Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург

Что такое гарантийное письмо и какие цели оно преследует?

Служебная переписка практически всегда сопровождается разной документацией делового характера. Довольно часто в деловых документах встречаются и гарантийные письма.

В данной статье узнаем, что это такое, для чего они необходимы, а также есть ли сроки действия такой документации чем она регулируется. Также изучим, как грамотно их составить и какие основные требования предъявляются к данному документу.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Что это такое?

Гарантийным письмом называется способ подтверждения выполнения определённых действий, которые излагаются в письменном виде и запрос на него может прислать любой ваш будущий работодатель. Такой способ используют в том случае, когда обычной договорённости (например, на словах) недостаточно.

Такие письма могут давать гарантию на всё, что предусматривает действующее законодательство. Например, дать гарантию заключить договор в определённый срок, или подтверждение какой-либо информации.

Гарантийные письма используются вместо ответа на претензии
(к примеру, от кредитора – организация даёт гарантию на выполнение взятых на себя обязательств). Их всегда визирует директора компании.

Иногда вместо директора может выступать его доверенное лицо, которое имеет полномочия подписывать документы организации. Только в этой ситуации в обязательном порядке необходимо прикладывать доверенность, которая подтверждает личность и полномочия доверенного.

Какие виды существуют?

Компания может предоставлять гарантийные письма как юридическому, так и физическому лицу, исходя из конкретных обстоятельств. При этом слово «гарантия» может даже отсутствовать в документе. Необходимо, чтобы документ содержал намерение одной из сторон что-то совершить для другой.

Итак, существует несколько разновидностей писем о гарантии:

  1. О выполнении каких-либо работ, предоставления услуг. Это уведомление заверяет, что все прописанные обязательства в документе будут выполняться точно в поставленные сроки с соблюдением полного объёма. Если предполагается работа, состоящая из нескольких этапов, то допустимо указание сразу нескольких промежутков времени.

    Также документ подтверждает и качество по определённым установленным стандартам. Такое письмо может быть составлено, если есть предположение о возможности нарушения срока.

  2. Об уплате задолженности или расчёта за товар. Такое письмо фиксируется между двумя сторонами и чаще всего это две компании. К примеру, одна компания обязуется выплатить денежные средства другой компании за предоставленные услуги в долг.

    Этот документ считается фактом признания какого-либо долга, и фиксируется в случаях, когда нет возможности внести платёж сразу же.

  3. Связанные с приёмом на работу. Такое послание фиксирует факт и подтверждает подписание соглашения о трудовых отношениях между нанимателем и работником. Этот документ могут потребовать в ФМС при выезде работника в командировку в иностранное государство. Поэтому письмо является юридическим документом.
  4. О трудоустройстве. Речь в этом документе идёт о том, кто и где имеет право получить ту или иную должность (специальность). При этом для написания используется специальный бланк компании адресата.
  5. О намерении арендодателя. Такое уведомление требуется, чтобы зарегистрировать юридическое лицо, которое не имеет своего помещения и снимает площадь в аренду. Арендатор запрашивает документ у собственника, и второй письменно подтверждает юридический адрес организации.
  6. Для приезда в рабочую командировку иностранного гражданина по приглашению. В документе фиксируется информация о том, что иностранцу будет предоставлено жильё, регистрация и медицинская помощь (в случае необходимости) на весь период пребывания в командировке. Также все расходы, связанные с депортацией, компания будет возмещать самостоятельно.
  7. Связанные с поставками сырья. В таких письмах фиксируют обязательства поставщиков, касающихся срока и единиц продукции.

Причины написания

Причинами для написания таких документов могут быть абсолютно разные направления, и зависят они исключительно от конкретных видов гарантийного письма.

Но в целом, главная причина написания всех видов – это предостережение от невыполнения другой стороной своих обязательств.

Несмотря на то, что гарантийные письма не являются официальными подтверждениями обязательств, судебная практика с их использованием уже осуществляется.

Грамотно составленные письма с правильным текстовым наполнением имеют юридическую силу.

Если гарантийное письмо составить на уровне силы действия договора, то документ поменяет юридический статус (435, 443 ГК РФ).

443 статья ГК РФ. Акцепт на иных условиях

Ответ о согласии заключить договор на иных условиях, чем предложено в оферте, не является акцептом. Такой ответ признается отказом от акцепта и в то же время новой офертой.

Как запросить?

Для получения письма о гарантии требуется составить и отправить письмо-запрос. Этот документ является формой делового послания, при помощи которого стороны обмениваются друг с другом (или одна сторона передаёт другой) какую-либо интересующую информацию.

Содержание

Документ должен включать:

  • дату и порядковый номер;
  • наименование компании адресата;
  • фамилию, имя и отчество получателя (в основном это гендиректора компании);
  • тему письма;
  • основную часть, которая состоит из гарантий по обязательствам, срокам и объёмам;
  • информацию об отправителе;
  • визирование гендиректора или уполномоченного лица с проставлением подписи, должности, ФИО.

Основные требования

  1. Чёткие формулировки.
  2. Написание текста исключительно в деловом стиле (не допустима разговорная речь).
  3. Послание фиксируется на специальных бланках компании.
  4. Должна отсутствовать «вода» (только информация по делу).
  5. Присутствие оттиска печати компании, которая отправляет письмо.
  6. Визирование уполномоченным лицом.
  7. Отсутствие ошибок орфографии, пунктуации и других.
  8. Отсутствие исправлений, помарок и зачёркиваний.
  9. Полный перечень обязательств (видов работ, наименование товаров или услуг).
  10. Документы, с неучтёнными требованиями считаются фиктивными.

Как оформить?

  1. Берём фирменный бланк компании и пишем посередине наименование и правовую форму компании. Следующей строкой прописываем реквизиты (ОГРН, ИНН). Следом адрес и дату.
  2. Посередине пишем, что это гарантийное письмо. И с новой строки пишем основную суть обязательства. Кто, кому и что гарантирует выполнить, и в какой срок.
  3. Ставим оттиск печати и несём на визирование директору, либо другому уполномоченному лицу.

Скачать бланк оформления гарантийного письма

Варианты отправки

  • Направление письма по почте (оформляется заказное письмо). В конверт добавляют вкладыш с перечнем содержимого и оповещение о вручении.
  • Передача документа через иных работников (канцелярского отдела, секретариата) с последующей передачей от них контрагенту. В этой ситуации нужно изготовить два письма. На одном экземпляре получатель обязан проставить оттиск печати.
  • Использование факса или электронной почты (и позднее получение оригиналов первыми двумя способами).

Как ответить на полученное?

Ответить на полученный документ можно ответным письмом. Однако отправлять ответное послание или нет, компания решает самостоятельно. В некоторых ситуациях ответ даже не логичен (например, в случае гарантии при покупке товара).

Хотя, в ситуации, когда письмо направляется продавцу от покупателя вместо договора (такое бывает, если товар необходим в кратчайшие сроки), то ответ может быть отправлен. Здесь есть два пути:

  1. первый – компания-продавец соглашается и принимает условия покупателя, отправляя ответное письмо с этой информацией (акцепт);
  2. второй – не отправляя ответ, сразу приступает к действию (выполняет условия покупателя).

Сроки

Поскольку гарантийные письма считаются документами, которые не регламентирует законодательство РФ, то и сроков действия у них нет.

К плюсам гарантийных писем можно отнести прерывание срока исковой давности, который равен трём годам.

Подводя итоги, можно отметить, что гарантийное письмо составить просто, но этот документ не признаётся юридическим подтверждением выполнения обязательств. Хотя, судебная практика с применением таких документов уже существует.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Разделы в рубрике "Гарантийное"
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий