Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61СПб
101 миллион > Бухучет > Расчеты с персоналом > Что нужно знать при расчете командировочных?

Что нужно знать при расчете командировочных?

6355
Командировка и расходы на нее

Командировка тоже является работой. К тому же от командировки редко можно отказаться. Но при выполнении своей работы сотрудники не должны нести свои личные денежные потери. Поэтому для того, чтобы сотрудники не ощутили потери материальных средств, на законодательном уровне предусмотрена выплата командировочных.

Руководители среднего и малого бизнеса вынуждены отправлять сотрудников своей компании в рабочие командировки. Для начала разберемся с тем, какая поездка называется командировкой. В первую очередь это поездка, целью которой является решение рабочих вопросов. В данную поездку сотрудника чаще всего направляет директор. В обязанности бухгалтера входит расчет и выплата командировочных средств сотруднику. Но как правильно произвести начисления? Об этом мы и поговорим.

Основные правила

Правила подсчета выплат для командировкиБухгалтер должен выяснить, за какие дни проводятся начисления. В некоторых случаях командировочные выплачиваются только на рабочие дни. Однако чаще всего выплата средств происходит за все дни рабочей поездки, включая дни, которые он провел в дороге, выходные и праздники.

Для расчета оплаты одного рабочего дня сотрудника необходимо вычислить его средний заработок за последний год. При расчете средней дневной заработной платы следует учитывать все надбавки и премии. Однако любую материальную помощь, которую сотрудник получил на протяжении этого года, в расчет брать не нужно.

После того как бухгалтер вычислил средний заработок сотрудника за день, ему необходимо вычислить количество дней, которые сотрудник провел в командировке. Как правило, командировка начинается в день отправления сотрудника в поездку, а заканчивается – в день его приезда.

Выдача "черной" зарплатыЧто такое «черная» зарплата, и какова ответственность работодателя за ее выдачу?

Как открыть букмекерскую контору в Интернете? Рекомендуем перейти по ссылке, чтобы узнать ответ.

Как открыть интернет-магазин одежды? Подробности расположены тут.

Формула расчета командировочных включает в себя умножение количества дней в командировке на средний дневной заработок. Именно эту сумму сотрудник получается перед поездкой в командировку в бухгалтерии.

Как правильно рассчитать командировочные расходы бухгалтеру? Об этом идет речь в видео ниже.


Пример расчета

Пример подсчета командировочных расходовМенеджер Иванов Л.Л. работает с понедельника по пятницу с двумя выходными в неделю. Его заработная плата с 1 января 2013 года составляет 10000 рублей, а в 2012 году была 8000 рублей. Сотрудника отправили в командировку на 10 дней в Саратов с 1 апреля.

Для того чтобы вычислить командировочные для менеджера Иванова Л.Л., вначале необходимо рассчитать его среднюю заработную плату за день работы.

8000 х 9 + 10000 х 3 = 102000 (заработная плата сотрудника за последний год).

Теперь необходимо поделить эту сумму на количество рабочих дней, которые были у сотрудника Иванова за последний год. Данная информация есть у бухгалтера и в этом случае количество рабочих дней равно 202.

102000 / 202 = 504,95 (средняя заработная плата сотрудника за день).

После этого необходимо умножить среднюю заработную плату за день на количество рабочих дней, которые Иванов проведет в командировке.

504,95 х 8 = 4040 рублей.

Именно эту сумму менеджер Иванов Л.Л. получил в бухгалтерии, когда отправится в командировку.

В том случае, если сотрудник работает по скользящему графику, то для того, чтобы начислить ему командировочных используется среднечасовая заработная плата сотрудника.

Выплата заработной платы вместо командировочных

Командировка и выплата зарплаты на нееВ некоторых ситуациях средняя заработная плата, которая сохраняется на время рабочей поездки сотрудника, меньше, чем его текущая зарплата. В этом случае у работодателя есть право доплатить сотруднику существующую разницу.

Трудовым законодательством на время нахождения человека в командировки за ним должно сохраняться его рабочее место, а также его средняя заработная плата. В те дни, когда он находится в командировки, по закону работодатель обязан ему выплачивать только минимальные выплаты, исходя из количества дней и средней заработной плате.

Однако по закону работодатель не имеет права ухудшать его положение, а про улучшение речи не идет. Так что работодатель имеет права компенсировать сотруднику разницу между его заработной платой и командировочными, если такая компенсация прописана в трудовом договоре этого сотрудника или в рабочем кодексе данной компании.

Министерство финансов поддерживает эту позицию работодателей, поэтому расходы на доплаты разницы бухгалтера имеют права учитывать в составе расходов, которые идут на заработную плату сотрудников.

Однако бухгалтер не имеет права осуществлять расчет только по окладу сотрудника. Специалисту в любой случае придется произвести расчеты среднего заработка для командировочных, чтобы не допустить ошибку. Ведь если командировочные оплачиваются хуже, чем средний заработок сотрудника, то это не просто ошибка, но и нарушение трудового законодательства.

Указание командировочных в смете

При оформлении командировки очень важно составлять ее смету, чтобы потом не возникало ненужных вопросов и разногласий. Оформление сметы выполняется в произвольной форме. В этом документе указываются все расходы, которые несет сотрудник за период своей рабочей поездки.

"Серая" зарплата - ответственность бизнесмена«Серая» зарплата — что это такое? Здесь ответ.

Как открыть свой бизнес с нуля: аптеку? Советы по входу в фармакологический рынок вы можете найти в статье.

Что нужно для открытия расчетного счета ИП? Чтобы узнать ответ, переходите по ссылке.

К таким расходам относится:

  1. Проезд к месту командировки и обратно.
  2. Проживание в гостиницы или съем другого вида жилья, а также сопутствующие расходы, связанные с проживанием.
  3. Суточные.
  4. Дополнительные расходы. Сюда может входить оплата телефонных разговоров или интернета, страховка, оформление документов, которые необходимые для выезда к месту командировки и многое другое.

Составление сметы – это обязанность бухгалтера. Приблизительная смета составляется до командировки, а реальная — после возвращения сотрудника, который может подтвердить свои расходы чеками и билетами.

При поездке за границу

Поездка в командировку за границуПри направлении сотрудника в командировку за пределы страны необходимо оформить смету расходов. В этой смете перечисляется список расходов, которые понесет сотрудник за период командировки. В документе указываются приблизительные суммы расходов для того, чтобы бухгалтер смог рассчитать аванс, который необходимо выдать.

При командировке за границу в обязанности работодателя входит проверка заграничного паспорта у сотрудника, а также оформление для него медицинской страховки и визы, а также других документов, которые необходимы для выезда в ту или иную страну.

В том случае, если сотрудника отправляют в командировку на пределы страны, ему обязаны выдать аванс на текущие расходы. Если работодатель не выдает сотруднику аванс, это является нарушением трудового законодательства.

Аванс должен выдаваться в валюте той страны, куда командируется сотрудник, или в валюте, которую он сможет легко поменять самостоятельно после прибытия на место.

Если заграничная командировка подразумевает еще и некоторые расходы на территории нашей страны, то работодатель может выдать аванс частично в национальной валюте, а частично в валюте той страны, куда он направляет человека. Обязательно, чтобы в смете была указана выдача аванса в двух валютах.

По желанию командируемого или в зависимости от политики компании аванс может выдаваться, как наличными средства, так и в безналичной форме.

Определение суммы аванса происходит на основании времени пребывания в командировки, расходов на проживания и проезд, а также прочих расходов. Попробуем разобрать эти виды расходов отдельно.

Дополнительные расходы

Если работодатель отправляет сотрудника в загранкомандировку, он обязан оплатить ему такие услуги, как стоимость проживания в гостиницы или другом в виде жилья, дополнительные услуги, например, стирка или починка одежды, оформление виз и паспортов, медицинская страховка и другие расходы.

В общем-то, со всеми расходами понятно. Отдельно стоит уточнить только компенсация расходов, которые связаны с оформлением паспортов, виз и страховок. Компенсация данных расходов происходит только в том случае, если оформление этих документов произошло уже после того, как был издан приказ о командирование сотрудника за границу, а также после подписание данного приказа руководителем этого предприятия. Кроме того, данный приказ должен отражать необходимость в компенсации этих расходов.

Суточные траты

Суточные расходы в командировкеСуточные расходы являются возмещаемыми расходами командируемого сотрудника на питание и прочие нужды. Такие траты не требуют документального подтверждения для внесения в смету.

Размер суточных рассчитывается в зависимости от различных факторов:

  1. Страна, в которую отправляется сотрудник.
  2. Длительность пребывания.
  3. Необходимость питания, если оно не включено в оплату проживания или не оказывается стороной, которая принимает.

Достаточно часто руководители малого и среднего бизнеса устанавливают единые суточные для командируемых за границу. При этом не учитывает ни страна пребывания, ни количество питания, предоставляемого гостиницей или принимаемой стороной.

Суточные могут рассчитываться за каждый день пребывания в командировке отдельно. Суточные могут выдаваться в валюте страны, куда направляется командируемый сотрудник, или в валюте, которую он сможет без проблем поменять на месте после приезда.

Составление отчета

На протяжении трех дней после возвращения из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию отчет о расходе денежных средств. В том случае, если из выданного ему аванса у него остались неиспользованные деньги, он должен отдать. Оформление отчета является обязательным даже в том случае, если сотрудник использует для расчета только банковскую карточку и передвижение денежных средств с нее легко можно получить в банке.

К отчету должны быть приложены такие документы, как приказ о направлении в командировку, проездные документы, чеки с гостиницы, копия страницы загранпаспорта с визой (если это командировка за границу) и прочие чеки, которые относятся к возмещаемым расходам.

В заключение статьи рекомендуем посмотреть видео, в котором приводится пример расчета оплаты командировочных дней.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий