Запрос о предоставлении информации: как правильно дать ответ! Образец письма
Каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности, так или иначе, сталкивается с необходимостью составления письма для ответа на запрос.
В связи с этим необходимо знать порядок и правила составления такого рода документов.
Сегодня мы также расскажем, как отвечать на письмо в случае положительного и отрицательного ответа.
Скрыть содержание
- Содержание
- Универсальные фразы
- Как ответить на запрошенные данные?
- Пошаговая инструкция по составлению документа
- Часто встречающиеся ошибки
Содержание
Следует отметить, что запросы поступающие в организацию, могут носить самый разнообразный характер. Это может быть письмо из государственного органа, с налоговой инспекции, от покупателей, деловых партнеров, поставщиков и т. д. От перечня запрашиваемых документов и объема информации зависит срок ответа на запрос.
Ответ на запрос информации обычно имеет единое содержание, включающее следующие пункты:
- «Шапку» документа.
- ФИО и должность представителя организации, направившей ранее запрос.
- Регистрационные данные, а также тему письма.
- Обращение к представителю адресата документа.
- «Тело» ответа (подробно данный пункт будет описан ниже).
- Приложения (при наличии).
- ФИО, должность и подпись, лица возглавляющего организацию, выступающую отправителем письма.
- ФИО и контактный номер исполнителя документа.
Универсальные фразы
Составляя письмо – ответ на запрос о предоставлении информации, приходится использовать различные обороты деловой речи.Так, всё многообразие универсальных фраз, используемых при написании письма-ответа, можно условно разделить на следующие категории:
- Обращение: «Уважаемый (-ая)…..».
Иногда возникает вопрос, какую формулировку обращения выбрать – «Уважаемый господин Иванов» или «Уважаемый Анатолий Степанович». Ответ на данный вопрос следующий: если отношения с партнером только налаживаются, то рекомендуется использовать первый вариант. Если же организация, отправляющая письмо, активно сотрудничает с адресатом, то тогда можно выбрать второй вариант.
- Вступительные фразы:
- «В ответ на Ваш запрос информации…».
- «В отношении нашего телефонного разговора…».
- «В связи с …».
- «В ответ на Ваш запрос от …..№…..» и др.
- Ответ на вопрос:
- «К сожалению, вынуждены Вам сообщить….».
- «Пишу, чтобы сообщить Вам о….».
- «С радостью сообщаю Вам…..».
- «Отвечая на Ваш вопрос….» и т.д.
- Заключительные фразы:
- «Надеюсь, эта информация будет Вам полезна».
- «За дополнительной информацией обращайтесь в….».
- «Был рад Вам помочь».
- Прощание:
- «С уважением».
- «С наилучшими пожеланиями».
Как ответить на запрошенные данные?
Следует отметить, что письмо-ответ на запрос информации можно поделить на две большие группы:
- Положительный.
- Отрицательный.
Каждая из этих групп писем имеет свои особенности составления.
В случае положительного результата
Положительный ответ строится следующим образом:
- вначале необходимо кратко повторить содержание запроса, сделав ссылку на его дату и номер;
- далее следует предоставить информацию, которая запрашивалась адресатом письма.
При отказе
Отрицательный ответ должен содержать следующее:
- ссылку на тему запроса, направленного ранее, а также его номер и дату;
- причину отказа в предоставлении информации;
- констатацию отказа.
Составляя отрицательный ответ на запрос, весьма важно дать вежливый и деликатный отказ в предоставлении тех или иных данных.
Пошаговая инструкция по составлению документа
Инструкция по составлению письма-ответа на запрос имеет следующий вид:
- Начинать следует с «шапки» документа, указав в ней полное наименование своей организации, адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, телефон и факс.
Справка. Составлять ответ можно уже на готовом фирменном бланке организации. Как правило, он уже содержит все необходимые реквизиты.- Далее в правом верхнем углу следует указать ФИО представитель адресата, его должность и наименование организации, в которую направляется ответ.
- Затем указываются номер и дата регистрации ответа в журнале исходящей корреспонденции, а также регистрационные данные, полученного ранее, письма-запроса.
- Необходимо вежливо обратиться к представителю адресата, назвав его по имени и отчеству. Пример: «Уважаемый Александр Игоревич!».
- Далее можно приступать к написанию основной сути письма. Следует отметить, что его содержание будет отличаться в зависимости от характера ответа (положительный или отрицательный). Что должен включать каждый из вариантов, было описано выше по тексту.
- Приложения (могут быть в том случае, если, к примеру, у организации были запрошены документы, и она готова их выслать).
- В завершение, на документе ставиться подпись руководителя организации, а также данные об исполнителе письма, на тот случай если у адресата возникнут вопросы.
- Скачать бланк ответа на запрос о предоставлении информации
- Скачать образец ответа на запрос о предоставлении информации
Часто встречающиеся ошибки
Можно выделить следующие наиболее типичные ошибки, которые встречаются в письмах-ответах на запросы:
- ошибки при склонении фамилии представителя организации-адресат;
- отсутствие внятной и четкой причины отказа в предоставлении данных, которые были ранее запрошены;
- неверное построение ответа, с нарушением последовательности пунктов, которые должны быть в нем отражены;
- слишком длинные водянистые предложения, содержащие размытый смысл.
Внимание. Следует помнить, что одним из главных правил деловой переписки является краткость, четкость и однозначность.Таким образом, составление письма-ответа на запрос информации не представляет особой сложности. Главное четко знать последовательность всех пунктов содержания, а также соблюдать основные требования, предъявляемые к деловому письму.