Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург

Советы кадровикам, как правильно отразить в штатном расписании обособленные и структурные подразделения и их коды

С помощью штатного расписания на предприятии описывается и закрепляется его кадровая структура – названия должностей, ставки по ним, оклады, подразделения, к которым относятся сотрудники.

Но как именно закрепляются в структуре расписания отдельные виды подразделений (структурные и обособленные), их наименования и кодировка — это и многое другое рассмотрим в данной статье.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Основные понятия

В достаточно крупных компаниях принято образовывать отдельные группы сотрудников, выполняющих схожие трудовые функции и имеющих отдельного руководителя, отвечающего за работу такой группы. Именно это и принято называть структурными подразделениями на предприятии.

Виды структурных единиц предприятия

В том случае, если в организации выделяются отделы, службы, цеха, бригады или другие элементы структуры, они должны быть отражены в штатном расписании (далее — ШР). При этом выделение производится в соответствии с выполняемой ими трудовой функцией.

По выполняемым задачам принято различать следующие виды подразделений:

  • Управляющие и финансово-учётные. Сюда относится администрация (руководитель предприятия, его заместители и т. д.), служба персонала (отдел кадров), секретариат, экономический отдел и т. п.
  • Исследовательско-технические подразделения. Они выделяются в крупных компаниях, занимающихся не только производством, но и исследованиями или испытанием техники. К ним могут относиться ОТК, опытный цех, лаборатории измерительной техники, экологическая служба и т. д.
  • Производственные службы. Это подразделения, которые занимаются непосредственно производством или оказанием услуг. Точная их структура зависит от вида экономической деятельности, которую ведёт компания. Например, к ним могут относиться транспортный отдел, сборочный цех, ремонтная бригада и т. д.
Внимание: Точная группировка и виды цехов, отделов, служб или бригад в каждом случае могут быть своими. Некоторые предприятия используют «матричную» структуру, в которой создаются временные группы, работающие над конкретным проектом и существующие только до его завершения.

Обязательно ли указывать их в ШР?

Выделять в расписании подразделения нужно лишь в одном случае: когда они организационно на предприятии существуют.

Официально этот термин в законодательстве не закрепляется. Более того, создание подразделений не является обязательным. Ст. 57 ТК РФ не содержит указания о том, что условия о работе в конкретном отделе являются существенными. Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 г., которым утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек, в п. 3.1 указывает, что запись в книжку о подразделении вносится лишь в том случае, когда условие о работе в нём является существенным для заключённого трудового договора.

Как следствие, фактически организация может действовать, не выделяя внутри себя каких-то обособленных структур. В этом случае в расписании будет лишь перечень должностей, не закреплённых за какими-то подразделениями.

Если же они выделяются, то должны быть закреплены специальными положениями или снормативными актами, которые утверждаются руководством предприятия для каждой службы. В документах о создании структур должны быть определены:

  • описание создаваемой структуры;
  • её функции и задачи;
  • полномочии руководства подразделения;
  • ответственность руководителя и конкретных работников;
  • порядок взаимодействия с руководством предприятия в целом и другими службами.

Как отразить отдельные виды подразделений?

Кроме выполняемых функций, структуры предприятия делятся и по своей организации. Как именно это деление должно отражаться в штатном расписании?

Обособленные

Ст. 55 ГК РФ выделяет такой вид подразделений, как обособленные, действующие вне того места, где находится организация в целом. Они в свою очередь разделяются на:

  1. Представительства, которые представляют интересы компании и осуществляют их защиту.
  2. Филиалы, которые выполняют полностью или частично все функции организации в конкретном регионе или населённом пункте.

В том случае, если у предприятия есть подразделения, действующие отдельно, они должны отражаться в штатном расписании. Обычно в этом случае в документе выделяется отдельный раздел, посвящённый именно кадровому составу филиала или представительства. При необходимости допускается создание приложения к расписанию в виде отдельного листа, где отражены будут лишь те должности и ставки, касающиеся обособленной части.

Скачать образец штатного расписания с обособленным подразделением

Важно: Ни филиалы, ни представительства юридическими лицами не являются (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Однако ст. 11 НК РФ предусматривает, что любая обособленная структура, в которой имеются стационарные рабочие места, считается обособленным подразделением, даже если в документах никак не выделяется.

Структурные

В отличие от обособленных, структурные подразделения действуют по месту нахождения организации. Их отражение в штатном расписании происходит по общим правилам. В частности, при использовании для расписания формы Т-3, утверждённой Госкомстатом РФ в 2004 году, каждое из структурных подразделений должно иметь своё название и код согласно ОКУД, отражаемые в соответствующих графах формы.

В тех же случаях, когда на предприятии действуют свои формы, разработанные согласно ФЗ «О бухгалтерском учёте», в них тоже может предусматриваться указание на подразделения.

Как ввести в ШР новую структурную единицу?

В тех случаях, когда вводится новый отдел или структура, необходимо предпринять следующие действия:

  1. Руководство организации принимает решение о создании нового подразделения. Это может быть решение лично руководителя, либо поддержанное им мнение кого-то из специалистов (например, поданное в служебной записке).
  2. Составляется приказ о подготовке нового штатного расписания или дополнения к имеющемуся. Назначаются сотрудники, ответственные за выполнение этого задания.
  3. Готовится проект нового документа по организационной структуре предприятия.
  4. Проект утверждается приказом руководителя организации.
  5. Готовится положение или иной локальный акт, описывающий созданный отдел или службу.
  6. В том случае, если подразделение создаётся с нуля, и все должности в нём вакантны, оформляются трудовые договора с новыми сотрудниками. Если же происходит реорганизация уже имеющихся структур, оформляется кадровая документация о переводе сотрудников, вносятся изменения в личные карточки, трудовые договора и т. д.

После того, как все процедуры завершены, вновь созданное подразделение начинает свою деятельность в рамках предприятия. Заключение Хотя подразделения не являются обязательным элементом для предприятия, они могут организовываться. И в этом случае необходимо, чтобы штатное расписание, утверждённое в организации, адекватно отражало сформированную структуру компании.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий