Как правильно составить ответ на запрос о предоставлении информации, образец письма
Составление ответа на запрос информации является весьма распространённым видом делового письма, с которым неоднократно сталкивается каждый хозяйствующий субъект в ходе осуществления своей деятельности. Без знания основ делового письма невозможно деловое общение и правильное ведения переписки. В рамках данной статьи описан порядок и правила написания данного вида документа. Рассмотрены основные виды, оформление положительного и отрицательного ответа, а также приведен наглядный пример
Скрыть содержание
- Когда требуется?
- Какие виды существуют и каковы их особенности?
- Как правильно оформить?
- Как ответить?
Положительно ОтрицательноКогда требуется?
Условно, можно выделить несколько наиболее распространенных ситуаций, когда встает необходимость в составлении письма-ответа:
- В адрес государственных органов (например, при поступлении запроса от налоговой о предоставлении финансовой отчетности предприятия, отдельной информации о деятельности хозяйствующего субъекта и т.д.).
- В адрес поставщиков (например, если поставщик письменно запросил уточненный список материалов, на которые оформляется заказ).
- В адрес покупателей (например, при поступлении запроса о возможности осуществления поставки товара на определенную дату).
- В адрес судебных органов (например, запрос судом конкретных доказательных документов).
- В банковское учреждение (например, если банк запросил справку о деловой репутации из другого банка, обслуживающего организацию).
- В адрес физического лица (например, в ответ на запрос информации о возможности устроиться на определенную должность в данную организацию) и др.
Какие виды существуют и каковы их особенности?
Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:
- Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
- Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.
Главная особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.
Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.
При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.
ВАЖНО. Также в отрицательном письме рекомендуется указать, при каких условиях организация, направившая запрос, сможет получить запрашиваемую информацию.Как правильно оформить?
Порядок составления ответа на запрос информации можно представить в виде пошаговой инструкции:
- Составление шапки документа. В левом верхнем углу необходимо указать полные реквизиты организации, от которой направляется ответ (наименование, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, адрес, контактный телефон, факс).
В правом верхнем углу указывается имя должностного лица организации, в которую направляется документ. Как правило, документы составляются на имя генерального директора предприятия.- Необходимо проставить номер и дату регистрации документа в журнале исходящей корреспонденции. По желанию можно также кратко указать тему письма. Однако данное требование не является обязательным.
- Далее необходимо выразить обращение к представителю организации, в которую будет направлен ответ на запрос. Пример: «Уважаемый Иван Сергеевич!».
- Составление «тела» документа. Содержание ответа будет отличаться в зависимости от его вида. При положительном ответе указывается:
- реквизиты ранее направленного запроса (номер и дата регистрации), а также его основная суть (буквально пару слов);
- информация по запросу.
В случае отрицательного письма указываются:
- реквизиты и содержание запроса (по аналогии с положительным письмом);
- причина отклонения просьбы;
- констатация отказа.
- Приложения. Указываются в случае, если была запрошена какая-либо документации, которую предприятие готово представить.
- Ставится подпись генерального директора организации или его представителя, а также печать юридического лица.
Важно! В левом нижнем углу документа необходимо указать фамилию и номер телефона исполнителя документа (на случай возникновения вопросов со стороны адресата).Как ответить?
Положительно
ООО «Силуэт» Генеральному директору
г. Москва, ул. Ленина, д. 54 ООО «Стиль»
тел. (095) 967-32-45, факс. (095) 957-23-11 Шинкарюк Е.С.
ОКПО 2885678, ОГРН 1023678954746
ИНН/КПП 77894364/773553
13.12.17 № _46__
На № 01-19/678 от 10.12.17
Уважаемый Евгений Сергеевич!
В ответ на Ваш запрос от 10 декабря 2017 года № 01-19/678 о представлении расценок на новую коллекцию «Жемчужина», направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается). Также рады сообщить Вам о том, что мы готовы предоставить скидки на отдельные наименования единиц коллекции (размер скидки зависит от объема закупок).
Приложение на __5__ л.
С уважением,
Генеральный директор ООО «Силуэт» Иванов П. Д.
- Скачать бланк ответа на запрос о предоставлении информации
- Скачать образец положительного ответа на запрос информации
Отрицательно
ООО «Эксим» Петровой Е. П.
г. Москва, ул. Забелина, д. 36 г. Москва, ул. Ленина, д. 41. Кв. № 9
тел. (095) 987-11-32, факс. (095) 934-56-51
ОКПО 267459, ОГРН 103526384949
ИНН/КПП 7746475/7748576
11.10.17 № _33__
На № 01-19/412 от 05.10.17
Уважаемая Елена Павловна!
В ответ на Ваш запрос от 11 октября 2017 года № 01-19/412 о возможности устроиться в нашу компанию на должность главного бухгалтера, сообщаю, что ООО «Эксим» отказывает Вам в заключении трудового договора в связи с несоответствием требованиям, предъявляемым к должности главного бухгалтера, а именно:
- опыт работы в аналогичной должности не менее 5 лет;
- ведение бухгалтерского учета в коммерческой организации.
Указанные требования отражены в должностной инструкции главного бухгалтера № 21, утвержденной приказом генерального директора ООО «Эксим» от 15.01.10 г. № 45 «Об утверждении должностных инструкций».
С уважением,
Генеральный директор ООО «Эксим» Голубев А.Ю.
Скачать образец отрицательного ответа на запрос информации
Подводя итог, следует отметить, что письмо – ответ на запрос информации должно соответствовать основным требованиям, предъявляемым к деловой переписке (деловой стиль изложения, краткость, точность, отсутствие размытых фраз). Кроме того, оно должно составляться на фирменном бланке организации (при его наличии).