Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
101 миллион > Документы > Штатное расписание > Составление и утверждение > Расскажем, как сделать штатное расписание. Основные требования к документу, пошаговая инструкция

Расскажем, как сделать штатное расписание. Основные требования к документу, пошаговая инструкция

61

Штатное расписание фирмы – это нормативный документ, который относится к организационно-распорядительной базе. Он нужен для нормализации трудового процесса согласно ТК (трудовому кодексу), чтобы учесть финансовую сторону фирмы и численность предприятия.

Документ позволяет четко сформировать структуру персонала, определить количество должностей, рассчитать оклады каждого работника.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

К какой подсистеме относится функция разработки?

К какой подсистеме относится функция разработки? Функция разработки штатного расписания относится к подсистеме развития организационной структуры управления компанией. Вся система предполагает деление кадров по группам, что отображается в расписании. Там же указаны субъектно-объектные деления сотрудников относительно их квалификации.

В результате все работники распределены по вертикальной иерархии и линейной организационной ведомости. Цель подсистемы заключается в формировании эффективного труда и согласовании экономических и социальных задач компании, которые добиваются при помощи выявления творческих и аналитических способностей каждого профессионала подразделений предприятия.

Как сделать так, чтобы содержание соответствовало требованиям закона?

Документ первичной отчетности не обязательно составлять согласно закону ТК РФ, однако Роскомстат заставляет руководителей заниматься этим, поскольку при проверке компании могут возникнуть вопросы относительно штата и его доходов.

Проверкой документа на предприятии занимается непосредственно директор фирмы перед утверждением штатного расписания.

Это первичная проверка, от которой нельзя отказаться или переступень эту ступень для дальнейшего учета документации. Проверяющие органы тщательно следят за информацией:

  • Размер оклада. Нельзя устанавливать разный оклад для одной и той же должности. Если такое необходимо, должны быть четко указаны основания – квалификация, образование, ученая степень, стаж и т.д.
  • Надбавки. Если кому-то из подразделения сделали надбавку, необходимо указать, кто из работников является ведущим специалистом, а кто пока новичок.
  • Совместители. Выражать работу по совместительству нужно в правильных штатных единицах – 0,25; 0,5 или 0,75. При этом важен трудовой стаж застрахованных лиц.
  • Смежная деятельность. Если в одном лице на фирме работает юрист и бухгалтер, к примеру, стоит позаботиться о расписании контрагентов.

В случае, когда все вышеуказанные пункты проходят проверку, штатное расписание утверждается. В противном случае, будет создан отказ по причинам, указанным выше на основании несоответствия правилам и нормам ведения документооборота.

Также существуют особая группа учреждений, которые могут запросить документ по плановой проверке:

  • Государственный департамент надзора.
  • Инспекция труда.
  • Налоговая инспекция.
  • Роструд.

Как сделать так, чтобы содержание соответствовало требованиям закона?  Департамент осуществляет проверку всех организационных документов для выявления норм и нарушений в соблюдении правил при создании штатного расписания. Трудовая инспекция также может запросить на проверку штатное расписание без ограничения сроков.

Выявляются нормы и нарушения согласно ТК РФ для разработки законодательных и нормативных документов. А вот за соответствие окладов на назначенные должности работников отвечает проверка налоговой инспекции. При этом особое внимание уделяется надбавкам за квалификацию и специализацию сотрудников.

При возникновении споров благодаря правильному штатному расписанию можно доказать в суде правоту относительно выдачи зарплат, сокращений лиц, которые «не нужны» предприятию, а также формирования должностных полномочий. Особое внимание уделяется внештатным сотрудникам, работающим по договору, и приходящим работникам.

Кто создает на предприятии новый документ вместо старого?

Как правило, штатное расписание составляет непосредственно руководитель фирмы. Он же вправе передать такие полномочия ответственному лицу, кадровой службе, бухгалтерии или экономическому отделу.

Согласно форме N T-3 утверждение штатного расписания должно содержать подписи следующих лиц:

  • Руководителя кадров.
  • Главного бухгалтера.
  1. Скачать бланк формы штатного расписания N T-3
  2. Скачать образец заполнения формы штатного расписания N T-3

Также документ может быть подписан и другими работниками – для них дополнительно добавляются строки и графы с наименованием должности. Подписи присутствуют только на последнем листе, если штатное расписание имеет более 1 листа. При этом печать директора можно не ставить.

После подписания документа он отправляется на утверждение директором. Он издает приказ и подписывает его, либо отдает на подписание уполномоченным лицом. Его права на такие действия должны быть отражены в сопроводительных бумагах. При этом нет установленных ограничений по времени на утверждение расписания и его количество.

Длительность периода, когда можно и нужно вносить изменения, также не устанавливаются. Поэтому в течение отчетного года, если осуществлялся ввод изменения, разрабатывается новое или с изменениями штатное расписание для удобства его использования в работе компании.

С чего начать?

Новое расписание составляется и вводится по нескольким причинам – новый отчетный период, сокращение или набор сотрудников. При этом процедура проходит по стандартному образцу:

  1. С чего начать?Согласно регистру или журналу учета кадровой службы составляется и утверждается расписание с внесением всех должностей.
  2. За 2 месяца до подписания приказа об издании нового штатного расписания необходимо поставить в известность всех сотрудников.
  3. Если новое расписание составлено в связи с увольнением сотрудника, сокращением штата или переводе единиц на другое место работы, издается уведомление о скором вступлении в силу нового распорядка.
  4. Со штатным расписанием до его утверждения руководитель может ознакомиться работник, который не подписывал договор или не читал свои прямые должные обязанности, где указан оклад и время рабочего дня. Проставляются подписи в соответствующем документе журнала со ссылками на номер будущего приказа.
  5. С расписанием ознакомиться должны все ведущие специалисты отделов компании.
  6. Далее проводится подписание документа в соответствии с установленным порядком по форме N T-3.
  7. После подписи директор пишет приказ о введении расписания в силу, указывает номер документа в приложении, в случае когда это нужно.
  8. С указанной даты штатное расписание вступает в силу. Приказ о его вступлении может быть размещен на общем стенде, кабинете директора или в другом отведенном для представления документации месте.
При любых изменениях в структуре подразделений, издается новое штатное расписание с дополнительными данными, а также издается приказ о его изменении и вступлении в силу нового распорядка.

Порядок введения в действие

После того, как с новым расписанием ознакомился персонал, ответственные лица, необходимо ввести его в действие вместо старого. Для утверждения подготавливаются следующие документы:

  • Форма T-3.
  • Смета расчетной численности по окладу.
  • Приказ об изменении, о внесении изменений или о внесении частичных изменений в расписание.
  • Приказ об утверждении документа.
  • При изменении названия должности нужно письменное согласие работника согласно ст. 75 ТК РФ (все наименования должны соответствовать ОКПДТР.
  • Приложения о подтверждении квалификации (если на предприятии есть две одинаковые должности с разными окладами, директор должен подтвердить более высокую квалификацию документом, чтобы объяснить размер оклада).
  • Дополнительные соглашения с изменениями к трудовому договору о найме сотрудника (если были повышены тарифные ставки в связи с повышением, что отражено в штатном расписании).
  • При увольнении сотрудника прилагаются все документы и ссылки на них, которые подтверждают факт увольнения, его причины и соблюдение правил документооборота (движения трудовых книжек, выплат и т.д.).
  • Приложение (если нужно подтвердить необходимость изменений).

Таким образом, все детали и нюансы в связи с составлением и внедрением штатного расписания отражены согласно законодательным актам. Стоит помнить, что штатное расписание – это ЛНА, с которым сотрудника можно не знакомить, если он прочел и подписал должностную инструкцию и договор о найме.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий