Всё об утверждении штатного расписания на год: как правильно составить нумерацию? Образец заполнения
Для работы любой фирмы или организации, неважно частной или государственной формы собственности, штатное расписание является незаменимым локальным нормативным актом.
Оно позволяет четко структурировать штат сотрудников и вовремя внести в его состав необходимые коррективы.
Утверждение штатного расписания на год – как правильно осуществить? Читайте в статье.
Скрыть содержание
- Как часто нужно обновлять штатное расписание?
- Нюансы составления графика работ с нового года
- Внесение информации: как составляется нумерация? Образец заполнения
- Утверждение нового штатного расписания
Как часто нужно обновлять штатное расписание?
Ни в одном законодательном нормативе не указан срок действия уже утвержденного штатного расписания.
Унифицированная форма Т-3, являющаяся основным вариантом исполнения норматива, подразумевает указание на документе срока его действия («на период ___ с _______ г. »).
Разумеется, что по истечении этого времени, штатное расписание подлежит обязательному обновлению.
На практике в большинстве учреждений следуют негласному правилу «Новый год – новое штатное расписание». И это неспроста, учитывая современную нестабильную ситуацию в экономике и на рынке труда в частности.
ВАЖНО! Указывать значительный период действия документа (утверждать его на несколько лет, например) без риска добавить хлопот отделу кадрового обеспечения могут лишь те организации, руководство которых уверено в потребности в постоянном количестве сотрудников. То есть когда не предполагается расширение или сокращение штата.Нюансы составления графика работ с нового года
Объем работы по составлению и утверждению нового документа с начала года зависит от того, имеются на 1 января наступившего календарного года какие-либо изменения в штате сотрудников.
Если никаких трансформаций в наименовании должностей, количестве рабочих единиц, тарифных окладах и надбавках к ним не произошло, то документ, по сути, просто обновляется. То есть дублируется ее содержательная часть (заполненная таблица) и утверждается новым приказом.
В случае, если структура штата подверглась изменению, например добавилась новая должность, то эта информация отражается в соответствующих графах УФ Т-3, после чего согласовывается и утверждается руководством путем публикации нового распоряжения (кто ответственен за штатное расписание?).
Внесение информации: как составляется нумерация? Образец заполнения
Основная информация по штату сотрудников содержится в таблице, состоящей из десяти столбцов (в случае использования формы Т-3). Со структурой штатного расписания вы можете ознакомиться тут.
Рассмотрим нюансы внесения информации, к примеру, нумерации, для большей наглядности дополнив их примерами (за основу взята частная медицинская лаборатория).
Графа 1 “Наименование”.
Указываются подразделения, составляющих структуру организации. Для удобства понимания структурной организации наиболее рационально перечислять подразделения, поделенные на группы по иерархическому принципу.
ПРИМЕР
- Сначала отобразить блок «Администрация», в него входят дирекция, бухгалтерия и отдел кадров.
После указать блок «Производственные отделы», осуществляющие непосредственную деятельность учреждения. В рассматриваемой организации это подразделения различных методов исследования (гематологических, бактериологических, серологических и т. д.).
В завершение отобразить блок «Вспомогательные отделы», куда входят санитарно-техническая и инженерная службы, отдел контроля за состоянием специализированной аппаратуры.
Графа 2 «Код».
Каждому из указанных подразделений присваивается код. Как правило, используются цифровые обозначения. Для большей наглядности отражения структуры фирмы можно использовать многоуровневые значения кодов.
ПРИМЕР
Общий код для блока «Администрация» 01. В таком случае подразделения дирекции, бухгалтерии и службы кадрового обеспечения будут иметь кодировку соответственно 01.01, 01.02 и 01.03.
Графа 3 “Должность, разряд, класс квалификации”.
Здесь отражаются названия всех имеющихся должностей и информация об уровне мастерства.
При заполнении таблицы рекомендуется сверяться с актуальными редакциями принятых в России классификаторов профессий (ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР).
Нередко в этих справочных формах нет интересующей специальности вследствие их давнего обновления, поэтому между кадровой документацией учреждения и этими классификаторами разногласия вполне допустимы (кроме случаев, когда за осуществление трудовой деятельности в конкретной должности работнику положены различные льготы или компенсации).
Графа 4 “Количество штатных единиц”.
Информирует о числе рабочих мест для каждой должности в отдельности.
ВАЖНО! При наличии неполной единицы штата в ячейку вносится долевое выражение (десятичная дробь).Кроме того, данная графа позволяет создать кадровый резерв на случай расширения штата, потому как трудоустроить сотрудника возможно исключительно при наличии вакантной должности. Это стоит предвидеть заранее, указав данные с запасом.
Графа 5 “Оклад”.
Содержит информация о должностных ставках. Это должно быть регламентировано различного рода внутренними актами. В таблице указывается только цифра, без валюты.
Статья 133 ТК РФ запрещает устанавливать величину оклада ниже МРОТ.
Графы 6 – 8 “Надбавки”.
Здесь отражаются суммы дополнительных стимулирующих и иных выплат. Некоторые надбавки положены сотрудникам законодательно (северные, за секретность и т.д.), другие же вводятся по решению руководства компании (за квалификацию, высокую производительность и пр.).
Выплаты могут быть двух разновидностей:
фиксированная сумма (от оклада не зависит, их изменения не взаимосвязаны);
часть оклада (подлежит к смене одновременно с ним).
Графа 9 «Всего, руб.».
Отражает количество денежных средств, начисляемых в расчете на все рабочие единицы каждой должности (все оклады и надбавки) по прошествии календарного месяца.
Графа 10 «Примечание».
Отведена для внесения дополнительных, не подходящих по смыслу и содержанию к перечисленному выше, но вместе с тем важных сведений о штате сотрудников.
Строка «Итого».
Она завершает форму и содержит суммированные данные по вертикалям. Здесь отражено общее для учреждения число штатных единиц, также итоговая сумма всех окладов и надбавок. То есть здесь отражена величина месячного фонда заработной платы компании.
С образцом заполнения штатного расписания для ООО вы можете ознакомиться тут.
Скачать бланк штатного расписания
Скачать образец заполнения штатного расписания на год
Тем, кто занимается составлением и утверждением штатного расписания, будет полезно прочитать нашу статью о том, как в этом документе отразить совместителей.Утверждение нового штатного расписания
Для того, чтобы документ возымел законную силу, он должен быть согласован с руководством организации и утвержден старшими сотрудниками финансового и кадрового обеспечения путем публикации отдельного приказа.
Сведения о данном распоряжении вносятся в «шапку» штатного расписания.
Учитывая, что начисление зарплаты должно осуществляться ежемесячно, нужно вводить в делопроизводство документ с первого дня месяца (т. е. с 1 января наступившего года).
Таким образом, для удобства делопроизводства учреждения рекомендуется вводить новое штатное распоряжение каждый календарный год. Правильно составить и оформить документ вовсе не сложно, поэтому не стоит пренебрегать возможностью иметь в арсенале организации актуальный на данный момент времени документ.
