Как выглядит бланк счета-фактуры и для чего он нужен? Документ для скачивания в формате word и excel

Первичным документом налогового учета по налогу на добавленную стоимость является счет-фактура. Предприятия обязаны пользоваться этой формой документации при совершении различных операций, облагаемых НДС. Ведением подобной отчетности обычно занимается бухгалтерия предприятия. В статье расскажем, как выглядит новый образец счет-фактуры в word и excel, а также, можно ли делать этот документ самостоятельно, кроме этого, вы сможете скачать бесплатно чистый бланк.

Скрыть содержание

• Общие положения
• Где взять документ?
• Бумажный или электронный вариант
• Какой формат выбрать: excel (эксель) или word (ворд)?
• Можно ли самостоятельно разработать документ?
• Какие графы и строки в нем содержатся?
В обычном     В корректировочном     В авансовом    
• Можно ли добавлять реквизиты?

Общие положения

Форма счет-фактуры постоянно корректируется законодательно, поэтому необходимо следить за обновлениями в НК РФ.

Постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 за № 981 в бланки счет-фактур и в правила их заполнения были внесены изменения, которые стали обязательны к применению с октября 2017 года. Коррективы, внесенные в бланк:

• идентификатор государственного контракта обязательно должен быть указан, если он есть в наличии;
• строка “Код вида товаров”, где необходимо указать код товаров, экспортируемых в ЕАЭС;
• в графе 11 вместо номера таможенной декларации теперь указывается ее регистрационный номер;
• уполномоченное лицо индивидуального предпринимателя теперь также имеет право подписи.

О том, какие коды используются при заполнении счетов-фактур, мы подробно рассказываем в этом материале, а про номер документа узнаете тут.

Порядок заполнения строчки 2а, которая содержит адрес продавца, также был изменен и дополнен. Постановлением Правительства от 19.08.2017 за № 981.

Где взять документ?

Во многих организациях используется автоматизированная учетная система, которая, в том числе, включает в себя бланк счет-фактуры. При отсутствии учетной системы, шаблон бланка можно бесплатно скачать у нас.

Бумажный или электронный вариант

Бумажный бланк можно не использовать, если обе стороны взаимодействия согласны с правилами. При использовании электронных документов следует убедиться в совместимости средств обмена, приема и обработки у сторон. Счет-фактуры такого вида получают и выставляют сообразно с порядком, утвержденным Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 за № 174н. Они обязаны соответствовать установленной форме ( абз. 2 п. 1 ст. 169).

Какой формат выбрать: excel (эксель) или word (ворд)?

Пустой бланк счет-фактуры можно скачать и заполнить в разных форматах. Допустимо использовать любой из них, при условии соответствующего оформления.

1. Выбирая текстовый редактор для документа, следует помнить, что если бланк нужен для оформления какой-либо одной операции, то подойдет как Word, так и Excel.
2. Если же предполагается ввод и обработка большого объема информации, гораздо удобнее воспользоваться Excel, который позволяет производить нужные расчеты автоматически. Например, при реализации большого количества товара со множеством наименований, когда для каждой позиции нужно вычислять сумму товаров, сумму НДС и итоговые значения.

Можно ли самостоятельно разработать документ?

Форма бланка разработана и утверждена законодательно, составлять такой документ произвольно недопустимо. Обязательные строки и графы должны находиться в определенной образцом последовательности.

Кроме того, недопустимо выдавать или принимать бланки устаревшего образца, т. к. это может быть приравнено налоговиками к отсутствию документа, что влечет за собой ответственность по ст. 120 НК РФ и для продавца и для покупателя. Штрафы в таких случаях могут составить от 10000 до 30000 рублей, в зависимости от ситуации.

Какие графы и строки в нем содержатся?

В обычном

1. Стандартный бланк счет-фактуры состоит из строчной и табличной части.
2. Строки пронумерованы, располагаются в определенном порядке и содержат все основные данные и реквизиты сторон.

   Сюда входят:

   • названия и адреса организаций;
   • их ИНН/КПП;
   • сведения о грузоотправителе и грузополучателе;
   • идентификатор государственного контракта.

   Кроме того, указывается:

   • наименование документа и дата его составления;
   • валюта, в которой производится расчет и ее код (о том, можно ли выставлять счет-фактуру в валюте другой страны, где узнать и отобразить такой код, читайте здесь);

3. Заполняются строки в соответствии с принятыми правилами.
4. При отсутствии данных ставится прочерк. Например, в строке для указания идентификатора государственного контракта.
5. Далее документ представлен таблицей, которая имеет пронумерованные графы. В нее вносят сведения о:
   • наименовании товаров и оказанных услуг;
   • коды товара;
   • единицы его измерения и количество.

6. В этой же таблице прописывается:
   • цена товара;
   • общая стоимость;
   • сведения о налоговой ставке;
   • конечная стоимость вместе с налогом.
7. Также обязательно указывается:
   • страна-производитель;
   • ее наименование;
   • код и номер таможенной декларации при необходимости.
8. В последней итоговой строке таблицы указывается полученная общая сумма вместе с налогом.
9. Под таблицей идут строки для подписей с указанием рядом фамилии, имени, отчества для руководителя организации ( или уполномоченного на то лица), главного бухгалтера.
10. Отдельная строчка для индивидуального предпринимателя или лица, его представляющего, с подписью, расшифровкой и реквизитами свидетельства о государственной регистрации ИП.
11. После подписания на заполненный бланк ставится печать.
12. Исправления, зачеркивания, помарки при заполнении счет-фактуры не допускаются.

• Скачать бланк счет-фактуры на оплату в Word бесплатно
• Скачать бланк счет-фактуры на оплату в Excel бесплатно
• Скачать образец счет-фактуры на оплату в Excel бесплатно

В корректировочном

1. При различных изменениях в цене, количестве товара и т. п, составляется специальный документ, который прилагается к основному – корректировочный счет-фактура.
2. Такой бланк также состоит из строчной и табличной части.
3. Строки содержат информацию о номере и дате составления документа, а также об основном бланке, к которому он прилагается.
4. Далее также указываются данные и реквизиты сторон, наименование и код валюты, как и в обычном счете-фактуре.
5. Таблица, которая заполняется ниже, также содержит пронумерованные графы и все сведения о товаре, цене и налоговой ставке, что и в обычной форме документа, кроме информации о стране, где товар производился.
6. На каждое наименование, указанное в графе 1, далее идет по четыре строки:
   • А (до изменений).
   • Б (после изменений).
   • В (увеличение).
   • Г (уменьшение).

7. Нижними строками в таблице будут итоговые цифры увеличения и уменьшения – суммы строчек В и Г.
8. Подписи с расшифровками и печать расположены после таблицы, как и в основном бланке.

• Скачать бланк корректировочного счет-фактуры в Word
• Скачать бланк корректировочного счет-фактуры в Excel
• Скачать образец корректировочного счет-фактуры в Excel

В авансовом

1. Строчная часть заполняется в стандартном порядке, в таблице в первой графе, где указывают наименование товара, первой строкой пишется “Аванс” или “Предоплата”, далее наименование товара в обычном порядке.
2. Из остальных граф таблицы заполняются только те, в которых обозначена стоимость, налоговая ставка и сумма вместе с налогом, во всех оставшихся ставятся прочерки.
3. Подписывается в стандартном порядке.

Скачать образец счет-фактуры на аванс в Word бесплатно

Больше информации о правилах заполнения авансового счета-фактуры найдете тут.

Можно ли добавлять реквизиты?

Порядок добавления дополнительных реквизитов и сведений определен в письмах Минфина России от 24 ноября 2015 г. № 03-07-09/68169 и ФНС России от 23 декабря 2015 г. № ЕД-4-15/22619.

Согласно с этими постановлениями, после заполнения всех обязательных пунктов, включая подписи ответственных лиц, ниже допустимо будет указать дополнительные необходимые данные.

Также могут вноситься дополнительные реквизиты. При этом все обязательные строки и графы заполняются согласно требованиям и изменению не подлежат.

Об правилах заполнения реквизитов в различных видах счет-фактур читайте в этой статье.

Счет-фактура – документ, содержание и заполнение которого четко регламентируется законодательством. Для того чтобы его оформлять, необходимо иметь представление о том, как это правильно сделать и не допускать ошибок, иначе он может быть не принят в налоговой службе. Поэтому лучше предоставить ведение подобной документации квалифицированному специалисту.