Составление электронного сопроводительного письма для разных случаев: важные правила и нюансы написания

Современное делопроизводство уже невозможно представить без электронной переписки.

Появляются новые варианты, позволяющие привлекать внимание к определенному коммерческому предложению.

Одним из таких документов является электронное сопроводительное письмо.

Скрыть содержание

• Особенности такого документа и отличие от бумажного
• Как правильно написать для отправки по почте в различных случаях?
К резюме     К документам     К договору     В налоговую инспекцию     К коммерческому предложению    
• Заключение

Особенности такого документа и отличие от бумажного

Сопроводительное письмо – это тип официального сообщения, составленное в дополнение к документу, коммерческому предложению или резюме. Пишется с сохранением формата обычного делового письма.

Также стоит учитывать, что чтение с экрана монитора гораздо сложнее, чем с бумажного носителя. Очень важно правильно структурировать электронное письмо:

• разбивайте текст на логические абзацы;
• вместо длинных предложений используйте несколько коротких;
• отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Рассмотрим основные отличия бумажного письма от электронного варианта:

• бумажное письмо доступно всем, кто умеет читать, не требует знаний компьютера и электронных устройств, дойдет даже в деревню, где нет электричества;
• в письмо можно вложить материальный предмет или документ с оригиналами подписей;
• письмо с квитанцией/извещением является документом, который признается в суде.

Как правильно написать для отправки по почте в различных случаях?

К резюме

Составляя такое письмо к резюме, у соискателя появляется дополнительная возможность в доступной форме изложить важную информацию, которая может быть решающей при принятии решения работодателем.

1. Вступление в резюме начинается с обращения в официальной форме: «Здравствуйте, …», «Добрый день, …» и т.д.
2. В теле письма указывается вакансия, на которую претендует соискатель, важные данные о профессиональных достижениях, навыках работы, дополнительном обучении. Указывается все, что максимально развернуто и выгодно сообщит об успехах и возможностях претендента.
3. В заключении обязательно сообщаются данные отправителя, а также выражается признательность за полученное внимание к документу.

Скачать образец сопроводительного письма к резюме

К документам

Данный вариант сопровождает документацию различного характера и дает ряд преимуществ отправителю:

• Получатель не сможет отказаться от приема какого-то из документов, так как в сопроводительном сообщении обязательно перечисляются все отправляемые вложения.
• Есть четкие инструкции по выполнению конкретных действий адресатом, что необходимо подписать и отправить отправителю, а с чем достаточно ознакомиться.

Правила составления текста:

1. Вводный раздел оформляется в соответствии с единой схемой делового текста. В верхней части указываются общие данные компании, должность и Ф.И.О. получателя (возможно использование фирменного бланка организации). Обязательно проставляются дата, номер документа, указывается заголовок.
2. Основная часть текста начинается с обращения к адресату. Далее сообщаются задачи передачи документов, и просьба их рассмотреть. Под главным текстом нужно дать полный список вложений, которые отправляются, для снижения вероятности потери информации.
3. Завершается письмо данными отправителя: его должность, Ф.И.О и подпись.

О том, как составить сопроводительное письмо к пакету документов, вы можете узнать здесь, а все нюансы оформления грамотного СП с описью предоставляемых документов вы найдете в другой статье.

Скачать образец сопроводительного письма к документам

К договору

Строение данного вида схоже с сопроводительным письмом к документам. Разница – в изложении главного текста, который выглядит, как руководство к отправленному договору или соглашению.

1. Начало может быть оформлено на фирменном бланке или по аналогии с началом сопроводительного письма к документам, пишется наименование компании, должность и Ф.И.О. получателя данной информации. Ниже ставится дата, номер документа и при необходимости заголовок письма.
2. Главный текст письма формируется с официального обращения к получателю, далее кратко указывается информация о проделанной работе: «Высылаем в Ваш адрес…», «Направляем Вам…» и инструкция по выполнению дальнейших действий с документами: «Вам необходимо…», «Просим выполнить…».
3. Завершается текст данными отправителя, его подписью, должностью и Ф.И.О.

Скачать образец сопроводительного письма к договору

В налоговую инспекцию

Это пояснительная записка к основному тексту, отправляемому в налоговую инспекцию, по-другому, информационно-справочный документ, содержащий важные выдержки или данные для адресата.

С появлением электронного документооборота действующее законодательство позволило обмениваться с налоговой инспекцией документами в электронном формате. Для использования этой возможности требуется наличие электронной цифровой подписи и установки специального программного обеспечения. Данное требование содержится в п. 1 ст. 9 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» №129-ФЗ от 08.08.2001г.

Здесь предоставлена полная информация о порядке направления, их форме и составляющей, действиях, осуществляемых в регистрирующих органах и в МИ ФНС России по ЦОД.

Изложение информации в налоговую инспекцию происходит по общей форме делового письма:

1. В первой части письма указываются данные получателя: должность получателя, номер налоговой инспекции, город и Ф.И.О. получателя. Далее ставится дата, номер документа и заголовок письма.
2. В основной части текста обращение к получателю может не прописываться, чаще в этом нет необходимости. Текст в ИНФС с описью документов обычно начинается со слов: «Отправляем Вам …», «Высылаем Вам…», далее должен идти список отправленных документов.
3. Заключительная часть сопроводительного письма заканчивается указанием должности, Ф.И.О. и подписи отправителя.

Скачать образец сопроводительного письма в налоговую

К коммерческому предложению

Этот вариант можно назвать кратким предложением сотрудничества. Обычно его составляют в случае составления большого коммерческого предложения и если оно будет отправлено без сопроводительного письма, то возникает большой риск, что его совсем не откроют и не прочтут. Задача текста письма предоставить ответ на вопрос: почему стоит прочитать этот деловое предложение?

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению пишется в произвольной форме. Стоит помнить, что если получатель не ознакомится с коммерческим предложением в момент получения электронной почты, то навряд ли он прочитает его потом. Поэтому вся структура текста должна быть подчинена одной цели – заинтересовать и заставить прочитать вложение.

1. Начинается письмо с приветствия и обращения, желательно писать к конкретному человеку или компании.
2. Тело письма должно содержать сокращенную презентацию компании, основные ее выгоды, особенности предлагаемых товаров или услуг, главные моменты выгодного сотрудничества. Чуть ниже обязательно прописываются контакты.
3. Заканчивается изложение текста вежливой подписью отправителя: «С уважением… (наименование компании, должность и подпись)».

Скачать образец сопроводительного письма к коммерческому предложению

Заключение

Обобщив всю информацию по теме сопроводительных писем можно сделать вывод, что данный вид является не обязательным, но очень важным документом при желании обратить внимание на конкретное предложение или резюме. Не стоит упускать возможность лишний раз оставить о себе хорошее впечатление.