Правильное оформление сопроводительного письма: бланк и примеры составления

Уже давно прошли романтичные времена почтовых голубей. Однако письма совсем не утратили своей значимости – это практичный и рациональный инструмент для передачи информации.

Эта статья расскажет вам об основных видах сопроводительных писем, об их роли в корреспонденции и формате, который необходимо соблюдать. Сопроводительное письмо обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Цель послания

Прежде всего, сопроводительное письмо нужно не получателю, а отправителю. Цели у такого вида послания бывают разными, ведь суть сопроводительного письма напрямую зависит от результата, которого планируется достичь благодаря его отправке.

Сопроводительное письмо может и дополнять какую-либо информацию, например, в резюме, и пояснять неясности, которые могут возникнуть у адресата при разборе документов, и извещать об определенных событиях.

Какие существуют виды?

Благодарность

Такой вид письма направляет кандидат на должность работодателю после того, как пройдет собеседование, чтобы еще раз напомнить о себе и увеличить шансы на положительный ответ.

Опись

В этом послании разъясняется смысл отправления каких-либо документов и их список, такой формат отлично подойдет для сопровождения бумаг, к которым критически важно дать описание и инструкцию.

Отказ

Отправляется кандидатом на должность после переговоров, если его желание сотрудничать с работодателем угасло. В нем кратко указывается причина отказа и небольшой комментарий по этому поводу. И, само собой, благодарность за потраченное время.

Подтверждение

В нем соискатель информирует о том, что он не против заняться работой, а также указывает срок, когда он готов приступить к труду, и в каком формате лучше всего с ним связаться.

Приложение

Специально оформленное письмо, высылаемое в комплекте с резюме для того, чтобы произвести впечатление заинтересованности в компании и показать свою мотивацию для работы на конкретной позиции.

Запрос

ЗапросКороткий документ, в котором соискатель просит отправить список рабочих мест, на которые можно претендовать согласно своему резюме. В основном подобные письма составляются кандидатами без существенного опыта работы и на низкие позиции.

Запросы могут являться началом долгого и плодотворного сотрудничества, а также, в случае налаженных деловых связей хорошим методом эффективной работы.

Запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которое имеет прямое отношение к деятельности фирмы.

Что должен содержать текст?

К резюме

  1. Обращение к адресату, приветствие.
  2. Источник информации о вакансии.
  3. Какая должность побудила написать послание? Что в ней привлекает: спектр предоставляемых задач, условия, новые пути для самоактуализации.
  4. Почему интересует сотрудничество именно с этой компанией.
  5. Данные о себе: опыт работы и успешные проекты.
  6. Напоминание о мотивации.
  7. Благодарность и прощание.
  8. Список дополнительных файлов, документов, приложенных к письму.
  9. Контактные данные и информация о том: когда и в каком формате вы готовы пройти собеседование.

Скачать образец сопроводительного письма к резюме

К документам

  1. Информация об адресате: название организации, должность получателя, его имя.
  2. Дата и номер документа (если ведется определенный учет).
  3. Приветствие и описание сути письма.
  4. Список с приложенными документами, их номера и даты.
  5. Пояснения по использованию того или иного документа.
  6. Просьба связаться в определенное время.
  7. Информация об адресанте: наименование компании, должность и имя.

Основные правила написания

К резюме

  1. Стиль.

    К резюмеПридерживайтесь правил хорошего тона и этикета. Не забывайте, что вы ведете диалог с живым читателем, ответ которого в последствии окажет влияние на вашу дальнейшую судьбу. Проявите, пожалуйста, уважение и почтение к собеседнику.

  2. Логичность.

    Разделите ваше письмо на смысловые блоки, оно должно без особых сложностей читаться по диагонали, именно так и поступает большинство профессиональных сотрудников зачастую, если обладают навыком скорочтения.

  3. Креативность.

    Оторвитесь от повседневных неблистательных шаблонов и постарайтесь проявить хоть долю оригинальности, покажите свою природную индивидуальность и истинную неповторимость.

К документам

  1. Краткость.

    Хорошее сопроводительное письмо к документам не нагружено излишней информацией, поскольку для этого используются иные виды писем.

  2. Подробное изложение сути дела.

    Излагайте суть дела так, чтобы все было предельно ясно и понятно.

    Если вы нуждаетесь в обратной реакции на это письмо к конкретному сроку, то это необходимо непременно упомянуть в нем, дабы миновать будущие сложности, которые могут возникнуть из-за подобной оплошности.

Разбор грамотного оформления

К документам

  1. В самом начале, в соответствии с требованиями правильного оформления деловой почты, нужно указать адресата: название организации, должность получателя, его имя.

    Пример:

    Заместителю генерального директора ООО «Москамин» Денису Алексеевичу Ханжину.

  2. После оформления шапки следует добавить дату и номер документа (если ведется определенный учет).

    Пример:

    7 января 2014, №44

  3. В основной части письма в вежливой форме обращаемся к получателю.

    Пример:

    Уважаемый Денис Алексеевич!

  4. Далее уже указываем те документы, что были направлены.

    К документамПрописывается для удобства восприятия информация список с их наименованиями, их номера и даты, а также пояснения по ним: какую функцию выполняет каждая бумага и что с ними делать.

    Дополнить основной блок текста можно просьбой либо пожеланием, причем необходимо саму просьбу сформулировать предельно сжато и конкретно.

    Пример:

    Направляю вам окончательно заверенный договор с печатью № 2014-05-01 от пятого января 2014 года. Вместе с тем отсылаю протокол разногласий, который я прошу подписать и скрепить печатью; пожалуйста, отправьте мне его в течение 3 дней.

  5. Приложения:

    • Протокол разногласий в 2 экземплярах на 4 листах.
    • Договор в 2 экземплярах на 8 листах.
  6. Заключительная часть содержит данные об адресанте: наименование компании, должность и имя.

    Пример:

    Директор ООО «Мир Ландшафта» Петухов Дмитрий Тигранович.

Например:

Заместителю генерального директора ООО «Москамин» Денису Алексеевичу Ханжину, 7 января 2014, №44.

Уважаемый Денис Алексеевич!

Направляю вам окончательно заверенный договор с печатью № 2014-05-01 от пятого января 2014 года. Вместе с тем отсылаю протокол разногласий, который я прошу подписать и скрепить печатью; пожалуйста, отправьте мне его в течение 3 дней.

Приложения.

  • Протокол разногласий в 2 экземплярах на 4 листах.
  • Договор в 2 экземплярах на 8 листах.

Директор ООО «Мир Ландшафта» Петухов Дмитрий Тигранович.

К резюме

  1. К резюмеВ начале обратимся к адресату и поприветствуем его. Желательно, чтобы обращение было персонализированным – это увеличивает уровень расположения.

    Пример: Приветствую вас, Виктория!

  2. Не забываем указать источник, из которого мы подчерпнули информацию о вакансии.

    Пример: Я обнаружил вас сегодня благодаря вашему объявлению на HH.

  3. Сразу начинаем повествовать о том, почему нас интересует сотрудничество именно с этой компанией.

    Пример: Вы славитесь как успешное в сфере инноваций сообщество, в котором работают исключительно специалисты своего дела с грандиозными целями! Это не может не приводить меня к восхищению и не вызывать желания посотрудничать с таким коллективом.

  4. Рассказываем о желаемой должности в нескольких словах, аргументируем свою позицию, показываем мотивацию.

    Пример: Спектр предоставляемых задач, условия труда и новые пути для саморазвития в вакансии разработчика мобильных приложений разжигают во мне неподдельный интерес и вдохновение!

  5. Вкратце рассказываем о себе как о личности, об опыте работы и об успешных проектах.

    Пример: Я занимаюсь своим делом в течение длительного времени, и это действительно то, что я могу делать с полной самоотдачей и со 100% результатом.

    Пожалуй, нет никакого смысла расписывать все мои навыки, просто взгляните на те продукты, что я создал.

  6. Благодарность.

    Пример: Спасибо вам большое за время, что вы посвятили прочтению моего письма.

  7. Список дополнительных бумаг.

    Пример: К письму я приложил свое резюме в виде инфографики (надеюсь, что вам понравится такой сочный вариант), свои фотографии и свои последние работы.

  8. Контактные данные и информация о том: когда и в каком формате вы готовы пройти собеседование.

    Пример: Собеседование я готов пройти в любой удобный для вас день, кроме среды и пятницы.

    С нетерпением жду вашего звонка по телефону: +79483600875

Например:

Приветствую вас, Виктория! Я обнаружил вас сегодня благодаря объявлению на HH.

Вы славитесь как успешное в сфере инноваций сообщество, в котором работают исключительно специалисты своего дела с грандиозными целями! Это не может не приводить меня к восхищению и не вызывать желания посотрудничать с таким коллективом.

Спектр предоставляемых задач, условия труда и новые пути для саморазвития в вакансии разработчика мобильных приложений разжигают во мне неподдельный интерес и вдохновение!

Я занимаюсь своим делом в течение длительного времени, и это действительно то, что я могу делать с полной самоотдачей и со 100% результатом.

Пожалуй, нет никакого смысла расписывать все мои навыки, просто взгляните на те продукты, что я создал.

Спасибо вам большое за время, что вы посвятили прочтению моего письма.

К письму я приложил свое резюме в виде инфографики (надеюсь, что вам понравится такой сочный вариант), свои фотографии и свои последние работы.

Собеседование я готов пройти в любой удобный для вас день, кроме среды и пятницы.

С нетерпением жду вашего звонка по телефону: +79483600875

Ошибки при составлении

К резюме

  1. Слишком громоздкий текст, читать который нет никакого желания.

    К резюмеПри оформлении письма многие идут по неверному пути, ошибочно полагая, что чем больше указано всевозможной информации, тем лучше. Ориентироваться стоит на половину листа альбомного формата. Будьте кратки и лаконичны. Ошибки могут привести к тому, что ваше резюме очень быстро отправится в мусорную корзину, и никто даже не будет размышлять над вашими профессиональными навыками и достижениями. Кроме описанных ошибок в резюме существует множество других.

  2. Использование заурядностей.

    В действительности «в стопке» может оказаться множество иных писем, которые были составлены по скачанному из интернета образцу. Предпочтение в таком случае работодатель отдаст, конечно, же пестрому и яркому предложению о сотрудничестве.

  3. Нарушение делового стиля.

    Гонясь за креативностью и оригинальностью, важно не превратить свое письмо в клоунаду, что только оттолкнет собеседника.

К документам

  1. Наличие в тексте аббревиатур и сокращений.

    Абсолютно в каждом слове должна чувствоваться смысловая нагрузка, лексика должна быть проста и понятна даже человеку далекому от той трудовой деятельности, которой вы промышляете.

  2. Грамматические ошибки.

    Деловой этикет не допускает подобных оплошностей. Если вы желаете продолжать в дальнейшем сотрудничать с адресатом в правильном ключе, то лучше всего перед отправкой сделать вычитку текста на ошибки.

  3. Сумбурность в изложении мыслей.

    Нарушение положенной последовательности по подаче информации в письме может привести читателя в замешательство на некоторое время и даже вызвать раздражение.

Способы отправки

Отправляя письмо физически, желательно напечатать его на фирменном бланке.

Важно! Оно должно быть оформлено как отдельный лист, чтобы не создалось путаницы.

Заключение

Какую бы цель вы не преследовали, отправляя сопроводительное письмо, не забывайте о том, что вы пишите живому человеку с собственными мыслями, взглядами и проблемами. Поэтому постарайтесь следовать общим правилам этики, особо не загружать свой текст излишними уточнениями и деталями, а также громоздкими предложениями.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Разделы в рубрике "Сопроводительное"

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *