+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Особенности внесения изменений в штатное расписание: порядок их оформления и утверждения

Любое успешное предприятие вносит реформы с целью развития, и эти изменения, в свою очередь, затрагивают сотрудников фирмы. Чтобы зафиксировать перемены и оповестить о них людей, работодателю приходится делать правки в штатном расписании компании или вовсе составлять новое.

Давайте рассмотрим, что это за процедура, как часто можно вносить изменения и как сделать всё правильно, чтобы не нарушить закон и права работника.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Требования законодательства

Никаких ограничений на то, сколько раз в год можно вносить изменения в штатное расписание, не устанавливается. Другими словами, работодатель имеет полное право корректировать расписание так часто, как ему будет угодно. Другое дело, что непрекращающееся внесение правок может вызвать чрезмерный интерес у трудовой инспекции.

Трудовым кодексом накладываются ограничения только на основания для изменения количества и качества персонала. Другие же аспекты в рамках, соответствующих собственным уставным правилам компании, каждая отдельная организация вольна регулировать, опираясь на собственные интересы и сложившуюся в фирме ситуацию.

ВАЖНО! Если планирующееся внесение изменений в расписание подразумевает увольнение части работников в связи с проводящимися сокращениями, то согласно ст. 180 ТК РФ эти лица должны быть об этом решении уведомлены не менее чем за два месяца до фактического увольнения.

В этом случае выпускается специальный приказ, который дают для изучения увольняемому работнику, после чего тот должен собственной подписью подтвердить, что он предупреждён.

Это делается для того, чтобы потеря работы не была для людей как гром среди ясного неба, чтобы они за предоставляемые им два месяца успели подыскать себе какую-нибудь другую работу.

Правило о предварительном оповещении относится не только к сокращениям. Аналогичная процедура должна проводиться при введении любых других изменений, которые существенно сказываются на рабочих условиях сотрудников. Таковы, например, размер зарплаты, профессиональный разряд, название профессии и другие.

Важный нюанс при проведении в коллективе сокращений – после него не должно оставаться незанятых рабочих мест, аналогичных тем, что были упразднены и сотрудники с которых были уволены.

Приведем в пример ст. 81, п. 2 (сокращение персонала), в этой статье идет речь о ситуации возникшей после увольнения, то есть сокращения части коллектива. Через какое-то время были наняты люди с идентичными должностными обязанностями.

В данном случае сокращения были проведены не в соответствии с законодательством.

В связи с чем делают?

Когда можно вносить изменения в расписание? Рассмотрим самые частые причины, в связи с чем может возникнуть такая необходимость:

  • реорганизация фирмы, сопровождающаяся оптимизацией её структуры и увеличением или уменьшением существующих должностей;
  • спад объёмов производства, влекущий за собой необходимость в снижении количества работников в штате;
  • расширение компании, требующее набора рабочей силы и появления новых штатных единиц;
  • изменение количества денег, выделяемых на выплату зарплаты;
  • внесение изменений в названия должностей.

Список далеко не исчерпывающий, но именно описанные ситуации чаще всего вынуждают работодателей корректировать штатное расписание.

Порядок внесения корректировок

Увеличение или уменьшение оклада

Если директор предприятия пришёл к заключению, что необходимо повысить сотрудникам зарплаты, добавить какие-либо надбавки и дополнительные выплаты, то обязательно потребуются корректировки в штатном расписании. Внести и утвердить их можно приказом, включающим в себя:

  • перечень сотрудников, которых напрямую затрагивают изменения;
  • обновлённые суммы выплат и надбавок;
  • день, с которого изменения будут претворяться в жизнь.

Так как по закону, а именно – части второй ст. 57 ТК РФ размер и условия начисления заработной платы и всех прочих выплат фиксируются строго в трудовом соглашении, любые принятые изменения нужно закреплять в нём же. Поэтому просто оповестить сотрудников недостаточно.

С каждым из них требуется заключить соглашение, дополняющее трудовой договор, и в этом самом соглашении зафиксировать все корректировки в начислении разнообразных выплат.

Гораздо больше проблем возникает, если было принято решение не увеличить оклад, а напротив, его сократить.

ВНИМАНИЕ! Уменьшать выплаты без подтверждённого разрешения сотрудника считается легальным только в тот момент, когда предприятие испытывает действительно серьёзные и зафиксированные документально материальные проблемы. Правда, такая «уважительная причина» сотрудника, конечно, не утешит.

Если же работодатель пытается принудить работника к согласию на сокращение зарплаты, в том числе пытаясь давить своей властью, применяя угрозы в духе «не хочешь работать за меньшие деньги – не работай здесь вообще», это самое настоящее и очень грубое нарушение трудового законодательства и есть повод начать с таким директором судебное разбирательство.

Расширение или сокращение штата

Если у компании всё хорошо, она растёт и развивается, рано или поздно ей потребуется увеличить свой штат – создать новые рабочие места или целую отдельную службу/филиал. Для этого также нужно издавать приказ о корректировка расписания. В приказ должны быть включены:

  • название созданной службы или отдела;
  • все новые должности и количество набираемых сотрудников;
  • ставки и оклады;
  • дата приобретения корректировками актуальности.

Такой приказ можно вводить в действие немедленно – ведь он никоим образом не касается интересов сотрудников, которые в компании уже работают, а значит, их информирование и получение согласия совсем не обязательны.

Если штат, наоборот, сокращается, то в приказе пишутся:

  1. Кандидаты на увольнение.
  2. Дата проведения увольнений.
ВАЖНО! Нужно внимательно выбрать сокращаемых людей, чтобы они не попадали в те категории граждан, которые сокращениям не подлежат.

Другие правки

В каких случаях требуются дополнительные поправки в штатное расписание?

Если ставка или фиксированный оклад сотрудника составляется в какой-то зависимости от МРОТ, то при его изменении, конечно, также потребуются правки в штатном расписании.

Если же доход большинства сотрудников зависит значительно от этой величины, то разумнее всего будет не изменять старое, а составить новое расписание с учётом всех планирующихся изменений, поправок и корректировок. При этом должны учитываться выдержки из законодательства: все должно идти четко по пунктам установленных правил.

Оформление приказа для утверждения

Законом не устанавливается никаких ограничений в отношении работника компании, который занимается составлением такого рода бумаг. Самое главное, чтобы он умел их правильно писать и ему были предоставлены для этого все необходимые внутренние полномочия.

Чаще всего это бухгалтеры, работники юридического подразделения предприятия или секретари. Вне зависимости от того, кто вносит изменения и занимается их оформлением, приказ обязательно передаётся лично в руки директору компании, чтобы тот поставил на нём свою подпись для его утверждения.

СПРАВКА! Какого-то единого образчика или бланка государство также не предоставляет, поэтому каждая компания может составлять его так, как пожелает – в свободной форме на самом простом чистом листочке А4 или отпечатать на специально разработанном фирменном бланке с логотипом организации.

Важно, чтобы в тексте документы были чётко прописаны:

  1. название и реквизиты организации;
  2. уникальный номер и день написания;
  3. причины для внесения изменений;
  4. исчерпывающий перечень корректировок.

Какие сотрудники должны также поставить свою подпись на документе?

Кроме личной подлинной визы руководителя предприятия, на приказе обязательно должны расписаться все те люди, чьи условия трудовых соглашений изменяются данным приказом, а также сотрудники служб, которые будут отвечать за претворение приказа в жизнь.

Экземпляр приказа требуется обычно один, после подписания от отправляется в папку, предназначенную для действующих в конкретном рабочем периоде нормативных актов и местных указов, после исполнения и потери актуальности обычно перенаправляется в архив, где хранится вместе с остальными аналогичными документами.

Необходимые документы

Служебная записка

Перед непосредственным выпуском приказа начальство должно обратиться к сотрудникам, чтобы рассказать им о планирующихся действиях, узнать их мнение по этому поводу. Для ознакомления выпускается особая служебная записка, которая доносится до тех людей, в условиях работы которых хотят что-нибудь поменять. Они знакомятся с ней и выражают своё мнение по представленным проблемам. Именно на основе этой записки и принимается окончательный перечень корректировок, который позднее находит своё отражение в приказе.

Скачать образец служебной записки

Ходатайство

Работники компании могут повлиять на изменения по распределению должностей. Для этого сотрудником в письменной форме составляется обращение к начальству, в теле которого он и излагает свои пожелания.


Скачать образец ходатайства

Уведомление

Этот документ составляется уже после выпуска приказа. Он предназначен для того, чтобы проинформировать работника, в отношении которого вводятся серьёзные корректировки. Кроме того, ознакомление с последними член коллектива должен подтвердить – расписаться в специальном поле уведомления.

Скачать образец уведомления о корректировке условий трудового договора

Нужно ли оповещать работников?

Работников следует письменно оповещать об изменении штатного расписания (и более того, требовать их личные подписи в подтверждение того, что они ознакомлены с приказом).
Случаи эти следующие:

  1. Рост или сокращение заработной платы (включая и различные надбавки к ней).
  2. Изменения в названии должностей (перевод на другую должность или просто смена ее наименования).
  3. Изменения в наименовании структурного подразделения, прописанного в трудовом соглашении и в трудовой книге.
  4. Смены должности (например, при повышении).
  5. Проведении сокращений в штате.
  6. Прочие изменения условий труда, указанные в трудовом договоре.
СПРАВКА! Не обязательно уведомлять работников о вводе новых должностей или упразднении вакантных.

Заключение

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы.

Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Разделы в рубрике "Изменение"
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий