+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Что такое сопроводительное письмо к договору и как его составить для разных видов контракта?

В ходе своей деятельности, предприятия разных форм собственности постоянно обменивается служебной корреспонденцией с деловыми партнерами, заказчиками и их подразделениями.

Обязательной частью внешнего документооборота являются письма. Именно они являются способом взаимодействия между организацией-отправителем и предприятием-адресатом. Одним из видов деловых бумаг, обязательных к сопровождению письмом, является ожидающий заключения, либо уже заключенный договор.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

К каким соглашениям требуется для заключения?

Существует несколько видов: коллективный, поставки, подряда, трудовой, цессии, о направлении протокола разногласий, на английском, о перезаключении контракта, о расторжении контракта.

Для чего писать?

Сопроводительное письмо — это документ, который прилагается к ценным бумагам или материалам и содержит дополнительную информацию по основному пакету – название, тип, количество и т.д., и способствуют контролю его передвижения.

Сопроводительная документация необходима для пояснения цели отправки контрольного пакета, без наличия такой бумаги, договор не будет принят к рассмотрению.

Основные нюансы

Прилагаемая бумага должна содержать обращение, прошение и отметку о наличии приложений, а также включать в себя:

  • Подтверждение того факта, что весь список документов, перечисленных как приложения, успешно отправлен.
  • Назначение приложенных документов.
  • Инструкцию по их обработке.
  • Набор необходимых деловых бумаг, требуемых к возврату и описание их вида.

Подразумевается, что главы компаний уже знакомы, поэтому начать обращение к адресату следует со слов «Уважаемый» и его имени и отчества.

В текстовой части сопроводительного письма необходимо упомянуть о его назначении, их существует два вида:

  1. Для подписания.
  2. Для ознакомления.

На ком лежит обязанность?

Сопроводительная бумага к договору, подразумевающему коммерческую выгоду, составляется ответственным компетентным лицом и подписывается руководителем организации.

Как написать: требования

К контракту

Как и вся стандартная документация, связанная с делопроизводством, оформление проходит в соответствии с условиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Для придания юридической силы сопроводительному письму требуется наличие в нём следующих реквизитов:

  1. Герба субъекта федерации или логотипа организации-отправителя, зарегистрированной в установленном порядке (№ 01, 02 или 03).
  2. Кода компании по ОКПО, кода постановки на учет КПП, ИНН и регистрационного номера по ОГРН (№ 04, 05, 06 и 07).
  3. Полного и краткого наименования организации, справочной информации, а также банковские реквизиты, адреса и контактные телефоны (№ 08,09).
  4. Даты составления в формате ДД.ММ.ГГГГ (№ 11).
  5. Исходящего регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел (№ 12).
  6. Даты и исходящего номера первичного документа (№ 13).
  7. Указанного места, где документ был составлен (№ 14).
  8. Информации об адресате (№ 15).
  9. Основной части сопроводительного письма (№ 20).
  10. Ссылка на наличие приложений и их пронумерованный перечень с указанием общего количества листов и экземпляров к пересылке (№ 21).
  11. Виза руководителя организации-отправителя с её расшифровкой (№ 22).
  12. Заверяющей подписи руководителя и печати предприятия (№ 25).
  13. Информации об исполнителе документа с и его контактного телефона (№ 27).
  14. Отметки об успешном исполнении и полной обработанности, с отметкой того, что документ может быть вшит в дело. (№ 28).
  15. Входящего номера организации-адресата (№ 29).
  16. Идентификатора электронной копии и места его хранения (№ 30).

К коллективному соглашению

В первой части письма отображается:

  1. Логотип компании-отправителя.
  2. Код компании по ОКПО.
  3. Полное и краткое наименование организации, информация о банковских реквизитах, адрес, контактный телефон, электронная почта.
  4. Место, где документ был составлен.

Во второй:

  1. Наименование организации.
  2. Адрес юридический.
  3. Адрес фактический.
  4. Административный округ.
  5. Вид экономической деятельности.
  6. Форма собственности.
  7. Численность работников (на момент подписания коллективного договора).
  8. Численность членов первичной профсоюзной организации.
  9. Вышестоящий профсоюзный орган.
  10. Сумма средств, использованных на обеспечение льгот и выплат работникам и членам их семей, предусмотренных коллективным договором.
  11. Должности, Ф.И.О. и контактные телефоны представителей сторон коллективного договора.
  12. Виза руководителя организации с расшифровкой.

Поставки

В первой части письма отображается:

  • Ф.И.О. адресата.
  • Дата составления.
  • Регистрационный номер, привязанный к порядку номенклатуры дел.

Во второй:

  1. Обращение («Уважаемая …»).
  2. Номер договора поставки.
  3. Дата договора.
  4. Цель направления.
  5. Документы, требуемые к возврату с указанием сроков.
  6. Количество приложений.
  7. Виза директора организации.

Подряда

В первой части письма отображается:

  1. Адресат.
  2. Логотип компании-отправителя.
  3. Полное и краткое наименование компании-отправителя.
  4. Место, где был составлен договор.
  5. ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП.
  6. Юридический адрес компании.
  7. Контактная информация и банковские реквизиты.

Во второй:

  1. Обращение («Уважаемая …»).
  2. Номер договора подряда.
  3. Дата договора.
  4. Цель направления.
  5. Документы, требуемые к возврату с указанием сроков.
  6. Количество приложений.
  7. Виза директора организации.

К трудовому

Структура и содержание сопроводительных писем к договорам труда и подряда аналогичны.

Скачать пример сопроводительного письма к трудовому договору со стандартными условиями

Цессии

В первой части письма отображается:

  • Адресат.
  • Отправитель.

Во второй:

  1. Уведомление о приобретении прав на требования.
  2. Размер взыскания.
  3. Причина.
  4. Номер договора.
  5. Дата составления договора.
  6. Наименование сторон между которыми был составлен договор.
  7. Сроки выполнения обязательства.
  8. Банковские реквизиты.
  9. Приложения (копия договора об уступках прав требования с указанием даты составления).
  10. Подписи цедента и цессионария.

С протоколом разногласий

В первой части письма отображается:

  1. Дата и номер.
  2. Номер договора, по которому возникли разногласия.
  3. Ф.И.О. и название предприятия адресата.

Во второй:

  1. Цель сопроводительного письма.
  2. Документы, требуемые к возврату.
  3. Сроки выполнения.
  4. Приложения.
  5. Виза руководителя.

На английском языке

В первой части письма отображается приветствие строго в виде: Dear Mr. Smith / Mrs. Hash.

Во второй:

  • Цель сопроводительного письма.
  • Согласование условий договора.
  • Требуемые к возврату документы.
  • Сроки исполнения.
  • Окончание: («Sincerely …»).
  • Дата.
  • Должность, виза, расшифровка.

Скачать образец сопроводительного письма на английском языке

Как составить документ для перезаключения или расторжения контракта?

Структуры текста сопроводительного письма о перезаключении договора и договора подряда аналогичны.

О расторжении

В первой части письма отображается:

  1. Логотип предприятия-отправителя.
  2. Наименование.
  3. Банковские реквизиты.
  4. Контактная информация.

Во второй:

  1. Причина разрыва отношений.
  2. Желаемый срок окончания контракта.
  3. Нарушенные обязанности.
  4. Виза руководителя.
  5. Исходящий номер письма.
  6. Дата составления.

Как и куда подается?

Оба вида сопроводительных писем, как для перезаключения договора, так и для его расторжения подаются от лица руководителя одной фирмы на имя директора организации-получателя.

Правильное обращение со служебной документацией способствует устойчивому развитию предприятия и сокращению трудовых затрат, а вежливость и корректность в процессе деловой переписки обеспечивает рост имиджа организации.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий