101 миллион > Документы > Письма > Сопроводительное

Нюансы деловой переписки: советы по правильному написанию сопроводительного письма и возможность скачать образец

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется.

Сопроводительное письмо — один из видов делового письма, составляемый при отправке коммерческого предложения, документов, резюме, декларации и т.д. В зависимости от типа пересылаемой информации, цели у сопроводительного письма могут быть разные: описать все пересылаемые документы, заинтересовать потенциального партнера или работодателя и др. Узнайте из статьи, как правильно оформить сопроводительное письмо.

Скрыть содержание
Внешний вид
Характерные особенности
Требования к оформлению
Порядок составления
К резюме К документам
Примерные тексты
Для резюме Для документов
Полезное видео

Внешний вид

Пишется сопроводительное письмо на отдельном листе бумаги. Текст обращения начинается словами приветствия и выдерживается в деловом стиле. Послание не является самостоятельной формой, то есть должно быть прикреплено к какому-либо пакету документов или посылке.

В сопроводительном письме четко указывается информации о том какие документы передаются, в некоторых случаях пишут о том, что именно указано в приложенных бумагах. Без подписи ответственного лица документ не имеет юридической силы.

Характерные особенности

Особенности составления сопроводительного письма:

Необходимо указать дату составления документа. Это позволит доказать, что все документы были пересланы вовремя, если возникнет такая необходимость.
При правильном написании, в сопроводительном письме указывается полный перечень пересылаемых документов. Благодаря этому не будет никакого сомнения, что конкретный документ был отправлен и просто затерялся, если его не смогут найти.

Важным аспектом работы с такой документацией является регистрация у адресата, которому посылаются бумаги с сопроводительным письмом. Если вы уверены, что при личной встрече могут возникнуть проблемы и в регистрации откажут, воспользуйтесь услугой пересылки ценных бумаг с уведомлением.

Требования к оформлению

Если документ уже сформирован юристами компании, достаточно распечатать его форму и внести данные в соответствии с существующими полями. После того, как письмо составлено, оно должно быть подписано ответственным лицом.

Желательно соблюдать деловую этику, то есть, если сопроводительное письмо отправляется руководителю и подписывать его должен руководитель. Печать не обязательно ставить на таком документе, этот момент остается на ваше усмотрение.

Порядок составления

В зависимости от типа документа, к которому прилагается сопроводительное письмо, оно существенно отличается. Так как это бумага, в некоторых случаях, имеет юридическую силу нужно быть внимательным во время ее составления.

Отличительные особенности составления сопроводительных писем:

К резюме

Указывается приветствие и имя человека, которому адресовано сопроводительное письмо.
Описывается информация о вакансии, на которую вы решили откликнуться. То есть вы пишите почему она вас заинтересовала и где вы ее увидели.
Кратко описываете свои достоинства и профессиональные навыки.
Если не указана заработная плата — укажите сколько хотите получать. Желательно в рамках от и до.
Сообщите читателю, что подробное резюме он сможет изучить в приложении к этому письму.
Пожелайте человеку всего хорошего в свободной форме и укажите свое ФИО.

Этот вариант сопроводительного письма можно писать в полностью свободной форме, четкого шаблона не существует.

Стоит придерживаться делового стиля написания писем, чтобы заинтересовать потенциального работодателя наличием образования, такта, знаний.

Скачать образец сопроводительного письма к резюме на русском языке в ворде

Ниже представлено фото образца сопроводительного письма к резюме

К документам

Шапка. В этом разделе указываются такие данные: кому направляется письмо, пишутся контакты, реквизиты, адрес вашей компании. Указывается цель письма — это может быть ответ, запрос, пересылка договора и др.
Тема. Указывается, что это сопроводительное письмо к передаваемым документам.
Обращение. В уважительной форме формируется обращение к человеку, которому будут направлены бумаги.
Краткая информация. Пишутся мотивы, из-за которых был направлен пакет документов. Максимально кратко и емко.
Основная часть. Здесь подробно, но четко, указывается информация-обоснование, из-за которой было принято решение переслать бумаги.
Перечень вложений. Перечисляются все документы, которые будут вложены в пересылаемый пакет бумаг. Они должны быть пронумерованы и иметь четкие, не пересекающиеся названия.
Заверение документа. Ставится подпись, дата, в некоторых случаях компания ставит собственную печать.

В законодательстве нет четких требований к сопроводительным письмам, поэтому они могут различаться. Часть из существующих пунктов можно убрать, если они кажутся лишними. Важно, чтобы при их составлении применялся сухой юридический язык, позволяющий четко и кратко прояснять важные вещи.

Подробнее о написании СП к пакету документов вы узнаете в этой статье.

Примерные тексты

Для резюме

Пример составления сопроводительного письма к резюме:

Добрый день, уважаемый Виктор Игнатьевич!

На сайте http://hh.ru я ознакомился с представленной вакансией помощника главного редактора газеты, открытой в Вашей фирме. Изучив требования к кандидату на должность, я пришел к выводу, что смогу справиться с возложенными на меня обязанностями. Редактором книг, газет и интернет изданий работаю более 8 лет.

Желаемый уровень оплаты труда: 30-50 тысяч рублей.

В приложенном к этому письму файле, Вы сможете ознакомиться с моим резюме. С удовольствием встречусь с Вами, чтобы пройти собеседование. Связаться со мной можно по телефону (123) 9995552.

Благодарю за внимание к этому письму и уделенное время рассмотрению моей кандидатуры.

С уважением, Артем Вячеславович Трунев.

Для документов

Пример заполнения сопроводительного письма для документов:

Директору,

ЗАО «Василек»

А.М. Власову

25.08.2015 № 129.

Уважаемый Алексей Михайлович!

Направляем вам подписанный и скрепленный печатью договор № 148-22 от 25.08.2015 с проколом разногласий.

Просим подписать протокол разногласий, скрепить его печатью и переслать нам одну копию в течение 10 рабочих дней с момента получения пакета документов.

Приложения:

протокол разногласий в 2 экз. (всего на 4 листах);
договор в 2 экз. (всего на 8 листах).

Директор (подпись) М.Л. Краваткин.

Исполнитель: ведущий юрконсультант Валерьев Артем Игоревич, тел. 132-59-22.

Если ваша компания имеет фирменный бланк, оформлять сопроводительное письмо желательно на нем.

Четко указывайте все основные данные сопроводительного письма: номер, даты, приложения. Благодаря этому вы сможете в любой момент отследить письмо, разобраться на какой стадии рассмотрения оно находится и доказать, что все бумаги были пересланы вовремя. Будьте внимательны и вы сможете быстро сформировать необходимый сопроводительный акт.

Узнайте больше информации о том, что такое сопроводительное письмо, как правильно составляется в бумажном и электронном виде, а также о том, как оформляются такие документы в ФСС, ПФР, различные компании, для работодателя и к акту.