Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
101 миллион > Документы > Штатное расписание > Полезная информация кадровикам: нужно ли менять штатное расписание при увольнении сотрудника и как это осуществить?

Полезная информация кадровикам: нужно ли менять штатное расписание при увольнении сотрудника и как это осуществить?

129

Квалификационный справочник должностей устанавливает возложение функции создания штатного расписания на экономиста по труду. В сегодняшних реалиях такие специалисты встречаются в организациях редко, а потому составлением штатного расписания занимаются сотрудники, владеющие информацией о структуре предприятия и укомплектованности – это бухгалтеры и кадровики. Расскажем также о смене документа, то есть о том, что нужно для этого сделать.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Когда это нужно?

Штатное расписание (форма Т-3) – документ, отражающий структуру организации, соподчиненность подразделений, закрепляющий численность сотрудников и форму оплаты труда по каждой должности.

Замена штатного расписания нужна в следующих случаях:

  • При структурной реорганизации предприятия.
  • При изменении в процессах деятельности организации.
  • При оптимизации кадров в соответствии с законодательством.

Так, отчет о снижение доходности и отсутствии сырья может стать основанием для сокращения должностей, а служебная записка менеджера об увеличении нагрузки в связи с запуском нового направления – способствовать расширению штата.

Если произошли изменения, то всегда ли необходим новый документ?

Штатное расписание утверждается на календарный год. Законом не установлено допустимое число обновлений. Происходящие события не всегда требуют изменения формы Т-3. Например, в случае незначительных корректировок в структуре, увеличении окладов или введении новых должностей, достаточно издать приказ о внесении изменений и руководствоваться им. В приказе необходимо отразить причины вносимых изменений и формулировку корректировок.

Глобальные обновления структуры, массовые увеличения окладов, изменения названий должностей требуют издания приказа об утверждении нового штатного расписания. Новый документ, содержащий все изменения, согласовывается руководителем организации. Факт принятия штатного расписания фиксируется записью в журнале регистрации приказов по основной деятельности.

В каких случаях ничего не нужно предпринимать?

Нужна ли смена документа при увольнении сотрудника? Не все движения персонала требуют обновления штатного расписания.

Если сотрудник уходит в декрет, а на его место принимается внешний кандидат, корректировка формы Т-3 не нужна, потому что численность штатных единиц не менялась.

В случае, когда сотрудник увольняется и открывается вакансия на эту должность, – штатное расписание в обновлении не нуждается. Если в течение 14 дней вакансия не закроется, необходимо подать сведения в Центр занятости (п.3 ст.25 Закона о занятости населения в РФ № 1032-1 от 19.04.1991).

Одинаковым должностям должны быть установлены одинаковые оклады. Если требуется платить разные заработные платы двум специалистам, необходимо в штатном расписании указать две должности: специалист и главный специалист

Как осуществить смену документа?

  1. Первым шагом в процессе обновления формы Т-3 является служебная записка о необходимости корректировки структуры, расширения штата и т.д.
  2. Далее следует определиться — изменения значительные и потребуют согласования нового документа или достаточно внести изменения в форму, фиксирующую структуру и численность организации. В соответствии с решением готовится приказ либо «об утверждении штатного расписания», либо «о внесении изменений».

    • Приказ о внесении изменений в форму Т-3 содержит две даты – дату подписания и дату вступления в силу принятых решений. Указывает ответственных исполнителей. Подписывается руководителем.
    • Приказ об утверждении новой формы Т-3 обязывает создать новый бланк документа с номером, следующим за номером действующей редакции.
Если новая редакция Т-3 вводится в связи с сокращением штата, в ней не может быть вакантных должностей, которые могли быть предложены увольняемым сотрудникам.

Новая редакция штатного расписания может актуализироваться через 2 месяца. Документ может быть утвержден один раз и действовать на протяжении многих лет. А может создаваться заново или корректироваться несчетное число раз.

В современных условиях, когда документ создается в электронном виде, не составляет труда создать новую форму и присвоить ей следующий по порядку номер. Все бланки, — действующие и утратившие силу, следует хранить в надежном месте.

Последствия

Внесение изменений неизбежно влечет за собой необходимость последующих действий, начала процедур, которые станут причиной изменений условий труда работников и потребуют оформления кадровых документов. Следует ознакомить с приказом о внесении изменений в форму Т-3 под роспись. Нужно ознакомить ответственных за выполнение последующих действий и тех, кого эти изменения непосредственно касаются.

Если предполагается вывод из штатного расписания некоторых должностей, то дата актуализации документа должна позволить собственнику предупредить сотрудников об увольнении в связи с сокращением в установленные законом сроки – за 2 месяца ( ч.2 ст.180 ТК РФ).

Причины изменений

  • Введение новых должностей.

    1. Издать приказ о вводе новых должностей с указанием количества вводимых единиц и тарифных ставок, окладов и даты начала.
    2. Ознакомить под роспись с приказом сотрудников кадровой службы, ответственных за создание должностных инструкций.
  • Увеличение заработной платы.

    1. Приказ о повышении окладов, надбавок и доплат с указанием должностей, которых эти изменения затрагивают и конкретные размеры окладов и доплат.
    2. Под роспись ознакомить с приказом сотрудников кадровой службы и сотрудников, занимающих должности, оклады которых меняются.
    3. Подписать дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками, интересов которых касаются изменения (ст. 57 ТК РФ).
  • Ликвидация или сокращение.
    1. Издать приказ о ликвидации/сокращении с обоснованием необходимости ликвидации/сокращения. Указать список должностей и количество штатных единиц, подлежащих увольнения.
    2. Ознакомить с приказом всех сотрудников, участвующих в процедуре: членов профсоюза, службу персонала, плановый отдел.
    3. Письменно проинформировать увольняемых сотрудников, разослав уведомления, за 2 месяца до даты вступления изменений в силу.

Письменно проинформировать работника о грядущих изменениях необходимо, если:

  1. меняется оклад;
  2. переименовываются должности;
  3. сокращается штат;
  4. в других случаях изменения условий труда, которые включены в Трудовой договор.

Заключение

С 1 января 2013 года эта форма не является обязательной (ч.4 ст.9 от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), но именно она необходима при проверке правильности начисления заработной платы и в качестве доказательства при обращении работника в суд,

Контролирующие органы расценивают отсутствие штатного расписания как нарушение трудового законодательства. Штатное расписание для руководителей разных уровней является полезным и удобным инструментом для анализа и контроля работы предприятия:

  1. обеспечивает контроль соблюдения принятой структуры организации;
  2. упрощает процедуру отслеживания вакансий;
  3. помогает контролировать систему расходы на оплату труда.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий