+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Вносим изменения в штатное расписание: образец уведомления и другие необходимые документы

Изменения в штатном расписании происходят сообразно изменениям в структуре предприятия, численности его сотрудников, расстановке должностей и способах оплаты труда.

Каждое изменение имеет причину (основание). Документальное оформление оснований для внесения изменений в штатное расписание – требование законодательства (ст. 57 ТК РФ, раздел 1) и удобный для предприятия механизм формирования истории преобразований.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Какие документы требуются?

Замена формы Т-3 или внесение изменений в штатное расписание происходят по прямому распоряжению руководителя организации, оформленному в виде приказа. Возможны два варианта корректировки формы Т-3:

  • В случае масштабных изменений требуется замена формы.
  • При незначительных корректировках достаточно установить изменения приказом «о внесении изменений в ШР».

Список документов, которые участвуют в изменении штатного расписания:

  1. Служебная записка.
  2. Финансово-экономический расчет.
  3. Письмо/уведомление об изменении законодательства.
  4. Трудовое соглашение
  5. Уведомление сотрудника о внесении изменений в ШР.
  6. Трудовая книжка.

Отличие бумаг на утверждение и на внесение корректив

Чем же отличаются документы на утверждение и изменение? Оформление приказов регламентируется Постановление Госстандарта России №65-ст от 3 марта 2003 г.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 в бланке приказа должны присутствовать такие переменные реквизиты, как заголовок и текст. Отличие приказа об изменении от утверждающего распоряжения заключается в формулировках этих реквизитов.

В случае корректировки утвержденной формы издается приказ с заголовком «О внесении изменений в штатное расписание» Если корректировки масштабные, то правильнее утвердить новую обновленную форму. Заголовок приказа будет таким: «Об утверждении штатного расписания».

Внесение правок в документ, отражающий структуру организации, происходит в результате рассмотрения:

  • служебной записки;
  • письма;
  • пояснительной записки;
  • уведомления;
  • технико-экономического обоснования;
  • финансового отчета;
  • аналитической записки.

Последствием принятия решения о необходимости корректировки ШР, например, в связи с изменение окладов, наименований должностей, условий труда, сокращением штата, у работодателя возникает необходимость оформления ознакомительных, информирующих, согласующих документов:

  1. Согласие работника.
  2. Трудовое соглашение.
  3. Личная карточка.
  4. Трудовая книжка.
  5. Правила внутреннего трудового распорядка.
  6. Положение об оплате труда и премировании

Для чего и как составляются?

Приказ

Этот документ по основной деятельности оформляется в тот момент, когда решение об утверждении штатного расписания уже принято, разработан механизм и определены исполнители.

Издание приказа информирует сотрудников предприятия или заинтересованных должностных лиц о завершении обсуждений по теме, принятых решениях и запуске процедур реализации этих решений.

Пример. Текст приказа: «О внесении изменений в штатное расписание».

На сновании данных, полученных от финансовой службы и служебной записки руководителя отдела упаковки

ПРИКАЗЫВАЮ: Установить оклад по штатной единице «оператор упаковочного оборудования» в размере 17 000 (Семнадцать тысяч) рублей.

Ввести в действие настоящий приказ с 1 апреля 2018 года.

Назначить исполнителем главного бухгалтера Денежных А..В.

Контроль исполнения приказа возложить на заместителя директора по кадровым вопросам Жилину А.П.

Директор И.Л. Казак.

Служебная записка

Служебная записка служит поводом для рассмотрения вопроса изменения условий труда или структуры. Направляется руководителем среднего звена директору организации. Содержит обоснование просьбы, саму просьбу и предложения по порядку исполнения просьбы.

Пример. Текст служебной записки с просьбой рассмотреть возможность повышения окладов сотрудникам отдела рекламы.

Считаю необходимым повысить уровень заработной платы сотрудникам отдела рекламы до среднего по региону.

Согласно результатам мониторинга заработных плат (приложение №1) средний уровень дохода аналогичных специалистов превышает материальное вознаграждение сотрудников отдела рекламы ООО «Пилон» на 10-15%. Учитывая, что с 1 марта 2017 года в связи с открытием 5 розничных точек планируется увеличение производственной нагрузки, текущий уровень дохода является низким и может спровоцировать массовые увольнения.

Прошу оценить финансовые возможности предприятия для повышения окладов:

  1. 18000 рублей – маркетолог;
  2. 16500 рублей – специалист по рекламе;
  3. 25000 рублей – руководитель отдела.

Приложение: Анализ вознаграждений маркетологов и рекламных агентов на примере 5-и организаций региона.

Пояснительная записка

В крупных организациях со сложной организационной структурой, где штатное расписание каждого удаленного подразделения утверждается должностными лицами управляющей компании, к проекту формы Т-3 прилагается пояснительная записка. Этот документ дает расширенные комментарии об особенностях работы подразделения, приводятся значения экономических и финансовых показателей, которые подтверждают правильность расчета планируемой численности.

Пояснительная записка содержит заголовок, обоснование и перечень изменений, вносимых в форму Т-3.

Пример. Текст пояснительной записки к приказу о внесении изменений в штатное расписание ООО «Пеликан».

«В связи со значительным увеличением объема работ высокой сложности, возникших в рамках выполнения программы поставок. предлагаю:

Преобразовать две штатные единицы должности специалиста в должность главного консультанта в отделе сбыта.

Целью внесения данных корректировок – оптимизация процесса реализации, увеличение объемов продаж».

Скачать образец пояснительной записки об изменении штатного расписания

Уведомление

При внесении в форму Т-3 корректировок, которые затрагивают интересы сотрудников (новое название должности, скорректированный размер оклада, надбавок), по инициативе работодателя или в связи с изменением законодательства, требуется письменное уведомление работника о предстоящих переменах.

Пример. Уведомление об изменении существенных условий трудового договора.

Уважаемая Екатерина Борисовна!

Соблюдая трудовое законодательства (ст.74 ТК РФ) уведомляем Вас о том, что в связи с повышением МРОТ с 01 апреля 2017 года будут изменены условия трудового договора №77/14, заключенного с Вами 18.06.2005г.:

Работнику устанавливается должностной оклад в размере 11470,00 (одиннадцать тысяч четыреста семьдесят рублей 00 копеек).

Директор О.В. Панин.

С уведомлением ознакомлен ФИО, подпись.

Копию уведомления на руки получил ФИО, подпись, дата.

Новый документ

Процедура подготовки и утверждения нового штатного расписания запускается при условии масштабных правок структуры и окладов. Процесс аналогичен созданию документа в начале календарного года.

После согласования с руководителем всех ожидаемых перестановок, данные консолидируются, и на их основании заполняется пустая форма Т-3. Приказ об утверждении нового штатного расписания указывает на дату введения в действие документа и ответственных за подготовку документа и процедуру уведомления сотрудников о грядущих изменениях.

Заключение

Необязательный для составления документ – штатное расписание оказывается значимым, когда речь заходит о сроках хранения. Штатное расписание (и проекты штатных расписаний) должно храниться в организации 5 лет (п.72 Перечня). Переписка, связанная с разработкой и сменой формы Т-3 , – не менее 3-х лет

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий