после окончания загрузки отобразится количество загруженных счетов-фактур и ошибочных (если такие имеются) вместе с описанием ошибок.
  2. Закрываем форму импорта. Отображается журнал ЭСФ. В разделе «В работе» подразделе «Импортированные» открываем документ. Далее нужно активировать подписание и отправку ЭСФ. После подписания с использованием сертификата ЭЦП система производит форматно-логический контроль (ФЛК). При положительном результате ЭСФ отображается в «Отправленные» «Не просмотренные».
    Счета-фактуры, которые не прошли проверку, находятся в разделе «В работе» подразделе «Ошибочные».

Журнал

Система автоматически сортирует документы по следующим разделам и подразделам:

  • «Отправленные» имеет подразделы: «Не просмотренные», «Переданные», «Исправленные», «Дополнительные», «Аннулированные», «Отозванные».
  • «Полученные» содержит: «Не просмотренные», «Обработанные», «Аннулированные», «Отозванные», «Принятые», «Отклонённые».
  • «В работе»: «Черновики», «Импортированные», «Ошибочные».

В журнале доступна функция поиска, печать формы ЭСФ и журнала.

Представление в контролирующие органы

Согласно ст. 93 НК РФ электронные счета-фактуры можно представлять в налоговые органы через Интернет. Порядок представления регулируется Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Согласно порядку налоговый орган направляет требование о предоставлении документов.

Налогоплательщик высылает пакет запрашиваемых документов, сопроводительное письмо, в котором содержится опись и ссылка на требование. Получатель подтверждает приём документов на проверку.

Бесспорным преимуществом электронного документооборота является экономия времени, т. к. ЭСФ доставляется получателю моментально. Автоматическая обработка сокращает время проверки и гарантирует выявление форматно-логических ошибок. К недостаткам можно отнести возможность сбоев автоматизированных систем. В этом случае придётся оформить счёт-фактуру в бумажном виде.

Полезное видео

Предлагаем посмотреть видео о том, какие операции можно делать с электронным счетом-фактурой:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий