Образец и подробная инструкция по составлению гарантийного письма об оплате услуги
При совершении разного рода сделок, стороны не всегда уверены в честных намерениях друг друга, но всё же сделку отменять не желают.
Чтобы обезопасить себя и свои средства применяется такой нормативно-правовой документ, как гарантийное письмо.
Термин «гарантийное письмо» означает достаточно широкий спектр документации, которая объединяет в себе факт гарантии одной стороны, по отношению к другой. Данная статья расскажет как, кем и когда составляется данный документ, а так же, как правильно его составить.
Скрыть содержание
- В чем суть документа?
- Когда он необходим?
- Кто должен составлять?
- Структура
- Печати, подписи и другое оформление
- Как отправить адресату?
- Заключение
В чем суть документа?
Смысл документа кроется в названии — это нормативный документ, который выражает волеизъявление одной из сторон сделки произвести какие-либо действия в пользу другой стороны, например: погашение долга, выполнение каких-либо, взятых на себя, обязанностей, совершение действий.
Обычно, подписывает гарантийный лист глава компании. В частных случаях — его представитель по доверенности, если он имеет полномочия на подписание корпоративной документации.
Рекомендуется составлять письмо на стандартизированном бланке, такие документы лучше «читаются», чем те, что составили от руки.Более подробно о том, что такое гарантийное письмо, как и для чего его составляют, мы рассказываем в этом материале.
Когда он необходим?
Как было сказано выше, поводов для составления письма может быть множество, а причины бывают разными.
При проведении крупных масштабных сделок с новыми партнёрами, которые не зарекомендовали себя как добросовестные юридические лица, нужно составлять письмо, которое послужит главным доказательством и основной юридической базой при судебных разбирательствах. Другим словами рационально использовать гарантийное письмо тогда, когда нет других гарантий (торговый контракт, расписка), либо сделка единичная и нет потребности в оформлении длительных деловых отношений.
Кто должен составлять?
Когда нет стопроцентной уверенности в том, что исполнитель, покупатель или заказчик выполнят свои обязанности, и устных заявлений недостаточно, вы в праве требовать составление гарантийного листа, который содержит письменные гарантии, подпись и печать.
Составить документ может любая из сторон, либо их доверенные лица, а соблюдать условия, указанные в нём должны те, кто фигурирует в тексте (и кто поставил подпись). Если в письме идёт речь о третьем лице, которое не уведомлено о своём участии в сделке – это может быть поводом для аннуляции документа.
Структура
Гарантийное письмо должно включать в себя такие элементы:
- Кто составил, и кому адресовано.
- Реквизиты сторон.
- Дата оформления документа, и, если вы ведете детальное делопроизводство в своей организации — исходящий номер акта.
- Суть документа – что, кому и в какие сроки гарантировано.
- Должность и инициалы автора письма.
- Печать компании.
- Контакты сторон.
У гарантийного листа, которое является официальным документом, есть особенности.
Форма гарантийного письма подразумевает, что:
- формат письма сугубо деловой, без длинных фраз и двусмысленных выражений;
- должна быть изложена полная процедура, которая подлежит исполнению;
- письмо заполняются на фирменном бланке организации-составителя и обязательно заверяется печатью организации;
- подписывает данный документ директор организации и глав.бух (это обязательное условие для гарантийных писем, если они предполагают исполнение финансовых обязательств).
Если говорить о неизменных реквизитах гарантийных писем, то к ним можно отнести:
- Имя корпорации.
- Код организации.
- ОГРН юридического лица.
- ИНН.
- Адресат.
- Заголовок.
Что пишется в каждом пункте?
Большинство гарантийных писем начинают со слов: «Данным письмом гарантирую…», но может быть и альтернативный вариант, когда автор письма начинает письмо с перечисления причин, являющихся основанием для заявления о предоставлении гарантий, например: «Ввиду подписанного между нашими организациями договора и произведенной предоплаты».
- Скачать бланк гарантийного письма об оплате услуги от юридического лица
- Скачать образец гарантийного письма об оплате услуги от юридического лица
Если речь идет о гарантии оплаты за услуги, то в письме указывают банковские реквизиты. Дополнительно в письме может указываться возможность кредита, пред поставки, размеров штрафных взысканий при просрочке оплаты и прочее.Из специальных статей на нашем сайте вы также сможете узнать о правилах составления гарантийных писем на оплату товара и аренды.Печати, подписи и другое оформление
Печать ставит глава компании, если в сделке участвует юридическое лицо. Подписывают документ оба участника сделки (или их доверенные лица) и гарант (если таковой имеется).
Приложения
К гарантийному письму прикладывают ксерокопии такой документации, как:
- удостоверение о регистрации предприятия;
- свидетельств о постановке на налоговый учет;
- справка из Единого государственного реестра юридических лиц;
- приказ о назначении гендиректора или уполномоченного лица (при необходимости).
Как отправить адресату?
Можно направить документ по почте, передать в канцелярию организации или же лично в руки адресату. Заверять у нотариуса не обязательно, но строго рекомендуется, если не хотите тратить лишнее время и деньги на разрешение спорных ситуаций и конфликтов.
Заключение
Подводя черту можно сказать, что гарантийный лист – не что иное, как дополнительная гарантия того, что устные заявления от сторон сделки будут исполнены в полном объёме и в указанный срок, а обещанные средства будут перечисляться без задержек и списаний. Чтобы составить гарантийное письмо, можно обратиться к юридически грамотным специалистам, например, к нотариусу. Если же хотите составить самостоятельно, то нужно ознакомиться с образцами документа в интернете.