Всё, что необходимо знать об учете полученных и выставленных счетов-фактур
Счет-фактура является главным документом налоговой отчетности, позволяющим юридическому лицу получить вычет по налогу на добавочную стоимость. Ошибки при ведении учета счетов-фактур и в заполнении самих счетов приводят к тому, что налоговая инспекция не принимает их, а организация несет убытки.
Чтобы организовать и систематизировать информацию по поступающим и выданным счетам-фактурам средств государство предписывает организациям ведение специальной учетной документации.
Скрыть содержание
- Что это за документ и какими нормативными актами он регулируется?
- Порядок регистрации полученных и выставленных СФ
- Как фиксируется документ – правила и инструкция
- Проводки по НДС для бухучета
- Заключение
Что это за документ и какими нормативными актами он регулируется?
- Основным законом, устанавливающим необходимость составления счетов-фактур (СФ), а также ведения специальной учетной документации является Налоговый Кодекс РФ, а именно ч.3 ст.169.
- Правила ведения бухгалтерских регистров отражены в ст.10 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 31.12.2017) “О бухгалтерском учете”. Под бухгалтерскими регистрами стоит как раз понимать необходимую учетную документацию, в случае счетов-фактур это будут:
- журнал учета СФ;
- книга продаж;
- книга покупок.
- Правила заполнения документации, применяемой при расчетах налога на добавленную стоимость отражены в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (в ред. 19.08.2017).
Подробнее о том, для чего нужен счет-фактура и продавцам, и покупателям, читайте тут.
Порядок регистрации полученных и выставленных СФ
Журнал учета
Журнал учета СФ ведется исключительно организациями-посредниками, например, экспедиторами, агентами, комиссионерами и т.д. Журнал в данном случае позволяет налоговой службе отслеживать оплату НДС организациями, использующими фирмы-посредники.
Организации, обязанные уплачивать НДС, освобождены от ведения журнала учета, так как он дублирует информацию из книг покупок и продаж.Подробнее о том, кто сдает журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, читайте тут.
Книга покупок
- Покупатель должен вести книгу покупок, в которой отражается информация о счетах-фактурах, выставленных ему продавцом. Это документ налоговой отчетности и в соответствии со ст.ст. 171, 172 НК РФ, подается в налоговый орган для расчета суммы вычета.
- Ведение книги возможно как в бумажном виде, так и в электронном с использованием цифровой подписи.
- Ведение электронной книги регламентируется Приказом ФНС РФ от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93.
- Отражается также передача нематериальных активов и имущественных прав.
- При частичной оплате производится регистрация счета-фактуры на каждое перечисление денежных средств (более детально об особенностях регистрации и хранения на предприятии счетов-факту, читайте тут).
- Не фиксируются факты получения СФ при безвозмездной передачи товаров, выполнения каких-либо работ или услуг, полученные от брокера при покупке ценных бумаг и т.д.
- Регистрируются также таможенные декларации (вместо счета-фактуры), и документы, подтверждающие выплату НДС таможенному органу.
- СФ, заполненные с нарушением правил оформления, к регистрации в книге не допускаются.
- Срок хранения 5 лет.
Книга продаж
- Продавец ведет книгу продаж, в которую заносятся данные о выписанных СФ (более детально о том, кто выписывает счет-фактуру, в том числе с выделенной в ней суммой НДС, читайте тут).
- При частичной оплате счет-фактура регистрируется на каждую выплачиваемую покупателем сумму.
- Срок хранения 5 лет.
- Документ обязательно должен быть прошнурован, страницы пронумерованы.
- Данные о выставленных СФ вносятся в хронологическом порядке.
- СФ, заполненные с нарушением правил оформления, к регистрации в книге не допускаются.
Как фиксируется документ – правила и инструкция
Факт поступления
Факт получения счета-фактуры покупателем должен быть занесен в книгу покупок с соблюдением следующих правил:
- заполняется документ руководящим лицом, либо уполномоченным им сотрудником;
- номер документа (СФ);
- дата внесения записи в учетный документ;
- дата оплаты товара согласно платежным документам;
- наименование продавца, ИНН/КПП;
- страна производства товара;
- номера таможенных деклараций, если товар зарубежный;
- средства, уплаченный за товар (с НДС);
- ставка по налогу;
- сумма продукции без НДС (подробнее о том, в каких случаях счет-фактура без НДС необходима, читайте в этом материале);
- подпись ответственного лица.
Выставление СФ
В книгу продаж вносятся:
- дата внесения записи о СФ;
- номер счета-фактуры;
- наименование организации-покупателя, ИНН/КПП;
- фактическая дата оплаты товара;
- стоимость продукции с НДС;
- ставка по НДС;
- стоимость товара без учета налога;
- сумма налога;
- итог;
- подпись ответственного лица.
Важно! Книги покупок и продаж в обязательном порядке прошнурованы, страница их должны быть пронумерованы.Проводки по НДС для бухучета
Документальное фиксирование факта получения и выставления счетов-фактур имеет значение не только для налоговой отчетности, но и для бухгалтерского учета получаемых вычетов и оборота средств внутри организации. Для расчета по НДС используется два счета:
- счет 68 “Расчеты по налогам и сборам”, кредит этого счета отражает начисленный НДС, а дебет размер возмещения;
- счет 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям” отражает входной налог.
Рассмотрим особенности проводок, когда СФ выставлен, а также получен от поставщика и оплачен.
Более детально о том, как проводить счет фактуру, если она пришла с опозданием, узнайте в этом материале.
При получении
Юридические лица могут получить налоговый вычет по “входящему” НДС, то есть по тому налогу, который они выплатили при покупке товара для реализации. В таком случае начисление идет по двум счетам:
- Дебет счета 19 – Кредит счета 60 отражает НДС при покупке основных средств, проводка делается на основании входной СФ.
- Дебет счета 68 НДС – Кредит счета 19 отражает НДС к вычету.
При продаже
По СФ, который выставлен от вас, делаются следующие проводки:
- Дебет 90 Кредит 68 – начисление налога от продаж, документ для проводки – исходящий СФ.
- Дебет 76 Кредит 68 – начисление налога с поступивших авансовых платежей, проводка делается на основании авансового СФ (подробнее о том, как отражать в книге покупок и продаж счет-фактуру на аванс и другую “первичку”, читайте тут).
- Дебет 68 Кредит 76 – регистрация НДС с авансового платежа при совершенной отгрузке. Основание для проводки – исходящий счет-фактура (более детально о том, если нет счет-фактуры, а НДС в чеке выделен, то как провести авансовый отчет, читайте в этом материале).
- Дебет 91 Кредит 68 – начисление НДС при безвозмездной передаче материальных ценностей (предоставлении услуг, работ). Основание для проводки – исходящий счет-фактура.
Заключение
Ведение учета входящих и исходящих СФ в организации должно быть основано на принципе максимального раскрытия информации для налоговых органов, которая впоследствии будет внесена в декларацию по НДС. При оформлении документации стоит придерживаться действующего законодательства, стараться узнавать обо всех изменениях в нем. Это поможет избежать проблем с расчетом размера и получением вычета от государства.