Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 755-96-87Москва +7 (812) 565-33-94Санкт-Петербург

Просто о важном: зачем нужно гарантийное письмо об оплате и как правильно его написать?

Каким бы видом бизнеса вы ни занимались, рано или поздно неизбежно столкнётесь с написанием либо необходимостью получения гарантийного письма. Поэтому грамотный менеджер или руководитель обязан знать основные моменты правильного составления такого документа.

Иногда необходимо совершить срочную сделку с отсрочкой платежа, а договора нет, или он этого не предполагает. Часто к использованию гарантийных писем прибегают менеджеры, у которых «горит» план, надо срочно продать товар, а клиент не имеет возможности сработать по предоплате.

Либо другая ситуация: покупателю нужно получить от вас материалы для изготовления собственной продукции, расчёт за которую его заказчик произведёт, когда всё будет готово. Тут не обойтись без отсрочки платежа, но важно обеспечить себя подстраховкой, чтобы такая сделка не закончилась для вас головной болью. Расскажем, как пишется образец гарантийного письма об оплате.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 755-96-87. Это быстро и бесплатно!

Что это за документ?

Гарантийное письмо – это один из документов деловой переписки, главная функция которого подтвердить выполнение обязательств по оплате в установленный срок и в полном объёме.

Гарантийное письмо рассматривается как дополнение к основному договору, иногда как его альтернатива. Контрагент подтверждает таким образом факт своей задолженности за предоставленные ему услуги, проданный товар либо выполненные работы. Обязательства гарантийным письмом могут подтверждать юридические и физические лица.

Что он обязательно должен содержать?

  • Дату и исходящий номер.
  • Наименование получателя.
  • ФИО руководителя организации-получателя.
  • Суть обязательств, сумма задолженности, сроки погашения.
  • Номер договора или номер счёта, по которому совершается сделка, либо номер счёт-фактуры или УПД.
  • Наименование отправителя.
  • Подпись.

Как правильно оформить документ об оплате товаров и услуг?

  1. Гарантийное письмо обычно пишется на стандартном листе формата А4. Лучше использовать фирменный бланк организации-отправителя. При его отсутствии используется обычный лист.
  2. Дата указывается на момент составления письма. Дату погашения задолженности прописываем в теле письма.
  3. Номер присваивается составителем согласно порядковому номеру исходящего документооборота предприятия.
  4. Писать название «гарантийное письмо» необязательно. Так как этот документ юридически официально не признан.
  5. Обязательно указывается наименование обеих организаций, между которыми заключается соглашение. Платёжные банковские реквизиты в письме прописывать необязательно. А вот ИНН/КПП необходимо указать.
  6. В шапке также пишется ФИО получателя, как правило, это директор или учредитель предприятия, либо старший менеджер, отвечающий за данную сделку. Узнать, кто принимает решения об отгрузке без оплаты, можно у организации-получателя.
  7. В теле письма размещаем произвольный текст примерно следующего содержания: составитель обязуется погасить задолженность в пользу получателя, возникшую в результате сделки по счёту (либо договору) №­­­­___ от___ числа в срок до___ (указывается крайняя дата оплаты) в сумме___ (полная сумма долга цифрами и прописью). В случае отсутствия договора можно указать документ, подтверждающий сделку: УПД, счёт-фактуру или счёт.
  8. Если оплата должна производиться частями – сроки и суммы подробно указываются в тексте письма, либо прилагаем бланк с графиком платежей.
  9. Наименование, ИНН и КПП отправителя указывается в шапке письма. В подписи достаточно указать ФИО руководителя организации- должника.
  10. Гарантийное письмо подписывает глава организации. Обязательно указывается его должность, личная (не факсимильная) подпись. Желательно запросить приказ, подтверждающий право подписи этого лица. Помимо этого необходима подпись главного бухгалтера, либо другого лица, ответственного за финансовую деятельность предприятия.
  11. Гарантийное письмо (за исключением писем физических лиц) заверяется печатью.
  12. Все формулировки в письме должны быть чёткими и понятными.

Возможные ошибки

  • Нечётко прописанные сроки и условия оплаты. Лучше указывать конкретную дату, а не использовать формулировки: в недельный срок, в течение 10 дней и т.п.
  • Отсутствие конкретного подтверждения сделки. Обязательно указывайте номер и дату документа, подтверждающего сделку.
  • Отсутствие ответственности. Обычно в письме не прописывают санкции за нарушение обязательств, а ведь эта мера способна оказать нужное психологическое воздействие на должника.
  • Отсутствие основного договора. Зачастую предприниматели считают, что гарантийное письмо способно полностью заменить договор. Но это весьма спорно. Понятие «гарантийное письмо» не используется ни в одном нормативно-правовом акте РФ. Оно является лишь дополнительным элементом, обеспечивающим безопасность вашей предпринимательской деятельности. Наличие правильно составленного договора – это абсолютная необходимость!
  • Отсутствие чёткости. Избегайте неясности и размытости! Любые фразы, которые можно понять двояко, способны стать причиной потери ваших финансов.
  • Сомнительные контрагенты. Главная ошибка предпринимателей – это не недочёты в составлении гарантийных писем, а неправильный выбор тех партнёров, которым производится отгрузка на основании такого письма.

    Тщательно проверяйте платёжеспособность клиентов! Работайте в отсрочку только с теми, кто зарекомендовал себя с лучшей стороны! Помните – получить деньги с нечистоплотных покупателей крайне сложно, даже при наличии правильно оформленных документов!

Ответственность за нарушение сроков и обязательств

Ответственность чаще всего не указывается в гарантийном письме. Но вы вправе запросить от составителя, чтобы он прописал штраф за срыв сроков оплаты либо другие меры. Подобные формулировки оказывают психологическое воздействие на должника и способны повлиять на своевременное погашение долга.

Как правило, гарантийное письмо признается правовым действием, равнозначным заключению договора, и принимается судом. Но всё-таки отношение у юристов к этому документу неоднозначное. Официально оно не признается юридическим документом, обеспечивающим вам стопроцентную гарантию получения денег.

Решение суда в данном случае может быть не в вашу пользу. Это связано с тем, что краткость гарантийного письма не позволяет отразить подробно все условия сделки, обязательства обеих сторон и прочие моменты, которые можно детально прописать в договоре.

В ходе судебных разбирательств наличие основного договора значительно увеличит ваши шансы взыскать свою задолженность, а гарантийное письмо послужит подтверждением того, что ваш оппонент фактически признал свою долг перед вами.

Вывод из вышесказанного один: будьте осторожны при заключении сделок, обеспечивайте безопасность вашей деятельности всеми возможными способами, в том числе и гарантийными письмами!

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 755-96-87 (Москва)
+7 (812) 565-33-94 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий