Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61СПб
101 миллион > Документы > Штатное расписание > Как сделать выписку из штатного расписания по образцу и что это такое? Пример заполнения данного документа

Как сделать выписку из штатного расписания по образцу и что это такое? Пример заполнения данного документа

41

О значении штатного расписания для организации знает каждый, кто хоть сколько знаком с делопроизводством.

В то время как вопрос о выписке из этого документа всплывает гораздо реже.

Необходимость в ней может возникнуть как у работника, так и работодателя, поскольку само штатное расписание не может быть выдано кому-либо на руки для представления по месту требования для защиты своих интересов.

В статье мы расскажем, как сделать и правильно оформить выписку.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Что такое выписка из штатного расписания?

Это специальный документ, в котором отражена информация из расписания штата, касающаяся только конкретного сотрудника. Т. е. данные об остальных работниках организации не указываются.

Законы, регулирующие предоставление этого документа

Законы, регулирующие предоставление этого документаПраво сотрудника получить от работодателя в полном объеме информацию о факте своего трудоустройства в данной организации и условиях работы четко закреплено в статье 62 ТК РФ.

Подобные персональные данные должны быть предоставлены заявителя, что называется, по первому требованию (путем составления заявления на имя руководителя учреждения).

Кто и для чего может запрашивать?

Однако в получении выписки помимо самого сотрудника могут быть заинтересованы и другие лица (в том числе, непосредственный руководитель фирмы) и другие уполномоченные на это контролирующие организации.

Поводы для запроса выписки из штатного расписания:

  1. для сотрудника:
    • с целью предоставления информации в судебные инстанции для проведения разбирательств в случае незаконного сокращения или увольнения, а также решения иных трудовых разногласий.
  2. Для руководства:
    • с целью принятия участия в торгах;
    • для получения членства в саморегулируемой организации.
    Выписка из штатного расписания является одной из составляющей целого пакета документов, который должен быть предоставлен организаций для рассмотрения этих вопросов.
  3. Прочие организации:
    • Инспекция труда;
    • Федеральная налоговая служба;
    • Фонд социального страхования;
    • Пенсионный фонд.

    Указанные учреждения вправе запрашивать выписку при проведении как выездных, так и камеральных проверок.

Кем составляется выписка?

Кем составляется выписка?Составление выписки штатного расписания возлагается на любого уполномоченного на это сотрудника организации.

Как правило, к этой работе привлекается персонал отдела кадрового управления и планово-экономического подразделения.

То есть ту часть документа, которая отражает такие аспекты работы заявителя как подразделение, в котором он трудится, его должность, квалификация и общее число занимаемых единиц штата составляет кадровик.

Все что касается оклада и системы надбавок обязательно проверяется сотрудником экономического отдела.

Внешний вид по форме Т-3

Документ не имеет законодательно регламентированного варианта исполнения. Поэтому большинство организации используют рекомендованную Госкомстатом унифицированную форму Т-3.

В этом случае выписка также заполняется по этой форме, но информация вноситься только об одном сотруднике.

Требования к оформлению данного юридического документа

Чтобы документ имел юридическую силу, он должен удовлетворять следующим правилам:

  • быть абсолютно идентичным оригиналу (штатному расписанию). Данный момент предельно важен, поскольку выписка вправе использоваться в качестве доказательства в судебных спорах, а также являться основой при расчете трудового стажа для начисления пенсии сотруднику.
  • Каждый из листов документа должен быть заверен (пометка «Верно») исполнителем с указанием его фамилии, инициалов, занимаемой должности, после чего он ставит личную подпись и печать.
  • Требования к оформлению данного юридического документаЕсли выписка содержит несколько листов, то они оформляются в виде прошитого журнала с пронумерованными страницами.

    Узел нити прошивки крепится к тыльной стороне документа наклеенным бумажным квадратом с надписью «Копия верна.

    В журнале прошито и пронумеровано «___» страниц (или листов — на усмотрение)». Надпись заверяется подписью руководителя и печатью, которая должна быть расположена и на листе самого журнала, и на наклейке.

  • Выписка имеет юридическую силу строго до момента окончания срока действия самого штатного расписания. Эта информация обязательно должна быть указана в реквизитах приказа о введении расписания.

Как правильно сделать выписку? Инструкция с примерами и образцом для скачивания

В данном плане составление выписки из штатного расписания во многом аналогично оформлению самого первоисточника. Можно выделить несколько условных этапов:

  1. сначала указываются реквизиты учреждения:
    • наименование и номер данного документа.
    • Дата составления;
    • Наименование компании (строго как в свидетельстве о регистрации).
    • Код по ОКПО;
  2. Следом оформляется наименование документа: «Выписка из штатного расписания» с указанием даты ее составления.
  3. После идут сведения о распоряжении, которое утверждает само расписание (реквизиты приказа организации, но основании которого расписание вступило в законную силу).
  4. Далее следует таблица, состоящая из десяти столбцов.

Рассмотрим примеры внесения в них информации.

Как правильно сделать выписку? Инструкция с примерами и образцом для скачиванияГрафа 1 «Наименование».

Указываются подразделения организации, в которых заявитель осуществляет трудовую деятельность.

ПРИМЕР. Данный сотрудник трудится в двух отделах административного блока — в дирекции – на должности секретаря и в отделе кадрового обеспечения — на должности специалиста по кадрам.

Графа 2 «Код».

Каждому из указанных подразделений присваивается код. Как правило, используются цифровые обозначения. Для большей наглядности отражения структуры фирмы можно использовать многоуровневые значения кодов.

ПРИМЕР. Общий код для блока «Администрация» 01. В таком случае подразделения дирекции и отдела кадров будут иметь кодировку соответственно 01.01 и 01.02.

Графа 3 «Должность, разряд, класс квалификации».

Здесь отражаются названия занимаемых заявителем должностей.

ПРИМЕР. В данном случае – секретарь и специалист по кадрам.

Графа 4 «Количество штатных единиц».

Информирует о числе рабочих единиц для данного сотрудника по каждой должности в отдельности.

ПРИМЕР. Работник оформлен на неполную единицу (0,5) в должности секретаря и на полную штатную единицу в должности специалиста по кадрам (1,0). Данные числа указываются каждая напротив конкретной должности.

Графа 5 «Оклад».

Содержит информация о должностных ставках согласно принятой в учреждении системы оплаты труда. В таблице указывается только цифра (без валюты) также соответственно каждой занимаемой должности.

  • Как правильно сделать выписку? Инструкция с примерами и образцом для скачиванияНужно указывать тариф именно для 1,0 ставки, даже если имеет место неполная тарифная ставка.

    Логично, что сотрудник в этом случае не вправе рассчитывать на всю указанную сумму оклада.

    Итоговое начисление будет пересчитано и указано в совокупности с надбавками в графе №9.

  • Во избежание спорных вопросов не рекомендуется практика зарплатной «вилки», с юридической точки зрения правильнее конечную сумму выплаты конкретному сотруднику регулировать посредством надбавок.

ПРИМЕР! Оклад по должности секретаря составляет 20000 руб., по должности специалиста по кадрам — 30000 руб. Именно эти значения (без валюты!) указываются в данной графе соответственно для каждой из занимаемых должностей.

Графы 6 – 8 «Надбавки».

Здесь отражаются суммы дополнительных стимулирующих и иных выплат, предусмотренные для обеих должностей.

СПРАВКА! Выплаты могут быть двух разновидностей:

  • фиксированная сумма (от оклада не зависит, их изменения не взаимосвязаны);
  • часть оклада (подлежит к смене одновременно с ним).

ПРИМЕР. Согласно действующему в организации положению об оплате труда, лица, занятым на должности секретаря положена мотивирующая ежемесячная премия в размере 10% от оклада (для полной тарифной ставки). А для трудящихся в должности специалиста по кадрам предусмотрена фиксированная ежемесячная надбавка в 3000 руб. Кроме того, распоряжением руководства для заявителя отдельным распоряжением утверждена личная премия за высокую производительность при работе над кадровым обеспечением в количестве 2000 руб. Эти данные также без указания валюты и в расчете на 1,0 ставки вносятся в таблицу для каждой должности.

Как правильно сделать выписку? Инструкция с примерами и образцом для скачиванияГрафа 9 «Всего, руб.».

Отражает количество денежных средств, начисляемых в расчете на занимаемое сотрудником число штатных единиц каждой должности по прошествии календарного месяца.

ПРИМЕР. Заполнение этой графы подразумевает пересчет тарифных окладов и надбавок с поправкой на число занимаемых штатных единиц и их последующие суммирование по каждой из должности:

  • за работу в должности секретаря заявителю ежемесячно начисляется:10 000 (50% оклада) + 1 000 (10% от начисляемой части оклада) = 11 000 руб.;

  • труд заявителя в отделе кадров предусматривает следующее начисление заработной платы за месяц: 30 000 (оклад на полную ставку) + 3 000 (премия всем сотрудникам кадровой службы) + 2 000 (индивидуальная премия) = 35 000 руб.

Данные суммы вносятся также без указания валюты.

Графа 10 «Примечание».

Отведена для внесения дополнительных, не подходящих по смыслу и содержанию к перечисленному выше, но вместе с тем важных сведений.

Строка «Итого».

Она завершает форму и содержит суммированные данные по вертикалям. Здесь отражено общее число занимаемых заявителем штатных единиц, итоговая сумма всех его окладов и надбавок.

ПРИМЕР. В рассматриваемом случае:

  • общее число занимаемых штатных единиц — 1,5;
  • итоговая сумма окладов (опять-таки предусмотренных для полной штатной единицы, а не фактически начисляемая) — 50 000;
  • премия для секретаря – 2 000;
  • премия для кадровика – 3 000;
  • премия за производительность – 2 000;
  • месячный фонд заработной платы заявителя (сумма данных из графы №9 с пересчетом на неполную штатную единицу) — 46 000.

Выписка из штатного расписания открывает широкие возможности для отстаивания своих интересов как для сотрудника, так и для руководства.

Поэтому персоналу по вопросам делопроизводства важно уметь грамотно извлечь и отразить необходимую часть из общей информации, содержащейся в штатном расписании.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий