+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Всё о гарантийном письме: пример готового документа и образец для скачивания

Сегодня отсутствует единый, законодательно утвержденный, образец оформления гарантийного письма. При написании данного документа следует руководствоваться общепринятыми нормами деловой переписки. В рамках данной статьи рассмотрим порядок и правила составления данной бумаги. В данной статье подробно рассмотрено что такое гарантийное письмо, представлен пример документа и оговорены нюансы его составления.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Кто ответственен за написание?

Следует отметить, что инициатором гарантийного письма может выступать как юридическое, так и физическое лицо.

Как правило, на предприятии ответственность за составление различного рода документации (договоров, претензий, приказов, гарантийных писем и т.д.) возложена на специалистов юридического отдела.

При этом иногда написанием гарантийных писем также может заниматься и бухгалтерия (в случае, если юридическое лицо предоставляет гарантии по выплате кредита, поставке товара и т.д.).

СПРАВКА. Нередко в малых предприятиях, где небольшой штат работников, подготовкой различной документации, в том числе и гарантийных писем, может заниматься сам руководитель организации.

Гарантийное письмо от физического лица составляется им самостоятельно.

Общие требования

Следует отметить, что законодательство не содержит каких-либо требований относительно порядка и формы составления данного документа. Однако чтобы написать его, нужно все же придерживаться основных правил деловой переписки.

Итак, к оформлению данного документа предъявляются следующие требования:

  1. Составляется на фирменном бланке организации (если составителем является юридическое лицо).

    Бланк должен содержать все реквизиты организации (логотип, наименование, адрес, контактный телефон).

  2. Формат бумаги А4.
  3. Документ должен содержать номер и дату регистрации.
  4. Содержание должно быть изложено в пределах одной страницы.

При написании гарантийного письма следует соблюдать следующие требования:

  1. Использовать исключительно деловой стиль переписки (не допускаются просторечные выражения, жаргоны и т.д.).
  2. Содержание документа должно быть четким, ясным и кратким.
  3. Обязательно должна быть поставлена подпись руководителя организации, а также печать юридического лица. Иногда также требуется подпись главного бухгалтера (в случае, если документ касается выполнения платежных обязательств, поставки товара и т.д.).
  4. К документу следует приложить все бумаги, с которыми должна будет ознакомиться вторая сторона (при необходимости).

    ВНИМАНИЕ. Если документ подписывается лицом, временно замещающим руководителя организации, то необходимо приложить копию доверенности, которая будет выступать подтверждением полномочий подписавшего.
  5. В тексте документа должна быть включена вся сопутствующая информация (например, если предоставляется гарантия поставки товара на конкретную дату, то необходимо указать номер и дату заключенного договора).

Из каких пунктов состоит?

В общем виде гарантийное письмо включает в себя следующие пункты:

  • Шапку документа.
  • Регистрационный номер и дату.
  • Название документа.
  • Текст письма – тут излагается суть принятых обязательств, представляемых гарантий, а также сроков их исполнения. В рамках данного пункта также указывается реквизиты организации, для которой готовится гарантийное письмо.
  • Подписи должностных лиц, а также фирменная печать юридического лица.

Пошаговая инструкция по составлению

Для того чтобы лучше понять порядок составления гарантийного письма, представим пошаговую инструкцию:

  1. Составление шапки документа. На данном этапе необходимо указать полные реквизиты организации, выступающей отправителем письма, а также данные об адресате (наименование, адрес, контактные телефоны).
  2. Далее указывается дата и номер регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции.
  3. Посередине бланка указывается название документа: «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО» (данный пункт не обязателен).
  4. Составление текста документа. Следует отметить, что содержание гарантийного письма в каждом отдельном случае может отличаться. Так, выделяют следующие наиболее распространенные виды гарантий:

    • о предоставлении юридического адреса организации;
    • о своевременном погашении кредита;
    • о перечислении денежных средств за отгруженную продукцию;
    • предоставление гарантии физическому лицу о приеме на работу и т.д.
    ВАЖНО. Независимо от целей и назначения гарантийного письма оно обязательно должно содержать: основания возникновения правоотношений, какие гарантии предоставляются, срок исполнения.
  5. Данный этап является завершающим. Руководитель предприятия, а также главный бухгалтер (при необходимости) должны подписать гарантийное письмо. Затем ставится печать организации.

Скачать бланк гарантийного письма

Пример готового документа

ООО «Эксим»

ИНН 7734594376 КПП 776549923 ОГРН 3465444567569 ОКПО 82345648

г. Москва, ул. Ленина, д.54, тел. 8 -345-785-23-44

Генеральному директору ООО «Типар»

№ 25 от 01.11.17 г. Иванову Михаилу Сергеевичу

Гарантийное письмо

Настоящим ООО «Эксим» в лице Генерального директора Кольца Ивана Аркадьевича обязуется оплатить имеющуюся по состоянию на 31 октября 2017 года задолженность перед ООО «Типар» по Договору № 21 от 25 сентября 2017 года в размере 40 000 (сорок тысяч) рублей не позднее 10 ноября 2017 года.

Генеральный директор Кольца И.А.

Гл. бухгалтер Свиридова Е.П.

Вот как выглядит пример документа после заполнения.

Скачать образец гарантийного письма

Трудности и проблемы при оформлении

Составляя гарантийное письмо, юридическое либо физическое лицо может столкнуться с некоторыми трудностями, которые в основном касаются содержания бумаги. Рассмотрим их:

  • Нечеткая формулировка содержания документа – как уже отмечалось ранее, сегодня отсутствуют какие-либо юридические нормы, которые бы регулировали правовое положение гарантийных писем, а также порядок их составления. В связи с этим зачастую «гарант» неграмотно с юридической точки зрения выражает свою волю, что влечет за собой возникновение различные спорных ситуаций и судебных тяжб.
  • Наличие двойного толкования – документ должен четко отражать волю «гаранта», дабы исключить возникновение неясностей и недоразумений. Особенно это актуально в отношении финансовых обязательств.

Подводя итог, можно отметить, что самым важным моментом, на который следует обратить особое внимание при написании гарантийного письма, является его содержание. Оно должно быть максимально четкое, конкретное и в полной мере отражать все нюансы правоотношений, возникших между двумя сторонами.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий