Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 755-96-87Москва

Составляем документы правильно: счет-фактура на аванс и другая «первичка», как отражать в книге покупок и продаж

Чтобы точно определить размер НДС, подлежащий выплате, организация должна учитывать все выставленные ей счета-фактуры. Для этого должен вестись специальный журнал учёта – книга покупок, в котором и фиксируются все такого рода документы. Данная статья поможет разобраться, чем следует руководствоваться при ведении книги учёта, и как в ней отражаются отдельные виды счетов-фактур.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 755-96-87. Это быстро и бесплатно!

В каком случае нужно вести учет, а когда нет?

Вопросы ведения книг покупок и продаж регламентируются следующими нормативными актами:

В отношении книг покупок действует следующее правило: их ведут все организации и ИП, которые применяют вычеты по НДС – то есть все лица, которые являются налогоплательщиками по этому виду налогов.

Соответственно, ведение книги покупок и учёт в ней счетов-фактур не обязательно для следующих лиц:

  1. Освобождённых от уплаты НДС в силу ст. ст. 145 и 145.1 НК РФ (то есть организации и ИП с оборотом по выручке за три последовательных календарных месяца менее 2 млн. рублей, а также участники исследовательской деятельности в рамках проектов инновационного центра «Сколково»).
  2. Реализующих товары, оказывающих услуги или производящих работы только за пределами территории России.
  3. Ведущих только операции, с которых НДС в силу ст. 149 НК РФ не платится (реализация медтоваров отечественного производства, ритуальные услуги и т. д.).
  4. Действующих на специальных налоговых режимах.

Согласно п. 3 Правил ведения, утверждённых указанным выше постановлением Правительства РФ, книгу продаж должны вести:

  • Организации и ИП, обязанные платить НДС – включая и те случаи, когда они в силу норм НК РФ освобождены от оплаты частично или полностью. Дело в том, что, согласно п.п. 3 и 6 ст. 145 НК РФ, в этом случае содержание книги продаж, проверяемой налоговой, будет являться доказательством того, что они имеют право на освобождение от платежей по НДС.
  • Налоговые агенты по этому виду налога – даже если сами они при этом не являются плательщиками НДС (использующие «упрощёнку», «вмененку» и т. д.).
Важно. Хотя книги покупок и продаж по выбору налогоплательщика могут вестись как в электронном, так и в бумажном виде, на проверку в ИФНС они подаются вместе с декларацией только в электронном виде (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Какие бумаги находят отражение в учете, а какие туда не попадают и почему?

В книге покупок должны быть зафиксированы:

  1. Счета-фактуры по учтённым товарам, работам либо услугам.
  2. По авансовым перечислениям.
  3. Корректировки и исправления к выставленным ранее счетам-фактурам.
  4. Документы на бланках строгой отчётности, связанные с расходами на проезд и наём жилья сотрудниками во время служебных командировок.
  5. Документы по передаче акционерами, пайщиками или участниками передаётся имущество в уставной капитал, если в них имеется сумма налога, которая была восстановлена передающей стороной.
  6. Таможенные декларации по ввозу товаров на территорию России.
  7. «Нулевые» счета-фактуры, если документы по ставке 0% не были собраны в установленный срок.
  8. Счета-фактуры, по которым НДС сначала был принят, а потом восстановлен по нулевой ставке.

В книге продаж, согласно Правилам ведения, должны быть отражены:

  • Счета-фактуры (как обычные, так и корректировочные, которые передаются продавцами по мере того, как у них возникают права на вычеты по НДС согласно ст. 172 НК РФ.
  • Счета-фактуры, которые получены на носителе бумажном, в электронном виде, а также частично напечатанные на компьютере, а частью заполненные от руки, если при этом такие документы соответствуют правилам заполнения.
  • Чеки для компенсации НДС, которые попадают в учет и оформлены продавцами физлицу, являющемуся иностранным гражданином, если такие документы согласно п. 1 ст. 169.1 и п. 11 ст. 172 НК РФ дают права на налоговые вычеты по НДС.

Все ли нужно регистрировать, а если «первичка» контрагента без НДС?

Однако не все документы подлежат фиксации в книгах покупок и продаж. В книге покупок не отражаются документы:

  1. Не соответствующие правилам, установленным ст. 169 НК РФ.
  2. Если передавались товары, работы или услуги без оплаты (по безвозмездным договорам).
  3. Полученные посредниками от заказчиков по товарам, работам или услугам, которые были переданы на реализацию. Это касается как обычной документации, так и по полученной предоплате (авансе).
  4. Полученные посредниками от продавцов и выставленные на имя посредника.
  5. По предоплате в расчётах, связанных с безденежными операциями.
  6. По предоплате за приобретённые товары, работы либо услуги, если операция НДС не облагается.
  7. Авансовые счета-фактуры, полученные уже после отгрузочных.
  8. Имеющие пометку «без НДС», если их передал продавец, который от уплаты освобождён в силу закона.

На последнем обстоятельстве следует остановиться особо. Все-таки, нужно ли составлять и регистрировать счет-фактуру без НДС? Хотя счёт-фактура и является основанием для предоставления вычета по НДС, его функции этим не исчерпываются. Среди прочего, они подтверждают тот факт, что работы, товары либо услуги переданы от одной стороне к другой в полном объёме. Поэтому даже в тех случаях, когда продавец НДС не уплачивает (ст. 149 НК РФ), счёт-фактура всё равно составляется (п. 3 ст. 169 НК РФ). Однако фиксировать её в книге продаж уже не требуется.

Справка. О том, находят ли отражение в книге покупок авансовые счета-фактуры по безденежным расчётам, является спорным. В своё время Пленум ВАС РФ счёл это правило не соответствующим закону (постановление от 30 мая 2014 г. № 33) – однако ФНС до сих пор рекомендует эти документы не указывать.

Ведение документов

Согласно Правилам заполнения, утвержденным постановлением Правительства РФ №1137, в книге покупок должна указываться следующая информация:

  • Полное и сокращенное название покупателя в том виде, как оно указано в учредительных документах юридического лица. В том случае, если покупателем является ИП, указывается его фамилия, имя и отчество (при наличии такового).
  • ИНН и КПП налогоплательщика-покупателя.
  • даты (в форме «число-месяц-год») первого и последнего числа начала и конца отчётного периода (квартала).

Сама же по себе форма книги должна заполняться следующим образом (далее нумерация отражает номер графы):

  1. Порядковый номер записи о фиксируемом документе.
  2. Код вида операции. Правила кодировки утверждаются ФНС РФ. По состоянию на первый квартал 2018 года действует перечень, утверждённый приказом № ММВ-7-3/136@ от 14.03.2016 г. Если операция соответствует сразу нескольким кодам по перечню, указываются все через точку с запятой.
  3. Порядковый номер счёта-фактуры, установленный продавцом, и дата выставления. Кроме того, если отражается НДС, который был уплачен при импорте товаров, то в этой графе указываются данные о таможенной декларации или заявления о ввозе товаров. Наконец, если налог принимается к вычету по правилам п. 11 ст. 172 НК РФ, то в этой же графе указываются реквизиты чека.
  4. Порядковый номер и дата, которые были указаны в строке 1а счёта-фактуры. К книге покупок такая информация проставляется, если была произведена корректировка. Если графа 1а в счёте-фактуре пустует, то и в учётной книге ничего не проставляется.
  5. Порядковый номер и дата составления корректировочного или единого корректировочного счёта-фактуры. Если такой документ учитывается, то в графах 3 и 4 книги покупок ставится информация из строки 1б учтённого документа. Если был выставлен единый корректировочный счёт-фактура, то в книге графа 4 оставляется пустой.

    Важно. При уменьшении стоимости в порядке пп.1 п. 3 ст. 169 НК РФ в пятой графе ставятся реквизиты первичного учётного документа, которым было подтверждено согласие на уменьшение.
  6. Номер и дата исправлений, внесённых в содержание корректировочного счёта-фактуры. Если строка 1а документа пуста, шестая графа не заполняется.
  7. Номер и дата документа, который подтверждает уплату НДС. Если документов несколько, их реквизиты разделяются точкой с запятой.
  8. Дата, принятия на учет, товаров, услуг, работ или имущественных прав.
  9. Наименование продавца по паспорту или учредительным документам организации. Если составлялся единый корректировочный счёт-фактура, то в девятой графе указывается уже покупатель (строка 3 выставленного документа).

    Если же счёт-фактура была выставлена комиссионером или агентом, который осуществляет покупки от своего имени у двух или более лиц, то графа 9 не заполняется.

  10. ИНН и КПП продавца. Не заполняется, если счёт-фактура был выставлен комиссионером или агентом, работающим от своего имени с двумя или более лицами, или же по таможенным документам.
  11. Название посредника, который работает для покупателя, но от своего имени.
  12. ИНН и КПП лица, указанного в графе 11.
  13. Реквизиты таможенных деклараций. Графа не заполняется при оформлении корретировочного или исправленного корректировочного счёта-фактуры. Также в этой графе отражаются сведения об отметке таможенного органа, проставляемой в установленном законодательстве случае.
  14. Название и код валюты.
  15. Стоимость, указанная в графе 9 по строке «Всего к оплате», включая и НДС.
  16. Сумма начисленного НДС по счёту-фактуре или разница по корректировочному документу. Указывается в рублях, причём полностью (с копейками).

Как отразить документы

Корректировочный

На то, как отражается корректировочный счет-фактура, нужно обратить особое внимание. Особенностью этого документа является то, что он составляется лишь с согласия покупателя. Поэтому данные о «первичке», подтверждающей такое согласие, отражаются в книге. Корректирующая счет-фактура не отображается в книге покупок, а фиксируется продавцом в случае уменьшения цены. В этом случае продавец «теряет» часть средств, «отдавая» их покупателю. Увеличение же фиксируется уже в аналогичном документе покупателя.

Внимание. В книге покупок корректировочный документ отражается, если изменение произошло в том же квартале.

На аванс

Счёт на предварительную оплату фиксируется в книге у покупателя с кодом операции 02. Если же в счёт аванса была произведена отгрузка, то счёт-фактура на неё находит отражение в учётной книге покупок у продавца с кодом 22.

Возврат от покупателя

Если произошёл возврат товара от покупателя, то соответствующий документ в книге покупок продавца фиксируется по общим правилам с указанием кода операции 16.

Фиксируя возврат дополнительно указывается:

  • Номер и дата счёта-фактуры.
  • Собственные реквизиты продавца.
  • Дата, когда товары приняты на учёт.
  • Их стоимость.
  • Сумма НДС.

Оформление

Форма книги покупок установлена разделом I приложения 4 к постановлению Правительства РФ №1127. Иные формы к применению не допускаются, и в случае нарушения правил заполнения ФНС не примет отражённые суммы к вычету по НДС.

Что делать, если поставщик не зафиксировал сделку?

Каждый счёт-фактура должен быть одновременно зафиксирован как в книге покупок, так и в книге продаж соответствующей стороны сделки. Однако возможны ситуации, когда контрагент по договору допустил у себя ошибку при ведении бухгалтерской документации и не отразил счёт-фактуру в книге продаж.

Что делать в этом случае, как исправить ошибку, можно ли заменить номер и дату – и лишится ли плательщик права на вычет? Согласно разъяснениям, данным ФНС, ошибка контрагента не должна привести к негативным последствиям для добросовестного плательщика НДС. Менять ничего не нужно. Однако в этом случае он должен подтвердить свою осмотрительность и реальность сделки.

Если не отразил счет-фактуру потребуется предоставить в ИФНС следующие документы:

  • Подлинный экземпляр договора или его заверенную копию.
  • Товарные накладные по осуществлённым поставкам.
  • Платёжные документы.

При необходимости может потребоваться и выписка из ЕГРЮЛ. Обнаружив, что из-за ошибки второй стороны договора возникли претензии по размеру вычета со стороны налоговой, руководитель организации или ИП должен предоставить в адрес ИФНС письменные пояснения по данному факту или направить уточнённую декларацию в течение 5 рабочих дней. Он также должен приложить к ним перечисленные выше документы.

В том случае, если пояснения были приняты, меры ответственности будут применены только в отношении контрагента. Если же налоговая не согласна и считает сделку недобросовестной, обжаловать решение можно в вышестоящую инстанцию или прямо в суд.

Заключение

Хотя счёт-фактура и является основанием для вычета по НДС, этот вычет может быть применён лишь при правильном отражении документа в учётных книгах (покупок и продаж). Поэтому крайне важно соблюдать установленные правила учёта и отражать в них все данные по документам.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 755-96-87 (Москва)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий