Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61СПб
101 миллион > Документы > Инструкции > Должностные инструкции менеджера > Должностная инструкция офис-менеджера: для чего необходима такая специальность?

Должностная инструкция офис-менеджера: для чего необходима такая специальность?

3080
Для чего нужен офис-менеджер?

Офис-менеджер является таким специалистом, который выполняет управленческие функции в работе компании. Он обеспечивает комфортные условия в офисе, необходимые для сотрудников, поддерживает в коллективе нормальный психологический климат. Менеджер офиса может выполнять обязанности секретаря, администратора, заведующего хозяйственной частью и даже работника отдела кадров, временно замещая их. Также ему могут пригодиться и знания первичной бухгалтерии в случае необходимости.

В ходе своей работы офис-менеджер решает организационные вопросы и оформляет все необходимые документы. В подчинении у него находится определенный персонал – курьеры, уборщицы и водители. Тот, кто занимает данную должность, должен обладать хорошими коммуникативными навыками, талантом руководителя, энергичностью, знанием существующих на предприятии норм и следованием им, способностью быстрого принятия решений.

Офис-менеджер должен знать свои обязанности, права и ответственность, которую он несет. Все это прописывается в должностной инструкции, которая может быть составлена в любой компании.

Основные положения

Должностная инструкция офис менеджера образец скачать можно по ссылке.
Цель работы офис-менеджераОсновной целью работы такого сотрудника является поддержание достаточного документационного и организационного обеспечения управления подразделением. Он оформляет документы, направляет всю входящую и исходящую корреспонденцию, отвечает за наличие в офисе канцтоваров.

Также усилия менеджера должны быть направлены на повышение репутации компании, выполнение потребностей клиентов и пожеланий других сотрудников, обеспечение постоянного потока информации в организации.Офис-менеджер в своей деятельности сотрудничает с бухгалтерией, администрацией, отделами по персоналу и логистике.

Менеджер офиса находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия, обладающего полномочиями назначать кого-либо на эту должность и освобождать от нее. Он организовывает техническое обеспечение организации.

При выполнении своих обязанностей этот специалист должен соблюдать законы РФ, правила устава организации и внутреннего трудового распорядка, распоряжения руководителя и другие положения.

Если офис-менеджер временно отсутствует, то на этот период его заменяет другой работник, например, секретарь, который принимает на себя все его обязанности и несет ответственность. Офис-менеджер может иметь как высшее образование – законченное или неполное, так и среднее специальное. Опыт работы должен составлять не менее года, при этом работник должен уметь обращаться с офисной техникой – компьютером, принтером, сканером, факсом, обладать навыками делового этикета.

Генеральный директор, как оформить инструкцию для его деятельности?Что включает в себя должностная инструкция заместителя генерального директора? Рекомендуем вам ознакомиться с ней.

Увольнение в выходной день возможно! Узнайте, как его оформить.

Не знаете, как проводить интервью по компетенциям? Вам обязательно следует прочитать статью.

Менеджеру следует знать состав штата сотрудников предприятия, трудовые обязанности и права каждого работника и собственные, функции различных подразделений, все распоряжения, положения и процедуры, существующие в компании, а также порядок своих действий при возникновении непредвиденных обстоятельств. Офис-менеджер подчиняется определенным требованиям внешнего вида. Это – поддержание делового стиля одежды, аккуратной прически.

Функциональные обязанности

Права и обязанности сотрудникаОфис-менеджер в основном работает с документами. В его обязанности входит получение, просмотр и регистрация корреспонденции, отправление документов, требующих срочного рассмотрения, соответствующим работникам, доведение всего этого до сведения руководителя с помощью резолюции.

Вся документация регулярно изучается менеджером, который контролирует сроки исполнения этих письменных распоряжений, а также других устных приказов начальства. По распоряжению генерального директора он подготавливает документальные проекты, а затем согласовывает их с руководителями отдельных подразделений.

Менеджер офиса выполняет задачи, связанные с документооборотом, не только между разными подразделениями компании, но и тем, который возникает при взаимодействии с другими предприятиями. Другим его обязательством выступает регистрация договоров и их учет. Этот специалист составляет доверенности и рассматривает отчеты, подаваемые доверенными лицами.

Из важных обязанностей этого сотрудника можно назвать ведение табеля с расчетом рабочего времени, оформление документов для отправления в командировки, учет кадров организации – увольнений, приемов на работу и отпусков.

По требованию работников компании офис-менеджер должен оснащать офис всем необходимым – аптечкой, канцтоварами, материалами, моющими средствами, предметами мебели и т.д. Он должен контролировать рабочее время, следить за регулярным обеспечением уборки помещений, составлять инструкции деятельности секретарей и курьеров.

Также ему необходимо следить за обеспечением противопожарной безопасности, проведением ремонта, сохранением целостности имущества фирмы. Офис-менеджер является непосредственным руководителем водителей, уборщиц, курьеров и завхозов, за чьей работой он обязан наблюдать.

Права и ответственность

Взаимодействие с другими сотрудниками по рабочим вопросамЭтот специалист может выдвигать свои предложения по делопроизводству, организационным вопросам компании и выносить их на рассмотрение руководством. Также он имеет право настаивать на обеспечении для сотрудников нормальных трудовых условий – удобных рабочих мест, помещений, оснащенных всем необходимым. Менеджеру разрешается доносить до руководителя недостатки, выявленные в работе во время исполнения им своих обязанностей.

Руководители подразделений и обычные работники обязаны предоставлять офис-менеджеру документы и информацию, которые он может запрашивать как самостоятельно, так и от лица генерального директора. Данный специалист обладает правом пользоваться в своей деятельности приказами и инструкциями, издаваемыми генеральным директором, на свое усмотрение решать проблемы при непредвиденном посещении офиса клиентами, отвечать на телефонные звонки.

Менеджер отвечает за конфиденциальность информации, проходящей через него. Он может быть наказан за невыполнение своих обязанностей, халатность и нарушение сроков исполнения поручений. Управляющий офисом обязан возместить компании материальный ущерб, возникший по его вине.

Также данный сотрудник ответственен за сохранность материальных вещей и документов, содержащих конфиденциальные сведения. В своей работе он несет ответственность в случае нарушения российского законодательства. Офис-менеджер не должен нарушать требования собственной должностной инструкции.

Организовывает работу офиса, следит за документацией и многим другим на предприятии работник, называемый офис-менеджером. Это – универсальный сотрудник, который может при необходимости выполнять функции секретаря или кадрового служащего. Правильная работа офиса, оснащение его всеми необходимыми вещами, соблюдение комфортных условий труда – все это зависит только от него. Менеджер офиса руководствуется должностной инструкцией, в которой прописаны его обязанности, права и ответственность.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Комментарии

Комментариев: 2
  1. Наталья

    В нашей компании всем этим занимается секретарь-референт. Она и секретарь и офис-менеджер в одном лице. Не каждый сможет так работать, быть одновременно немного бухгалтером, кадровиком, психологом, юристом, завхозом и управленцем. А если еще и секретарь, то получается лицо компании, ведь сначала посетители встречаются с секретарем, а потом с директором. Зато работа разноплановая, а не монотонная рутина, когда каждый день выполняешь одно и то же.

  2. Марина

    Заметила, что многие путают эту профессию в нашей стране с секретарем. Секретарь- более узконаправленная специализация, с меньшей ответсвенностью, чем у оффис- менеджера. По сути, оффис- менеджер может даже руководить и фронт офисом и секретариатом. К тому же, ЗП для этой профессии должны назначать порядком выше.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий