Как оформить приказ об изменении в штатном расписании в связи с сокращением или увеличением числа сотрудников?

Необходимость внести коррективы в штатное расписание периодически возникает в работе каждого предприятия. Если дела организации идут хорошо, компания развивается, вместе с этим расширяется фронт работ. Это позволяет ввести в штат новые вакансии и увеличить количество сотрудников.

В противном случае (если фирма приходит в упадок, либо же происходит реорганизация, меняющая направление деятельности компании), руководство бывает вынуждено принимать решение о сокращении штатов и внесении изменений в должностном составе. По этому случаю издаётся приказ об изменении в штатном расписании в связи с сокращением или увеличением штата.

Скрыть содержание

• Кто ответственен за составление?
• Общие правила при написании
• Какая информация содержится?
• Печати и подписи
• Пример документа

Кто ответственен за составление?

Приказы – прерогатива руководства, однако подготовить проект распорядительного документа оно может поручить другим сотрудникам, выдав устное распоряжение:

• кадровой службе;
• своим заместителям;
• бухгалтеру;
• штатному юристу (если он есть);
• работнику, в обязанности которого входит формирование и редактирование деловой документации согласно приказу по предприятию.

Составить текст документа может и сам руководитель.

Общие правила при написании

Правила составления данных бумаг, имеющих распорядительную силу, подробно описаны в “ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация”. Однако с января 2013 года использование рекомендованных форм не является обязательным. Кадровые приказы могут быть написаны в произвольной, либо же за формой, принятой в учреждении.

Целесообразно придерживаться следующих принципов формирования приказа:

1. Приказ является официальным документом, поэтому должен быть составлен в деловом стиле.
2. Документ оформляется на специальном бланке, установленного предприятием образца (обычно с эмблемой и реквизитами организации).
3. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (точка в конце заголовка не ставится).
4. Текст приказа отделяется от заголовка 2 или 3 междустрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
5. Приказ составляется из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
6. Информация в приказе излагается чётко, лаконично и последовательно, не допуская двусмысленных толкований.
7. Констатирующая и распорядительная часть оформляется нумерованным списком пунктами и подпунктами (например пункт 1, ниже подпункт 1.1 и так далее). При необходимости, например, при перечислении должностей, может употребляться маркированный список.
8. Названия должностей указываются полностью, а их формулировки должны соответствовать действующему штатному расписанию (для работающих сотрудников) и ожиданиям работодателя (для вакантных должностей). Например, присутствует разница в должностных обязанностях преподавателя истории и преподавателя истории искусств, психолога и психолога-диагноста, юриста и юрисконсульта.
9. Тарифная ставка или размеры окладов пишутся цифрами.
10. В документе указываются конкретные даты (сроки) вступления в действие приказа, а также сроки уведомления работников, подлежащих увольнению, о предстоящих изменениях.

Какая информация содержится?

Бланк приказа об изменении в штатном расписании в связи с сокращением или увеличением штата содержит ряд последовательных позиций. Вводные реквизиты включают:

• полное наименование организации, в том числе полностью организационно-правовая форма (часто ниже добавляется сокращенное наименование, закреплённое в уставе, например ООО “Стабильность”);
• заголовок: “ПРИКАЗ”;
• отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа);
• место составления или издания приказа (населённый пункт);
• подзаголовок, например, “об изменении штатного расписания”, ” о сокращении штатов”, “об утверждении штатного расписания”, ” о расширении штата”.

Констатирующая часть содержит:

1. целевое назначение документа (преамбула), например, “в целях совершенствования организационной структуры учреждения”, “в связи с оптимизацией работы предприятия”, “в связи с реорганизацией компании”, “из-за сокращения объёма работ”, “в целях оптимизации организационной структуры в связи с производственной необходимостью”;
2. слово: “ПРИКАЗЫВАЮ”, после которого ставится двоеточие;
3. предложение внести изменение в действующее штатное расписание со ссылкой на номер приказа, согласно которому оно было утверждено;
4. должности, которые вводятся (в количестве штатных единиц), их оклады. (Если создаётся целый отдел, прописывается его название и ниже перечисляются вакансии).

В распорядительной части:

• формулируется распоряжение с указанием должности и ФИО ответственного за исполнение приказа;
• указываются ссылки на законодательную базу (статьи КЗоТ РФ) в случае увольнения сотрудников и выплаты им полагающейся компенсации;
• определяется должностное лицо, которое будет контролировать исполнение приказа (эти полномочия руководитель может возложить и на себя);
• указывается дата вступления приказа в действие.

Печати и подписи

Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия.

• Должность руководителя и его подпись с расшифровкой прописываются под распорядительной частью.
• Ниже помещается фраза: “С приказом ознакомлены” и ставится двоеточие.
• Под ним – списком должности ответственных лиц, их фамилии, инициалы, личные подписи и даты ознакомления с содержанием приказа.

Готовый приказ утверждается печатью предприятия.

Пример документа

Вот как можно оформить приказ об изменении в штатном расписании количества штатных единиц:

Общество с ограниченной ответственностью “Шик и Блеск”

(ООО “Шик и Блеск)

ПРИКАЗ № 15

26.03.2018 № 123-ШТ

г. Энск

Об изменении штатного расписания

В связи с усовершенствованием организационной структуры с целью повышения качества услуг ООО “Шик и Блеск”

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести следующие изменения в штатное расписание, утверждённое приказом № 1-ШТ от 12.04.2016 года.
   • В штатное расписание ввести должности: – клинер по генеральным уборкам коттеджей – 4 шт. единицы, с окладом 17000 рублей: – специалист по химчистке ковровых покрытий и мебели – 2 шт. единицы с окладом 15000 рублей; – уборщик складских помещений – 3 шт. единицы с окладом 12000 рублей.
   • Создать одел рекламы штатной численностью 3 единицы: – начальник отдела – 1 шт. единица с окладом 40000 рублей; – специалист по рекламе – 2 шт. единицы с окладом 30000 рублей. Основание: представление замдиректора Чистякова О.К. от 12.03.2018.
   • Вывести из штатного расписания должность менеджера – 1 шт. единица. Основание: представление главного менеджера коммерческого отдела Рублёва П.С. от 11.03.2018.
2. Начальнику отдела кадров Мухобойникову П.Х. обеспечить подбор кадров соответственно вакансиям и предупредить работников, подпадающих под сокращение, за два месяца до увольнения (ст. 180 ТК РФ).

Главному бухгалтеру Экономовой В.П. оформить выплату компенсаций работникам в связи с сокращением штатов.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Данный приказ вступает в силу с 28.03.2018 года.

Генеральный директор ООО “Шик и Блеск” (подпись) Мойкин Б.Н.

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров (подпись) Мухобойников П.Х.

Дата: 27.03.2018

Главный бухгалтер (подпись) Экономова В.П.

Дата: 27.03.2018

• Скачать бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с сокращением штата
• Скачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с сокращением штата
• Скачать образец приказа об изменении штатного расписания в связи с увеличением штата

После того, как будет определён конкретный сотрудник, подлежащий увольнению, его должны ознакомить с документом. Приказы об изменениях в структуре штатного расписания дают возможность вносить законные правки в кадровый состав учреждений, организаций, тем самым лучшим образом решая поставленные задачи.