Все нюансы ведения штатного расписания: типовой шаблон унифицированной формы Т-3 и правила его заполнения

При устройстве на работу нас знакомят с множеством внутренних документов, предлагают подписать различные акты и положения, а, главное, предоставляют информацию об оплате труда и графике работы.

На предприятиях создается отдельный документ, в котором отражается информация о сотрудниках, стоит уделить его изучению время, ведь именно от него в дальнейшем будет зависеть зарплата и нагрузка.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Что это такое?

Штатное расписание – это документ, где описывается структура, штат, количество сотрудников на предприятии, так же указывается должность и соответствующая ей заработная плата. Именно с помощью этого акта можно проанализировать численность и эффективность работы определенного цеха или всего предприятия в целом.

Оно предоставляет возможность сравнить отделы по количеству сотрудников, зарплате, квалификации. Штатное расписание поможет понять, насколько актуальна вакансия и нужен ли определенный отдел.

Фото

Посмотрите фото, как выглядит пример штатного расписания предприятия.
Фото 1
Фото 2
Фото 1

Обязательно ли оно?

В советское время, без преувеличения, это был практически основной документ, по которому шел расчет зарплат и премий. Сегодня, когда процветает малый бизнес и предприятия направляют все силы на увеличение прибыли, штатное расписание не имеет такой важности. Руководитель и так скажет, кто и как работает.

Может ли организация получить штраф, если штатное расписание отсутствует? Однозначного ответа нет, при необходимости, каждый может сделать, как ему удобнее. Дело в том, что в Трудовом кодексе сегодня нет утверждения, что это обязательный документ, но в то же время, в некоторых статьях присутствует формулировка «в соответствии со штатным расписанием…».

На данный момент, преобладающее число фирм, как государственных, так и частных, все же предпочитают иметь данный документ. На это есть несколько причин:

  • Легко проанализировать будущие затраты на зарплату.
  • Есть возможность актуализировать требуемые вакансии.
  • Налоговые и трудовые инспекции гораздо быстрее проведут проверку, ведь сравнив информацию в штатном расписании и все выплаты сотрудникам, можно понять насколько честная бухгалтерия на предприятии.
Важно! Оклад работника в приказе о приеме на работу и трудовом договоре должен быть таким же, как и в штатном расписании.

Кто отвечает за ведение?

В справочнике должностей написано, что составлением расписания занимается экономист по труду. Если организация крупная, то может быть выделен целый отдел, который занимается распределением нагрузки, ведет учет нормы часов и подсчитывает предполагаемую зарплату и премию сотрудников.

Для небольших фирм выделение даже отдельного человека может быть весьма проблематичным, поэтому чаще всего учет ведет бухгалтерия. Так же руководитель может сам определить сотрудника, который будет заниматься заполнением штатного расписания.

Если у сотрудника в должностной инструкции не прописан данный пункт, то необходимо составить приказ о включении штатного расписания в круг обязанностей и дать ознакомиться под подпись у работника.

Разработка

Чтобы избежать ошибок в составлении расписания стоит внести информацию в какой-либо локальный акт, это может быть Инструкция по делопроизводству. В нем следует в первую очередь указать:

  • РазработкаСрок разработки, а так же внесения изменений.
  • Список документов и актов, на основании которых происходит составление штатного расписания.
  • Человека (можно нескольких), которые будут ответственны за составление и ведение штатного расписания.
  • Сотрудника, с которым нужно согласовывать изменения.

Разработка штатного расписания:

  1. Указать все структурные подразделения и должности на предприятии. Порядок перечисления решает руководитель.
  2. Подсчитывается численность штатных единиц исходя из информации от фонда по заработной плате. Не стоит забывать про сотрудников, которые работают не целый рабочий день.
  3. Проверяем на соответствие название должностей по справочнику должностей.
  4. При составлении расписания необходимо выяснить, какие виды надбавок существуют на предприятии, если надбавок нет, то колонки оставляем пустыми, но не удаляем.
  5. Устанавливаем размер заработной платы для каждой штатной единицы.

Утверждение

Утверждение штатного расписания:

  1. Подготовка итогового проекта штатного расписания. Обычно проект должен быть готов к 1 января.
  2. Утверждение расписания руководителем.
  3. Составление приказа об утверждении расписания.
  4. Проставить номер приказа и дату в отдельной графе штатного расписания.

Чтобы штатное расписание имело силу, необходимы определенные документы и акты. Порядок действий:

  1. Издается приказ о необходимости создать штатное расписание.
  2. Данный приказ регистрируется в специальном журнале для приказов по основной деятельности.
  3. Заверяют приказ заинтересованные лица, которые участвовали в разработке штатного расписания.
  4. После составления расписания с ним должны ознакомиться руководитель, главный бухгалтер, а так же начальник кадрового отдела. Если возражений нет, то расписание заверяется подписями.
  5. Издается приказ об утверждении штатного расписания.

Как только расписание утверждено руководителем оно вступает в силу.

Чем отличается от штатной расстановки?

В делопроизводстве используется так же такой документ, как штатная расстановка. На первый взгляд, может сложиться мнение, что документы друг друга дублируют. Штатная расстановка – это акт, в котором указываются свободные должности, опирается на штатное расписание. Чем отличается от штатной расстановки?Общие пункты:

  • Структура подразделений организации по возрастающей, от обычных сотрудников до управляющих.
  • Какие должности должны быть в компании, чтобы она успешно функционировала.
  • Необходимое число сотрудников.
  • Размер заработной платы, как по каждой должности, так и в целом по предприятию.

В штатной расстановке дополнительно указывается, какая должность свободна и на какой период. Например, сотрудник находится в декретном отпуске и вакансия актуальна только на время его отсутствия.

Штатная расстановка не является обязательным документом, однако она может существенно облегчить жизнь руководителя отдела кадров при приеме на работу и поиске сотрудников.

Название данного документа иногда изменяется, можно встретить и штатную книгу, штатный список, и замещение должностей, но смысл остается неизменным.

Порядок оформления

При первой попытке самостоятельно составить примерную структуру документа сразу же возникает вопрос, предусмотрена ли какая-то типовая форма для его оформления и какой номер она имеет? На данный момент для штатного расписания используется унифицированная форма Т-3, она рекомендуется для всех организаций. На это есть несколько причин, одна из которых это упростить работу кадровой службы и свести к единому виду основные документы на предприятии. Однако на тему этого документа было много споров.

В январе 2013 года письмо Роструда разрешило предприятиям самостоятельно разрабатывать форму штатного расписания, но в приоритете осталась форма Т-3, утвержденная много лет назад, еще в 2004 году. Сегодня в интернете можно найти множество инструкций по заполнению документов, так же подобные ресурсы предоставляют возможность скачать бланк. Таким образом, даже человек с небольшим опытом сможет легко разобраться в данном вопросе.

Содержание

Типовое штатное расписание по форме Т-3 представляет собой таблицу, которая состоит из 10 пунктов:

  • Наименование структурного подразделения. Это может быть филиал, цех или отдел, в зависимости от того, насколько велика фирма.
  • Код подразделения. Часто эту графу не заполняют, однако для крупных предприятий это актуально. Присваивается по тому же принципу, что и структурное подразделение. Каждому отделу свой код (01, 02 и т.д.)
  • Должность или специальность. При необходимости указывается так же категория и разряд. Всю информацию нужно указывать без сокращений в именительном падеже.
  • Количество штатных единиц. Здесь указывается требуемое количество ставок на определенную должность. При этом не обязательно указывать целую ставку, можно указать 0,5 ставки, это будет значить, что количество часов у сотрудника будет сокращенно вдвое. Так же на предприятии могут быть заняты не все ставки, а какие-то оставаться свободными.
  • Оклад или тарифная ставка. В данном пункте может быть указанна конкретная сумма, так и значение от минимального до максимального по данной должности. Можно указать, что оплата по этой специальности сдельная, но должна присутствовать ссылка на положение по оплате труда.
  • Надбавка. Данной категории отводится сразу 3 пункта (6, 7, 8). Надбавки могут быть за работу в ночное время, в выходные, уборку санузлов, северные и прочие доплаты. Те, которые присутствуют в данной организации указываются в перечисленных колонках.
  • Всего в месяц. Здесь проставляется итоговая сумма по штатным единицам за месяц. Если в предшествующих колонках сумма указывается за разный промежуток времени (день, час), то ставится оклад или прочерк.
  • Примечание. Здесь идет ссылка на локальный акт, который регламентирует оплату труда или минимальную сумму, которую получит штатная единица за месяц.

Как внести изменения?

На предприятии в любой момент может что-то измениться, поэтому информация в штатном расписании периодически может актуализироваться. Чаще всего может меняться:

  • Наименование структурного подразделения.
  • Должность, которая указана в расписании.
  • Количество штатных единиц.
  • Надбавки и ставки.

Даже если изменения незначительны, они сразу должны отразиться в штатном расписании. Это делается с помощью приказа, который подписывают ответственные лица и руководитель.

Важно! Исправления штатного расписания могут повлиять на оплату труда сотрудников и их график, но ни при каких обстоятельствах эти правки не должны нарушать права сотрудников.

Так же одной из причин изменения в расписании может стать сокращение на предприятии. В этом случае из штатного расписания необходимо убрать вакантные штатные единицы, так же делается приказ о сокращении численности сотрудников. Бывают случаи, когда ставку нужно заменить другой. Например, на предприятии есть ставка маляра, но сейчас нет в нем необходимости, зато нужна ставка дворника.

Правильно внести изменения через приказ, который содержит несколько пунктов.

  1. Исключаем ставку маляра.
  2. Вводим ставку дворника.

Далее этот приказ заверяется, и вносятся изменения в расписание.

Из вышеперечисленного стало ясно, насколько полезным инструментом является штатное расписание. Оно помогает облегчить работу бухгалтера и делопроизводителя, а так же лучше просчитать затраты и определить потребность предприятия в кадрах. Главное, чтобы в нем отражалась только актуальная информация.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Разделы в рубрике "Штатное расписание"

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *