Документооборот в фирме

Документы отражают все важнейшие стороны деятельности предприятия – движение кадров и финансов, правовые взаимоотношения, осуществление основной деятельности и многое другое.

Именно документ – важнейшее основание для совершения любого действия – от открытия предприятия до его ликвидации, от приема на работу сотрудников и до их увольнения. Поэтому важно знать, как правильно организовать документооборот компании, и какие именно виды документов при этом используются.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Роль и виды документов

Документооборот является главным средством управления предприятием. Его правильная организация позволяет быстрее находить нужную информацию и принимать соответствующие управленческие решения.

Заполнение документов в компании

Если предприятие крупное и состоит из множества структурных подразделений, то на каждое из них возлагается своя часть документации. Если же подразделений мало или нет вовсе, большая часть работы ляжет на плечи руководителя: он будет составлять приказы, заполнять журналы, справки и карточки.

Все важнейшие изменения на предприятии (в том числе и кадровые) происходят на основании приказа руководителя. Взаимоотношения работодателя и сотрудника начинаются с приказа о приеме на работу (и прилагающегося к нему заявления от сотрудника) и заканчиваются приказом об увольнении. В процессе работы многие события также сопровождаются приказами:

Подкрепляется большинство данных приказов соответствующими заявлениями от работников. К их оформлению также предъявляются определенные требования, поэтому кадровик или руководитель должны проверять их написание и при необходимости предоставлять правильно заполненные образцы. Заявления могут касаться следующих вопросов:

Помимо кадровых вопросов, приказы могут охватывать также и основную деятельность – проведение инвентаризации, утверждение штатного расписания.

Фиксируются все приказы в специальных журналах регистрации приказов – отдельно по основной деятельности и по кадровым вопросам.

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это отдельный вид документации, который присутствует на каждом предприятии. Они составляются для каждой должности (в соответствии со штатным расписанием) и являются главным документом, которым руководствуется работник в своей деятельности.

В должностной инструкции прописаны права и обязанности каждого сотрудника, выполняемые ими функции, отношения подчинения и взаимодействия в рамках предприятия, а также ответственность за нарушение правил. Что касается лица, отвечающего за их составление, то тут возможны такие варианты:

  1. Если должность руководящая (например, заместитель генерального директора, главный бухгалтер, менеджеры), то разрабатывать инструкцию желательно директору предприятия.
  2. Должностную инструкцию генерального директора разрабатывает собрание учредителей, которое данного директора и выбирает.
  3. Инструкции остальных сотрудников лучше всего составлять отдельно по каждому подразделению или согласованно с ними.

Например, кадровик или генеральный директор не может знать все тонкости работы бухгалтера-кассира или секретаря-делопроизводителя. Разработка инструкций для данных работников должна обязательно проводиться вместе с непосредственными руководителями их структурных подразделений.

Какие еще документы могут использоваться?

Бумажный документооборот

Если на предприятии отсутствует кадровая служба, то ее обязанности выполняет руководитель. Он не только принимает сотрудников на работу, издавая соответствующие приказы, но также и формирует их личные дела – собирает все необходимые документы, заполняет личные карточки, а также выплачивает зарплату, используя для расчетов платежные ведомости.

В том случае, если сам руководитель не имеет возможности совершать какие-то управленческие действия, он может составить доверенность на право их осуществления. Например, это может быть доверенность на право подписи, на получение товара или на сдачу отчетности в налоговую. Чтобы составить данный документ правильно, лучше воспользоваться услугами юристов.

Также руководитель должен знать правила написания заявления с органы государственной власти: для регистрации ИП, перехода на упрощенную систему налогообложения и ЕНВД, для получения ИНН.

На предприятиях и в организациях ведутся журналы, отражающие работу разных сфер деятельности. К их оформлению предъявляются определенные требования, и содержание может касаться различных вопросов:

Ведение документации – важный момент в работе любого предприятия, ведь именно документы являются подтверждением осуществления всех процессов внутри него. Они обеспечивают сохранность информации и быстрый доступ к ней.

Разделы в рубрике "Документы"
Какой перечень журналов должны быть на предприятии по инструктажу по охране труда: полный список необходимый для сторонних лиц
Как заполнять санитарный журнал состояния помещений по форме 308/У? Скачать бесплатно образец обработки оборудования пищеблока
Журнал учета выдачи трудовых книжек: правила ведения
Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
Журнал проверок воинского учета на предприятии: образец заполнения
Как вести журнал учета проверок, проводимых органами государственного контроля?
Правильное заполнение «Журнала учета проверки и испытаний электроинструмента»
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец и разбор граф
Журнал учета рабочего времени: увеличение эффективности сотрудников
Журнал регистрации приказов по основной деятельности: какие приказы регистрировать и для чего?
Журнал регистрации исходящих документов: покупка и начало ведения
Книга учета бланков строгой отчетности — когда необходима, сколько хранится и кто ее заполняет?
Журнал регистрации вводного инструктажа: как заполнять, хранить и вносить исправления?
Заполнение журнала кассира-операциониста: от внесения записей до исправления ошибок
Журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности — как провести подготовку работников и задокументировать инструктаж?
Журнал учета трудовых книжек — правила хранения и заполнения
Журнал учета огнетушителей: правила заполнения и ведения
Зачем нужна форма р15001 или уведомление о ликвидации юридического лица? Образец заполнения и бланк
Заявление о государственной регистрации изменений форма Р13001: образец заполнения, бланк, скачать новую форму бесплатно
Правила и образец заполнения заявления новой формы р12001 при преобразовании
Заявление на удержание из заработной платы: образец и правила написания
Как написать заявление с просьбой перевода зарплаты на карту?
Как составить заявление на выдачу трудовой книжки на руки?
Заявление на увольнение без отработки: образец, правила написания и подводные камни
Образец заявления по форме Р11001 на регистрацию ООО
Как написать заявление на учебный отпуск: образец важного документа
Как подать заявление о переходе на ЕНВД: пошаговая инструкция
Уведомление о переходе на упрощенную систему налогообложения: когда, кто и как заполняет?
Заявление о переводе на другую должность: правильное заполнение
Заявление на декретный отпуск — о чем следует помнить?
Заявление на отпуск без содержания — когда и как составляется?
Заявление на получение ИНН: для чего необходимо?
Как заполнить заявление на регистрацию ИП?
Заявление на получение выписки из ЕГРЮЛ в ИФНС: как отправить в налоговую, и как правильно составить образец запроса?
Заявление на увольнение по соглашению сторон: правила написания
Заявление на увольнение по собственному желанию: в каких случаях его имеют право отклонить?
Заявление по форме р26001 новой редакции — как его заполнить?
Где можно сделать медкнижку и как пройти медкомиссию бесплатно в поликлинике? Где еще делают медосмотр, если нужно быстро оформить и получить документ?
Категории, кто обязан иметь медицинскую книжку: нужна ли медкнижка воспитателю для работы с детьми и преподавателей вузов, водителя, повару общепита
Достаточно ли Вы знаете о том, как выглядит медкнижка нового образца и что должно в ней быть? Новые требования Роспотребнадзора к заполнению, размеры фотографии
Сегодня вы узнаете, как срочно продлить медкнижку за час без медосмотра и в поликлинике, а также сколько стоит продление
Выясняем: нужна ли медицинская (санитарная) книжка продавцу непродовольственных товаров, например одежды, что нужно для нее? Анализы, срок действия и штрафы за отсутствие
Есть ли у медкнижки срок действия (годности) или сколько она действительна? Как долго по времени делается документ?
Можно ли сделать медкнижку официально, без прохождения врачей и сдачи анализов
Как проверить медкнижку на подлинность: проверка по номеру и другим признакам, а так же роль, которую в этом играет Роспотребнадзор
Как сделать медкнижку: где её можно оформить и получить официально, а так же, во что обойдется оформление
Голограмма на медкнижку: для чего она нужна, сколько стоит получение в СЭС, где и как её поставить
Анализы для получения медкнижки: каких врачей нужно пройти
Затраты на медкнижку: сколько стоит медосмотр и можно ли сделать все бесплатно
Составляем приказ об отмене приказа. Образец для разных случаев: на отпуск, о увольнении и другие
Издаём приказ об изменении оклада работникам при повышении или удержании заработной платы, увеличении индексации и снижении: образец на все случаи
Составляем приказ об утверждении штатного расписания: стандартный образец. На что обратить внимание при введении изменений в штат?
Составляем приказ о внесении изменений в штатное расписание: образец на все случаи
Приказ об отмене лимита кассы: образец и правила составления руководителем организации
Приказ на удержание из заработной платы: образец заполнения
Как правильно составить приказ о направлении на обучение?
Приказ об установлении неполного рабочего времени: подготовка и оформление режима
Приказ о сокращении численности и штата: образец каждого документа
Приказ о дисциплинарном взыскании или как наказать сотрудника?
Приказ о проведении инвентаризации — объекты проверки, оформление документа
Приказ на командировку: заполнение формы № Т-9 и № Т-9а
Приказ об увольнении — виды расторжения договора и правила заполнения документа
Приказ о премировании — особенности оформления
Форма № Т-1: как составить приказ о приеме сотрудника на работу?
Приказ о назначении генерального директора ООО — как составить и какие есть нарушения при заполнении?
Приказ о переводе работника на другую работу: грамотный подход к кадровому делопроизводству
Как оформить дубликат трудовой книжки при утере? Образец и правила заполнения
Работа по совместительству — как сделать запись в трудовой книжке, пример? Внешнее и внутреннее совмещение — образец оформления
Как правильно посчитать трудовой стаж по трудовой книжке: образец примера расчета по общеизвестной формуле
Записи об образовании в трудовой книжке. Бакалавр или техникум: образец того, какой уровень как писать
Как правильно внести запись в трудовую книжку при увольнении?
Как внести запись о награждении сотрудника в трудовую книжку?
Как грамотно сделать запись в трудовой книжке о приеме сотрудника?
Расписка о получении трудовой книжки на руки избавит работодателя от проблем
Процедура выдачи трудовой книжки на руки
Как восстановить потерянную или испорченную трудовую книжку?
Самые распространённые ошибки в записях трудовой книжки и правила их исправления
Правила оформления вкладыша в трудовую книжку
На заметку кадровику: правила заполнения и хранения трудовой книжки