Как сделать выписку из штатного расписания по образцу и что это такое? Пример заполнения данного документа
О значении штатного расписания для организации знает каждый, кто хоть сколько знаком с делопроизводством.
В то время как вопрос о выписке из этого документа всплывает гораздо реже.
Необходимость в ней может возникнуть как у работника, так и работодателя, поскольку само штатное расписание не может быть выдано кому-либо на руки для представления по месту требования для защиты своих интересов.
В статье мы расскажем, как сделать и правильно оформить выписку.
Скрыть содержание
- Что такое выписка из штатного расписания?
- Кто и для чего может запрашивать?
- Кем составляется выписка?
- Внешний вид по форме Т-3
- Как правильно сделать выписку? Инструкция с примерами и образцом для скачивания
Что такое выписка из штатного расписания?
Это специальный документ, в котором отражена информация из расписания штата, касающаяся только конкретного сотрудника. Т. е. данные об остальных работниках организации не указываются.
Законы, регулирующие предоставление этого документа
Право сотрудника получить от работодателя в полном объеме информацию о факте своего трудоустройства в данной организации и условиях работы четко закреплено в статье 62 ТК РФ.
Подобные персональные данные должны быть предоставлены заявителя, что называется, по первому требованию (путем составления заявления на имя руководителя учреждения).
Кто и для чего может запрашивать?
Однако в получении выписки помимо самого сотрудника могут быть заинтересованы и другие лица (в том числе, непосредственный руководитель фирмы) и другие уполномоченные на это контролирующие организации.
Поводы для запроса выписки из штатного расписания:
- для сотрудника:
- с целью предоставления информации в судебные инстанции для проведения разбирательств в случае незаконного сокращения или увольнения, а также решения иных трудовых разногласий.
- Для руководства:
- с целью принятия участия в торгах;
- для получения членства в саморегулируемой организации.
Выписка из штатного расписания является одной из составляющей целого пакета документов, который должен быть предоставлен организаций для рассмотрения этих вопросов.- Прочие организации:
- Инспекция труда;
- Федеральная налоговая служба;
- Фонд социального страхования;
- Пенсионный фонд.
Указанные учреждения вправе запрашивать выписку при проведении как выездных, так и камеральных проверок.
Кем составляется выписка?
Составление выписки штатного расписания возлагается на любого уполномоченного на это сотрудника организации.
Как правило, к этой работе привлекается персонал отдела кадрового управления и планово-экономического подразделения.
То есть ту часть документа, которая отражает такие аспекты работы заявителя как подразделение, в котором он трудится, его должность, квалификация и общее число занимаемых единиц штата составляет кадровик.
Все что касается оклада и системы надбавок обязательно проверяется сотрудником экономического отдела.
Внешний вид по форме Т-3
Документ не имеет законодательно регламентированного варианта исполнения. Поэтому большинство организации используют рекомендованную Госкомстатом унифицированную форму Т-3.В этом случае выписка также заполняется по этой форме, но информация вноситься только об одном сотруднике.
Требования к оформлению данного юридического документа
Чтобы документ имел юридическую силу, он должен удовлетворять следующим правилам:
- быть абсолютно идентичным оригиналу (штатному расписанию). Данный момент предельно важен, поскольку выписка вправе использоваться в качестве доказательства в судебных спорах, а также являться основой при расчете трудового стажа для начисления пенсии сотруднику.
- Каждый из листов документа должен быть заверен (пометка «Верно») исполнителем с указанием его фамилии, инициалов, занимаемой должности, после чего он ставит личную подпись и печать.
- Если выписка содержит несколько листов, то они оформляются в виде прошитого журнала с пронумерованными страницами.
Узел нити прошивки крепится к тыльной стороне документа наклеенным бумажным квадратом с надписью «Копия верна.
В журнале прошито и пронумеровано «___» страниц (или листов — на усмотрение)». Надпись заверяется подписью руководителя и печатью, которая должна быть расположена и на листе самого журнала, и на наклейке.
- Выписка имеет юридическую силу строго до момента окончания срока действия самого штатного расписания. Эта информация обязательно должна быть указана в реквизитах приказа о введении расписания.
Как правильно сделать выписку? Инструкция с примерами и образцом для скачивания
В данном плане составление выписки из штатного расписания во многом аналогично оформлению самого первоисточника. Можно выделить несколько условных этапов:
- сначала указываются реквизиты учреждения:
- наименование и номер данного документа.
- Дата составления;
- Наименование компании (строго как в свидетельстве о регистрации).
- Код по ОКПО;
- Следом оформляется наименование документа: «Выписка из штатного расписания» с указанием даты ее составления.
- После идут сведения о распоряжении, которое утверждает само расписание (реквизиты приказа организации, но основании которого расписание вступило в законную силу).
- Далее следует таблица, состоящая из десяти столбцов.
Рассмотрим примеры внесения в них информации.
Графа 1 “Наименование”.
Указываются подразделения организации, в которых заявитель осуществляет трудовую деятельность.
ПРИМЕР. Данный сотрудник трудится в двух отделах административного блока — в дирекции – на должности секретаря и в отделе кадрового обеспечения — на должности специалиста по кадрам.
Графа 2 «Код».
Каждому из указанных подразделений присваивается код. Как правило, используются цифровые обозначения. Для большей наглядности отражения структуры фирмы можно использовать многоуровневые значения кодов.
ПРИМЕР. Общий код для блока «Администрация» 01. В таком случае подразделения дирекции и отдела кадров будут иметь кодировку соответственно 01.01 и 01.02.
Графа 3 “Должность, разряд, класс квалификации”.
Здесь отражаются названия занимаемых заявителем должностей.
ПРИМЕР. В данном случае – секретарь и специалист по кадрам.
Графа 4 “Количество штатных единиц”.
Информирует о числе рабочих единиц для данного сотрудника по каждой должности в отдельности.
ПРИМЕР. Работник оформлен на неполную единицу (0,5) в должности секретаря и на полную штатную единицу в должности специалиста по кадрам (1,0). Данные числа указываются каждая напротив конкретной должности.
Графа 5 “Оклад”.
Содержит информация о должностных ставках согласно принятой в учреждении системы оплаты труда. В таблице указывается только цифра (без валюты) также соответственно каждой занимаемой должности.
- Нужно указывать тариф именно для 1,0 ставки, даже если имеет место неполная тарифная ставка.
Логично, что сотрудник в этом случае не вправе рассчитывать на всю указанную сумму оклада.
Итоговое начисление будет пересчитано и указано в совокупности с надбавками в графе №9.
- Во избежание спорных вопросов не рекомендуется практика зарплатной «вилки», с юридической точки зрения правильнее конечную сумму выплаты конкретному сотруднику регулировать посредством надбавок.
ПРИМЕР! Оклад по должности секретаря составляет 20000 руб., по должности специалиста по кадрам — 30000 руб. Именно эти значения (без валюты!) указываются в данной графе соответственно для каждой из занимаемых должностей.
Графы 6 – 8 “Надбавки”.
Здесь отражаются суммы дополнительных стимулирующих и иных выплат, предусмотренные для обеих должностей.
СПРАВКА! Выплаты могут быть двух разновидностей:
- фиксированная сумма (от оклада не зависит, их изменения не взаимосвязаны);
- часть оклада (подлежит к смене одновременно с ним).
ПРИМЕР. Согласно действующему в организации положению об оплате труда, лица, занятым на должности секретаря положена мотивирующая ежемесячная премия в размере 10% от оклада (для полной тарифной ставки). А для трудящихся в должности специалиста по кадрам предусмотрена фиксированная ежемесячная надбавка в 3000 руб. Кроме того, распоряжением руководства для заявителя отдельным распоряжением утверждена личная премия за высокую производительность при работе над кадровым обеспечением в количестве 2000 руб. Эти данные также без указания валюты и в расчете на 1,0 ставки вносятся в таблицу для каждой должности.
Графа 9 «Всего, руб.».
Отражает количество денежных средств, начисляемых в расчете на занимаемое сотрудником число штатных единиц каждой должности по прошествии календарного месяца.
ПРИМЕР. Заполнение этой графы подразумевает пересчет тарифных окладов и надбавок с поправкой на число занимаемых штатных единиц и их последующие суммирование по каждой из должности:
за работу в должности секретаря заявителю ежемесячно начисляется:10 000 (50% оклада) + 1 000 (10% от начисляемой части оклада) = 11 000 руб.;
труд заявителя в отделе кадров предусматривает следующее начисление заработной платы за месяц: 30 000 (оклад на полную ставку) + 3 000 (премия всем сотрудникам кадровой службы) + 2 000 (индивидуальная премия) = 35 000 руб.
Данные суммы вносятся также без указания валюты.
Графа 10 «Примечание».
Отведена для внесения дополнительных, не подходящих по смыслу и содержанию к перечисленному выше, но вместе с тем важных сведений.
Строка «Итого».
Она завершает форму и содержит суммированные данные по вертикалям. Здесь отражено общее число занимаемых заявителем штатных единиц, итоговая сумма всех его окладов и надбавок.
ПРИМЕР. В рассматриваемом случае:
- общее число занимаемых штатных единиц — 1,5;
- итоговая сумма окладов (опять-таки предусмотренных для полной штатной единицы, а не фактически начисляемая) — 50 000;
- премия для секретаря – 2 000;
- премия для кадровика – 3 000;
- премия за производительность – 2 000;
- месячный фонд заработной платы заявителя (сумма данных из графы №9 с пересчетом на неполную штатную единицу) — 46 000.
Выписка из штатного расписания открывает широкие возможности для отстаивания своих интересов как для сотрудника, так и для руководства.Поэтому персоналу по вопросам делопроизводства важно уметь грамотно извлечь и отразить необходимую часть из общей информации, содержащейся в штатном расписании.
