+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Как юридически грамотно составить гарантийное письмо об оплате аренды — инструкция и образец

В коммерческой деятельности между физическими и юридическими лицами неизбежно возникают финансовые обязательства, и для их поддержания и урегулирования ведется определенная переписка, одной из форм которой являются гарантийные письма.

Суть гарантийного письма – подтверждение выполнения в будущем различных обязательств: оплата аренды по ранее заключенному договору, оплата выполненных работ, предоставление юридического адреса и т.д. Правовая форма такого делового письма в законодательстве РФ четко не определена и поэтому довольно часто становится предметом судебных споров.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Кому отправляется и для чего?

Гарантия может быть направлена любому контрагенту – физическому лицу или юридическому. Соответственно и отправитель письма может быть как частным лицом, так и или крупной корпорацией. В случае заключения договора аренды у любой из сторон могут возникнуть обстоятельства, препятствующие исполнению ранее принятых обязательств.

Распространенный сценарий: арендатор (отправитель) не рассчитал свои силы и не имеет возможности совершить очередной платеж. В этом случае он может узнать у арендодателя (получателя гарантии) о возможности отсрочки платежа и, при положительном ответе, арендатор напишет для него гарантийное письмо с указанием срока совершения платежа.

Гарант может направить такой документ контрагенту и перед началом сотрудничества, без заключения письменного договора, а также при срыве сроков.

Какие гарантии содержит документ?

В зависимости от контекста, гарантийное письмо может приниматься в качестве оферты или акцепта, с его помощью можно как изменить условия договора, так и одобрить сделку и т.д. Чаще всего этот документ содержит условие совершения оплаты в отсроченный срок по ранее взятому на себя обязательству. К письму также часто прилагается график погашения задолженности.

Если в гарантии просто подтвердить свою обязанность, к примеру, оплатить аренду, то это будет простое «признание задолженности», которое прерывает течение срока исковой давности, что соответствует положениям статьи 203 Гражданского кодекса Российской Федерации». Однако, при условии установления в ней нового срока, в который арендатор обязуется совершить платеж (или графика погашения задолженности), такое письмо может быть признано офертой.

Если гарантийное письмо не содержит пункты о дополнительных санкциях (более выгодных для арендодателя) за неоплату или просрочку оплаты аренды, то на письмо арендатора письменно отвечать не стоит.

Если получатель письменно согласится с условиями гарантийного письма, то суд может прийти к выводу, что сторонами изменен срок оплаты. Судья может признать гарантийное письмо офертой, а письменное согласие – акцептом.

В таком случае арендодатель рискует лишиться права на взыскание пени и процентов по статье 395 Гражданского кодекса РФ, которые накопятся до нового дня оплаты (установленного в гарантийном письме).

Кроме того, до этого дня не получится отказаться от договора аренды, так как не будет основания.

Если же письменный ответ не направлять, то такого риска не будет. Отправитель гарантийного письма не сможет сослаться на то, что стороны изменили порядок оплаты. Арендодатель сможет взыскать неустойку за просрочку или проценты по соответствующей статье ГК РФ с момента, который указан в договоре аренды, а не в гарантийном письме.

Рассмотрим другую ситуацию, когда гарантийное письмо содержит условие о дополнительных санкциях за неоплату или просрочку оплаты аренды. Необходимо сравнить новые санкции с теми, которые уже устанавливает договор. Если новые окажутся более выгодными, то имеет смысл письменно ответить на гарантийное письмо согласием.

Структура

В гарантийном письме, согласно правилам делового оборота, должны присутствовать такие элементы, как:

  • Вводная часть.
  • Суть письма – предполагает указание обязательства, выполнение которого гарантируется, а также сроков, в которые отправитель гарантии должен исполнить взятые на себя обязательства.
  • Заключительная часть – подпись и печать организации, приложения.

Как составить каждый пункт?

  1. Вводная часть – подразумевает указание следующих обязательных элементов:

    • название организации – отправителя, ее основные реквизиты (ОГРН, ИНН, юридический и фактический адрес, контакты);
    • исходящий регистрационный номер документа и дата его составления;
    • наименование получателя (название организации и указание должностного лица, как правило, это руководитель компании);
    • наименование документа – гарантийное письмо, заголовок. Заголовок должен быть предметным («Об обеспечении обязательства», «Об оплате аренды» и т.п.).
  2. Основная часть – как правило, начинается со слов: «Настоящим письмом гарантирую…» или «ООО гарантирует, что 1-я сторона (Отправитель) обязуется выплатить другой стороне (Получателю) арендную плату (указание обязательства, по которому предоставляется гарантия) во исполнение договора аренды (указывается дата договора/ соглашения, характеристики объекта недвижимости и т.д.)».

    Необходимо указать срок предоставляемой гарантии, дату погашения платежа, точную сумму и санкции за ее неисполнение. Последний пункт полезен для получателя гарантии и содержит указание на возможные последствия в случае просрочки или полного отсутствия оплаты в в указанный срок.

  3. В заключительной части подписи должны ставить руководитель и желательно присутствие подписи главного бухгалтера (но не обязательно при наличии подписи директора), важно не забыть про печать организации.
  4. Приложения – это могут быть: график погашения задолженности, свидетельство о регистрации предприятия, актуальная выписка из ЕГРЮЛ, приказ о назначении генерального директора и другие документы, в которых есть необходимость.

Оформление готовой бумаги

Гарантийное письмо, согласно правилам делового документооборота, следует оформить на фирменном бланке организации, который содержит ее основные реквизиты.

На сегодняшний момент в гражданском законодательстве отсутствуют какие-либо строго унифицированные нормы о юридической форме гарантийного письма. Важно понимать, что это ясное, четкое и конкретное изложение намерения сторон, а также условий их выполнения. К ним относят сроки, качество и количество взятых обязательств.

Возможные ошибки

  • Несоблюдение правил делового письма, наличие жаргонов и просторечных слов.
  • Описание своих личных проблем, которые повлияли на возможность своевременного исполнения обязательств.
  • Отсутствие четких формулировок и избыток размытых фраз и длинных предложений.
  • Излишний объем письма – отсутствие конкретики и точных сроков; – отсутствие расшифровки подписи.

Ответственность за выполнение гарантий

В гражданском законодательстве РФ не содержится каких-либо норм, подразумевающих ответственность отправителя гарантийного письма за невыполнение оговоренных им сроков исполнения обязательства.

В случае непреодолимых разногласий сторонам придется в любом случае обращаться в суд, с соблюдением претензионного порядка. И уже в ходе судебного разбирательства гарантийное письмо может быть расценено как доказательство наличия задолженности, либо как оферта на изменение сроков исполнения обязательства или же, как одобрение сделки.

Гарантийное письмо не является официальным обязательством, и надежных правовых гарантий такой документ не предоставляет, однако оно принимается судами и успешно используется в коммерческой деятельности. Такая форма деловой переписки является скорее знаком серьёзности намерений и подтверждение принятых ранее обязательств.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий