Эффективное совмещение функций: должностная инструкция бухгалтера-кадровика
Часто на предприятиях складывается ситуация, когда функции бухгалтера и менеджера по кадрам плотно пересекаются.
Нередко взаимоотношения между данными подразделениями зависят от общего числа работников и числа штатных единиц того или иного подразделения организации.
Причем разобраться, находится ли тот или иной вопрос в компетенции кадровика или бухгалтера, не всегда просто.
В тоже время искусственно разделять службу кадров и бухгалтерскую службу нецелесообразно.
Иногда это чревато утратой важной документации и наличием ошибок в отчетности.
В такой ситуации может помочь грамотно разработанная инструкция бухгалтера-кадровика, где предельно четко сформулированы обязанности данной штатной единицы.
В каких случаях назначается?
Штатная единица бухгалтера-кадровика вводится чаще всего на малых предприятиях с небольшой численностью персонала, где возможно эффективное совмещение функций в пределах одного структурного подразделения.
Какими навыками должен обладать?
Бухгалтер по кадрам обязан уверенно пользоваться программами 1С, «Зарплата и кадры», владеть навыками составления финансовой отчетности, начисления зарплаты, вести документооборот (авансовые отчеты, ведение инвентаризационных ведомостей, осуществлять бюджетный и внебюджетный учет).
Также он должен владеть навыками перерегистрации предприятия, уметь проводить сверки с налоговой инспекцией, клиентами и поставщиками.
От бухгалтера по кадрам требуется умение оформлять трудовые книжки, вести их учет, оформлять договора материальной ответственности, вести регистрационные журналы, осуществлять персонифицированный учет. Он обязан знать основы взаимодействия с УФМС, службой занятости, ПФР.
Образец должностной инструкции бухгалтера с функциями кадровика.
Общие положения
На бухгалтера-кадровика возлагается совмещение функций по производству кадрового документооборота и учета зарплаты сотрудников с составлением отчетности. Эта должность предусматривает разработку документации в сфере учета и движения персонала, учета рабочего времени и расчета зарплаты.
Претендовать на замещение данной вакансии может специалист, имеющее высшее образование в области экономики и опыт трудовой деятельности по специальности от 3 лет. Назначать бухгалтера по кадрам и освобождать его от должности уполномочен только руководитель.
От него потребуется и знание трудового права. Он обязан быть компетентен быть в таких отраслях права, как гражданское, финансовое, налоговое право.
Должен разбираться в особенностях организационной структуры данного предприятия, знать штатное расписание, специфику хозяйственной деятельности. От бухгалтера по кадрам требуются глубокие знания в сфере документооборота, методиках экономического анализа труда и зарплаты, знание порядка налогообложения работников.
Права
Бухгалтер-кадровик имеет право:
- На получение информации о готовящихся к внедрению проектных предложениях руководства, которые касаются осуществления его обязанностей.
- Обращаться к руководству с инициативами по повышению эффективности своей деятельности.
- Осуществлять запрос от отделов организации необходимой для работы информации и документов.
- Обращаться к руководству с просьбой о содействии.
- Ставить подпись на документации в пределах своих полномочий.
Обязанности
Следующие пункты относятся к обязанностям кадровика:
- Составляет табель рабочего времени, осуществляет учет и анализ рабочего времени.
- Производит оформление листов временной нетрудоспособности, справок по уходу и прочей документации, которая свидетельствует об уважительной причине неявки персонала на работу.
- Осуществляет расчет заработной платы.
- Занимается регистрацией проводок.
- Осуществляет социальных взносов с ФОТ.
- Осуществляет отчисление средств в фонд материального стимулирования персонала.
- Готовит периодическую отчетность по ЕСН.
- Оформляет бухгалтерскую документацию перед ее передачей в архив.
- Производит контроль расчетов с подотчетными лицами.
- Осуществляет подготовку информации для сведения баланса.
- Занимается ведением кадровой документации.
- Производит прием сотрудников, их увольнение. Занимается оформлением отпусков, изменением окладов.
- Осуществляет ведение штатного расписания, оформление и учет трудовых книжек, ведет личные дела работников.
- Занимается заключением трудовых договоров, договоров материальной ответственности.
- Ведет регистрационные журналы, занимается архивированием.
- Занимается выдачей справок и копий документов работникам организации.
- Занимается статистикой по учету и движению персонала.
Ответственность
Бухгалтер по кадрам несет ответственность за:
- Исполнение ненадлежащим образом, а также неисполнение своих функций.
- За совершение противоправных действий при выполнении должностных функций.
- За нанесение организации материального ущерба.
- За ненадлежащее обеспечение соблюдения персоналом трудовой дисциплины.
Взаимодействие внутри фирмы
Бухгалтер-кадровик осуществляет внутрифирменное взаимодействие:
1. С руководителем предприятия либо другим лицом, временно исполняющим его обязанности:
- по вопросам получения приказов, указаний, распоряжений, имеющих отношение к его служебной деятельности;
- получения информации, необходимой для выполнения своих функций.
2. С Главным бухгалтером с целью:
- получения распоряжений, указаний, касающихся оформления отчетной документации, нормативных документов;
- с целью предоставления информации, необходимой для выполнения должностных обязанностей бухгалтера-кадровика.
3. С работниками бухгалтерии с целью:
- получения документов, необходимых для исполнения бухгалтером-кадровиком должностных функций;
- предоставления входящей документации и иной информации, связанной с деятельностью бухгалтера-кадровика.
4. С другими работниками организации с целью:
- получения документации, необходимой для реализации служебных функций бухгалтера по кадрам;
- предоставления исходящей из структурных подразделений организации корреспонденции.
То есть в его обязанности входит контактировать с работниками по поводу решения текущих проблем, связанных с приемом на работу, уходом в отпуск, пенсионными отчислениями и т.п. В то же время на бухгалтера-кадровика возлагаются и функции, связанные с бухгалтерским учетом и финансовой отчетностью в сфере труда и заработной платы.
В условиях малого предприятия это создает определенные удобства как руководству, так и самим работникам. Например, заработная плата – такая категория, которая в крупных организациях находится в ведении как бухгалтерских, так и кадровых структурных подразделений.
По ряду вопросов, связанных с зарплатой, работник вынужден обращаться вначале в бухгалтерию, а затем – в отдел кадров, так как между ними существует строгое распределение полномочий.
При наличии должности бухгалтера-кадровика необходимость в этом отпадает.
Можно привести и ряд других примеров, доказывающих целесообразность введения штатной единицы бухгалтера по кадрам на предприятиях малого бизнеса.
Здравствуйте. У меня такой вопрос : по договору я бухгалтер, но помимо бухгалтерской работы выполняю работу ведущего специалиста, положена ли мне доплата в этом случае?