+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Как правильно написать гарантийное письмо о поставке товара? Образец документа

Гарантийное письмо является официальным документом, гарантирующим исполнение одним из партнеров взятых на себя обязательств (например, оплата в оговоренные сроки). Это заинтересует тех, кто хочет получить от должника документ, в котором тот обязуется выполнить какое-то действие в рамках взаимоотношений сторон. В нашей статье вы узнаете, как правильно составлять гарантийное письмо.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Для чего необходимо?

Гарантийное письмо оформляется в случае, когда одна из сторон сделки сомневается в платежеспособности и честности другой, даже несмотря на заключенный по всем юридическим правилам и нормам договор.

Частыми ситуациями, когда запрашиваются гарантийные письма являются:

  • обязательство произвести оплату за полученные товары, выполненные работы, предоставленные услуги;
  • гарантия предоставления необходимой информации (например, предоставление юридического адреса в период оформления юридического лица);
  • подтверждение будущих намерений (например, гарантия заключения в будущем основного договора о сотрудничестве).
ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

Ответственный за составление и выполнение гарантий

Ответственным составителем, отправителем является сторона, берущая на себя ответственность за выполнение тех или иных обязательств.

Требования к оформлению

Каждое письмо-гарантия должно соответствовать требованиям документооборота:

  1. Использование фирменного бланка предприятия и печати.
  2. Наличие исходящего номера, даты составления.
  3. Подпись руководителя организации, а для писем, гарантирующих исполнение финансовых обязательств, обязательна подпись главного бухгалтера, если его должность предусмотрена в штатном расписании.
  4. Желательно указание (внизу последней страницы, после всех подписей уполномоченных лиц) ФИО, должности исполнителя и его контактного телефона (подпись исполнителя при этом не обязательна).
  5. В названии пишется «гарантийное письмо», можно конкретизировать, например, «о погашении просроченной задолженности», но не обязательно.
  6. Если письмо гарантирует предоставить юридический адрес, то необходим и сам адрес, и характеристики арендуемого помещения (площадь, этаж), и реквизиты документов, на основании которых оно принадлежит продавцу, арендодателю или исполнителю.
  7. Если письмо пишется от имени лица, действующего на основании выданной доверенности, то следует указать реквизиты доверенности (номер, дата, адресат и адресант выдачи), а копию приложить к письму. Печать организации в данном случае не обязательна.
  8. Указание получателя:

    • для физического лица: полностью ФИО, паспортные данные, адрес регистрации;
    • для юридического лица (в том числе ИП): полное наименование организации или ИП, реквизиты (ИНН, ОГРН, адрес юридический и фактический, данные о расчетном счете, контактные телефоны).
  9. Указание сроков выполнения обязательств, а, если письмо об оплате задолженности, обязательно указывается график погашения.
  10. Приложение документов, способных стать гарантом выполнения обязательств.
  11. Нумерация, шнуровка листов, если письмо имеет более одного листа.
  12. Отсутствие стилистических, орфографических, пунктуационных ошибок.
  13. Деловой стиль, конкретные формулировки. Текст должен восприниматься однозначно, без разночтения.
ВНИМАНИЕ! Гарантийное письмо — это не вид официально подтвержденных и принятых на себя обязательств. Понятие «гарантийное письмо» в законодательстве Российской Федерации отсутствует. Однако судебная практика признает существование гарантийных писем.

Основной вопрос лишь в правильности оформления и в содержании письма-гарантии. Именно эти два критерия будут напрямую влиять на наличие или отсутствие юридической силы у данного документа.

Например, если гарантийному письму придать силу договора, то и юридический статус письма изменится (ст.435-443 ГК РФ): поставщик, желающий поставить товар заказчику, пишет гарантийное письмо с приглашением (офертой) осуществить поставку. Заказчик отвечает письменным согласием (акцептом). В этом случае, оба документа рассматриваются как доказательства принятия сторонами на себя договорных обязательств. Такие обязательства уже наделяются юридической силой.

Если отправитель передумал и решил отозвать гарантийное письмо-акцепт, то сделать он это должен очень быстро, до момента принятия документа адресатом или сразу же после принятия, главное, до совершения на основании письма каких-либо процедурных действий.

Как написать?

Самое важное – это изложение в письме всех важных условий относительно выполняемых обязательств. Иначе письмо не будет иметь никакого значения. Разберем наиболее часто используемые виды гарантийных писем.

Об отсрочке платежа поставщику

Это финансовая гарантия. Отправитель просит отсрочки платежа и обязуется произвести оплату в установленный срок за полученные товары (выполненные работы, предоставленные услуги).

Структура гарантийного письма об отсрочки платежа:

  1. Желательно использование фирменного бланка.
  2. Исходящий номер, дата.
  3. Наименование документа.
  4. Текст письма:
    • название составителя и получателя, с указанием юридических реквизитов (например, ООО «ААА» просит ОАО «А1» предоставить отсрочку платежа по (указать реквизиты документа, по которому возникло обязательство оплаты));
    • можно (но не обязательно) указать причину, по которой невозможно произвести оплату в срок (например, оплату не имеем возможности произвести в установленный договором срок в связи с ….);
    • денежная сумма, на которую просится отсрочка и дата, до которой оплата будет произведена (например, настоящим письмом гарантируем произвести оплату в размере …. до ДД.ММ.ГГГГ).
  5. ФИО, должность, подпись руководителя и бухгалтера.
  6. ФИО и контактные данные исполнителя.

О доставке

Отправитель обязуется поставить товар надлежащего качества в оговоренные договором сроки и согласованного количества.

Структура:

  1. Желательно использование фирменного бланка.
  2. Исходящий номер, дата.
  3. Наименование документа.
  4. Текст письма:
    • название поставщика и получателя с реквизитами;
    • реквизиты документа, являющего основанием для поставки;
    • можно указать наименование и количество гарантированного к поставке товара (например, 10 шт. планшетов Lenovo), если товарных позиций очень много, достаточно сделать ссылку на номер товарной накладной, приложив ее копию к письму;
    • дата, до которой товар будет доставлен получателю.
  5. ФИО, должность и подпись руководителя и бухгалтера.
  6. ФИО и контактные данные исполнителя.

Способы получения документа адресатом

Гарантийные письма должны предоставляться получателю в двух экземплярах лично, чтобы на экземпляре отправителя был проставлен входящий номер и дата вручения. Альтернативными способами доставки гарантийных писем являются: заказное письмо с уведомлением о вручении через почту, отправка курьерской службой с уведомлением о вручении.

Правильно составленные гарантийные письма могут иметь юридическую силу и признаваться судебными органами в качестве прямых доказательств.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий