Инструкция по оформлению приказа о внесении поправок в штатное расписание в связи с изменением должности

Любая фирма имеет определенный должностной состав, закрепленный специальным документом, который, как известно, называется штатным расписанием. Внося в него коррективы, руководство осуществляет управление фирмой, занимается отладкой системы оплаты труда и оптимизацией организационной структуры.

Штатное расписание отражает структуру предприятия – в том числе и названия должностей. Поэтому в тех случаях, когда должность меняется, должно быть изменено и расписание. Для этого руководитель должен издать особый приказ. Каковы требования к такому документу?

Скрыть содержание

• В каком случае необходим документ?
• Кто должен составлять и подписывать?
• Что нужно отразить в документе?
• Как выглядит текст?
• Оформление составленного распоряжения
• Заключение

В каком случае необходим документ?

Необходимость штатного расписания предусмотрена рядом подзаконных актов (в частности, изданных Рострудом). Кроме того, оно упоминается и в статьях самого ТК РФ. Относясь к числу локальных актов, расписание должно быть утверждено письменным распоряжением (приказом) руководителя компании.

Руководитель должен письменно распорядиться о корректировке расписания, когда:

• Должность переименовывается.
• Изменяется количество штатных единиц по ней.
• Изменяется оклад (может ли быть одинаковая должность с разными окладами?).
• Вносятся иные изменения, касающиеся должности, внесенной в штатное расписание.

Кто должен составлять и подписывать?

Разработка приказа, которым вносятся изменения в штатное расписание, происходит в порядке, предусмотренном на конкретном предприятии. Вопрос этот регулируется положениями, должностными инструкциями и другой документацией, утверждённой ранее.

Поскольку изменения должности касаются условий трудового договора, вносить их должен работодатель – именно он, согласно ТК РФ, является одной из сторон трудового договора. В том случае, когда работодателем является ИП, приказ должен быть подписан им.

Но если речь идёт об организации, необходимо учитывать:

1. Требования гражданского законодательства, касающиеся порядка управления в этом типе организаций. Речь идёт как о ГК РФ, так и о конкретных законах, регулирующих деятельность отдельных видов организаций (ООО, АО и т. д.).
2. Устав организации. В нём должно быть указано, кто именно наделён полномочиями по управлению организацией.

Составлять и подписывать обязательное для исполнения распоряжение может:

• Руководитель всего предприятия в целом. Это – самый распространённый вариант.
• Лицо, исполняющее обязанности руководителя по доверенности или в силу других обстоятельств.
• Сотрудник, надёлённый такими полномочиями в силу Устава или распоряжения руководителя, если это допускается действующим законодательством.
  Бывают организации, где решение кадровых вопросов официально возлагается на заместителя директора, занимающего должность директора по кадрам или аналогичную.

Что же касается непосредственно составления текста, то этим может заниматься как руководитель, так и любой работник, имеющий соответствующие полномочия. В этом случае важно лишь кто ставит свою подпись.

Что нужно отразить в документе?

Приказ, которым изменяется штатное расписание, должен включать в себя:

• Название организации, руководителем которой он издан.
• Дата и порядковый номер. Он присваивается в соответствии с действующей на предприятии системой регистрации документов.
• Название приказа («О внесении изменений в штатное расписание…» или аналогичное).
• Основания для того, чтобы изменения были внесены (хотя бы описательно выраженные).
• Распоряжение («Приказываю» или аналогичный термин).
• Суть вносимых изменений.
• Сроки исполнения.
• Лица, ответственные за выполнение приказа.
• Подпись лица, издавшего приказ.
• Отметка о специалисте, готовившем проект документа. Последнее не обязательно, но часто практикуется.

Как выглядит текст?

Приказ может выглядеть следующим образом:

«ООО «Фортуна»

ПРИКАЗ №24-К от 03 марта 2018 года

О внесении изменений в штатное расписание № К-ШР-1, утверждённое Приказом №2 от 14.08.2017 г.

В связи изменением наименования должности и приведением её в соответствие с действующими нормативными актами Минтруда и соцзащиты РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в штатное расписание № К-ШР-1 следующие изменения:

1. С 03 марта 2018 года вместо должности №2.3 «Маркетолог» в штатном расписании указать название должности «Менеджер по маркетингу детских товаров и услуг».
2. Установить оклад по должности №2.3 в размере 60 000 (шестидесяти тысяч) рублей.
3. Специалисту по кадрам Шаповаловой Н. Ю. подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору менеджера по маркетингу детских товаров и услуг Семёнова М. П.
4. Ответственность за исполнение настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ООО «Фортуна» А. А. Кутченко»

• Скачать бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с изменением должности
• Скачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с изменением должности

Оформление составленного распоряжения

Требования к оформлению приказа, которым изменяется штатное расписание, такие же, как и к любому другому письменному указанию руководителя организации.

Требования к оформлению приказа:

• Документ должен быть подготовлен в письменном виде.
  Одного электронного файла недостаточно, даже если на предприятии и действует система электронного документооборота.
• Из его текста должно однозначно следовать, какое именно распоряжение дал руководитель. Неоднозначные и двусмысленные формулировки недопустимы.
• Приказ заверяется подписью лица, имеющего право без доверенности действовать от имени организации – то есть единоличного исполнительного органа, руководителя.

  Кто именно является руководителем и каковы его полномочия, определяется как ТК РФ, так и гражданским законодательством о конкретном виде юридических лиц : соответствующей главой ГК РФ, ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и т. д.

• В том случае, если документ подписан не руководителем, подписавшее лицо должно иметь соответствующие полномочия на основании Устава организации либо доверенности, выданной руководителем.
• При необходимости документ заверяется печатью организации.

Заключение

Любые распоряжения, касающиеся кадровой структуры предприятия, должны исходить от его руководства. Следовательно, и изменения должности и ее названия, оклада или другой информации в штатном расписании должны быть утверждены распоряжением, которое в письменном виде издаёт руководитель. Лишь после подписания лицом, имеющим соответствующие полномочия, документ считается вступившим в силу.