101 миллион > Документы > Письма > Сопроводительное > К декларации

Обязательно ли составлять сопроводительное письмо к декларации по НДФЛ и как это сделать?

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) – основной, главный вид прямых налогов. Он исчисляется в процентах от совокупного дохода физических лиц за вычетом документально подтвержденных расходов. Иными словами – это налог на доходы человека. Иногда при подаче НДФЛ в налоговой службе требуют предъявить сопроводительное письмо. Давайте разберемся с тем, что оно из себя представляет.

Скрыть содержание
Обязательно ли оно?
Зачем требуют?
Когда и в какой момент предоставляется?
Кто составляет, подписывает и ставит печать?
Общие правила написания
Составление документа при подаче декларации
Возврат налога на доходы При отчетности по форме 2 При отчетности по форме 3 Подача уточненной декларации
Отправка
Заключение

Обязательно ли оно?

Подача сопроводительного письма к НДФЛ не является обязательной. Если Вы подали все необходимые документы, а у налогового центра не возникло никаких вопросов – будьте спокойны, ничего писать не требуется. Но важно иметь в виду, что в определённых случаях составление такого письма является необходимым и даже обязательным.

Например, если в официальных бумагах была обнаружена ошибка или неточность, Вам придется приложить дополнительные усилия и составить сопроводительный документ. Как правило, необходимость в нем возникает как раз тогда, когда в поданной декларации были обнаружены какие-либо недочеты или ошибки – в этом случае налоговый центр потребует ряд дополнительных сведений и пояснений, особенно если в официальном документе были произведены корректировки.

Кроме того, сопроводительное письмо может использоваться и тогда, когда Вы хотите перестраховаться и быть уверенным в том, что никакие документы не будут утеряны или в том случае, если Вам необходимо пояснить что-то работникам налоговой службы по поводу вашей декларации. В этом случае письмо подается вместе с оригиналами документов.

Зачем требуют?

Как уже было оговорено, подача сопроводительного письма не является обязательной. Не существует такого закона, по которому Вам могут отказать в приеме документов из-за отсутствия письма.

Однако следует принимать во внимание тот факт, что многие сотрудники налоговой службы настаивают на том, чтобы в определенных случаях такой документ все-таки присутствовал. К таким случаям можно отнести подачу уточненной (повторной) декларации. В данном случае содержание письма обеспечивает работников налоговой службы исчерпывающей информацией о том, почему существуют уточнения, с чем были связаны корректировки в документах, что значительно облегчает их работу.

Во всех остальных случаях подача заявления не требуется, и написание сопроводительного документа регулируется только желанием компании.

Когда и в какой момент предоставляется?

Сопроводительное письмо предоставляется одновременно с подачей оригиналов документов или при повторной подаче декларации.

Кто составляет, подписывает и ставит печать?

В случае, если сопроводительное письмо подается физическим лицом, то, соответственно, подающий человек занимается его написанием. Если же речь идет о юридическом лице, то письмо составляется сотрудниками подающей компании: этим может заниматься как штатный юрист, так и сотрудники бухгалтерии.

В большинстве отделов ИФНС требуют, чтобы сопроводительное письмо было подписано у генерального директора и главного бухгалтера, а также сопровождено печатями организации которые будут свидетельствовать о подлинности документа.

Общие правила написания

В данный момент не существует утвержденной формы сопроводительного письма, поэтому его можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в нем была указана необходимая работникам налоговой службы информация для работы с декларациями.

В документе должно быть указано:

В «шапке» справа – необходимые реквизиты компании (ИНН, КПП, ОГРН, адрес и телефон) или физического лица (ИНН, паспорт, телефон).
Название документа. Примеры: «О предоставлении документов», «Уточняющая записка» или просто «Заявление».
Основная часть, включающая в себя основное содержание письма. Например, в случае подачи уточненной декларации необходимо отметить дату и номер уточненной справки, а также дата и номер справки, в которой компания обнаружила ошибку. Следует также привести описание того, в чем состояла ошибка и то, как она повлияла на расчет налога.
Подпись руководителя (при необходимости — печати) и контактных данных ответственного лица.

Важно! Сопроводительное письмо представляет собой официальный документ. Хотя оно и предполагает свободную форму, необходимо ответственно отнестись к его составлению.

Составление документа при подаче декларации

Возврат налога на доходы

В данном случае заявление имеет следующую структуру:

Шапка заявления.
Здесь необходимо указать данные о том, куда направляется заявление (адрес отдела ИФНС), от кого (ФИО, адрес проживания, ИНН, серия и номер паспорта, телефон).
Основная часть заявления.
Она включает в себя просьбу «произвести возврат налога на доходы физических лиц за 20__ год в связи с получением социального вычета (имущественного вычета) по суммам, направленным на…(обучение ребенка, свое обучение, лечение, приобретение жилого дома, квартиры, доп.отчислений пенсионных взносов и т.д.) в сумме:…».
В конце заявления необходимо указать номер лицевого счета, а также наименования банка, где он расположен.
Внимание! Необходимо также обозначить дату, подпись и ее расшифровку.

При отчетности по форме 2

Оно имеет ту же структуру, что и любое другое сопроводительное письмо.

В данном случае изменится лишь основная часть: в ней необходимо писать уже не о возврате налога, а о наличной ситуации. Например, если организация подает 2-НДФЛ и ей необходимо сообщить, например, что невозможно удержать налог с определенного физического лица, ей следует в основной части объяснить причину невозможности удержания. В таком примере в шапке следует указывать уже не данные физического лица, а реквизиты организации, а заверить документ следует подписью директора и печатью компании.

При отчетности по форме 3

Как и в предыдущем случае, в случае с 3-НДФЛ в шапке необходимо указать наименование инспекции, данные заявителя, период, в который подается декларация, реестр подтверждающих доходы или расходы документов, а также дату и подпись с расшифровкой.

Подача уточненной декларации

Данный формат сопроводительного письма несколько отличается от предыдущих вариантов по своему содержанию – внешняя структура остается той же.

В письме важно указать:

Налог, по которому организация сдает «уточненку», и период за который вносятся корректировки.
Причины, по которым компания сдает уточненную декларацию.
Исправленные строки декларации.
Реквизиты платежек, которыми перечислили недостающую сумму и пени. Это нужно, если недоимка.
Подпись руководителя компании и печать. Помимо генерального директора расписаться может и главный бухгалтер.

Отправка

Письмо может быть передано в ИФНС 2-мя способами:

На бумажном носителе — лично или посредством почты.
В электронном варианте —через личный кабинет налогоплательщика.

Справка: предпочтительнее будет предоставление сопроводительного письма на бумажном носителе – так уменьшаются шансы на его потерю.

На нашем сайте много информации о сопроводительных письмах к декларациям. Мы подробно рассказывали о том, к каким документам и как это нужно делать. Также вы можете узнать, как правильно оформить сопроводительное письмо в ИФНС и по НДС.

Заключение

Сопроводительное письмо не является обязательным, если Вы подаете НДФЛ-декларацию. Налоговая служба не имеет права требовать от Вас его составления, однако имейте ввиду, что оно позволяет избежать лишних запросов, оберегает от возможной утери документов, дополнительно фиксирует дату самостоятельного исправления ошибки, а также значительно упрощает и ускоряет работу ИФНС.

Его заполнение не требует соблюдения строго установленной формы, однако составляя письмо, будьте внимательны: важно указать данные максимально точно, а содержание изложить в понятной и структурированной форме, если хотите избежать появления дополнительных трудностей.

Наверх