Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61СПб
101 миллион > Документы > Справки и карточки > Образец заполнения личной карточки работника

Образец заполнения личной карточки работника

5635
Личные карточки работника - когда и кто заполняет?

Кадровый учет – значимая часть административной деятельности компании – регулирует трудовые отношения и оптимизирует процесс управления персоналом. Обязательный элемент кадрового учета в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и численности сотрудников – заполнение и ведение личных карточек работников.

Процедура регулируется законодательством России и предполагает использование унифицированной формы документа, которая утверждена Постановлением Госкомстата. За формой закреплен номер T–2.

Структура и особенность документа

Скачать личную карточку работника можно, перейдя по ссылке.
Как основной документ личного состава карточка работника требует особых условий хранения. Заполненные документы рекомендуется держать в закрытом на ключ шкафу. К формам T–2 должен быть запрещен доступ как посторонних лиц, так и сотрудников компании.

Документы систематизируются по алфавиту и структурным подразделениям. Законодательно утвержденный срок хранения личных карточек – 75 лет. Форма ведется в течение всего периода работы физлица в конкретной компании.

Что указывается в карточке сотрудника?Карточки уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров отдельно. Спустя 1–3 года документы передаются в архив компании. Лицо устраивается на работу по гражданско-правовому договору – заполнять на него форму T–2 не нужно.

Личная карточка работника включает 11 разделов и шапку:

  1. Ф. И. О., сведения о составе семьи, образовании, стаже работы, профессии, владении иностранными языками, фактическом месте жительства, паспортные данные, номер и дата договора вносятся в часть «Общие сведения».
  2. Во второй раздел записывается подробная информация о воинском учете.
  3. Сведения о приеме, переводах на работу в компании фиксируются на основании соответствующих приказов. Информация этого раздела дублирует записи в трудовой книжке.
  4. Аттестация.
  5. Повышение квалификации.
  6. Профессиональная переподготовка.
  7. В раздел вносятся сведения о поощрениях, наградах.
  8. Часть должна содержать информацию о всех видах отпусков в течение периода работы в компании.
  9. Социальные льготы.
  10. Дополнительные сведения.
  11. Информация об увольнении.
Зарплата депонирована - что это значит?Депонированная зарплата — что это такое и когда выплачивается?Сколько стоит открыть кофейню? Тут приводится пример расчета рентабельности предприятия и сроки его окупаемости.Журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности образец чтобы скачать, вы найдете в статье.

Документ имеет формат А3. Данные о работнике вносятся с обеих сторон. Для обеспечения сохранности формы T–2 в течение 75 лет личные карточки рекомендуется распечатывать на тонком картоне.

Функциональное назначение

Внесение изменений в карточкуФорма T–2 решает ряд вопросов кадрового делопроизводства и управления:

  • систематизация персональных данных работников;
  • учет движения кадров;
  • предотвращение конфликтных и курьезных ситуаций: подпись работника становится доказательством ознакомления с изменениями условий труда, переводом на должность и т.п. и подтверждением верности персональных данных.

Основное значение личной карточки – документ прямо подтверждает трудовой стаж физлица. Включенную в форму T–2 информацию правомерно использовать для выдачи справки о работе по совместительству, заполнения дубликата трудовой книжки.

Личную карточку работника следует отличать от анкеты – документа, который не имеет утвержденной законодательно формы. Включать ее в номенклатуру дел компании необязательно. Анкета заполняется лично работником в произвольной форме.

Кто отвечает за оформление?

Документальное оформление трудовых отношений находится в компетенции отдела кадров организации. Введение личных карточек работников возлагается на сотрудника данного структурного подразделения: начальника отдела, специалиста, юриста, делопроизводителя, эксперта, юрисконсульта.

Лицо может занимать иные должности, предусмотренные штатным расписанием компании. Кадровая служба в организации отсутствует – трудовые отношения оформляет бухгалтер, помощник (секретарь) руководителя. Обязательное условие – в должной инструкции ответственного за оформление формы T–2 работника необходимо прописать соответствующую функциональную обязанность.

Документы – основания для заполнения

Документы, которые позволяют заполнить карточкуПроисходит прием на работу в компанию – с работником заключается договор, издается приказ. После этого на нового сотрудника заводится личная карточка. Кроме заключенного договора о принятии на работу в штат или по совместительству для заполнения формы понадобятся документы:

  • паспорт;
  • СНИЛС;
  • трудовая книжка (заверенная на основном месте работы копия – для совместителей);
  • документы об образовании, степенях, повышении квалификации, прохождении переподготовки;
  • документы воинского учета;
  • ИНН;
  • документы о награждениях.

Указанных в документах сведений недостаточно для оформления личной карточки работника – ответственное за заполнение формы T–2 лицо имеет право запросить иные документы:

  • о дополнительной профессии;
  • работе по совместительству;
  • наличии детей;
  • фактическом месте жительства.

Основные правила заполнения

Разнообразные формы карточкиЗаполнение личной карточки работника производится строго в соответствии с предоставленными физлицом документами.

Наименование компании, названия учебных заведений, вид работы, иностранный язык и т.д. записываются полностью. Сокращения допускаются в графе «Пол» – М или Ж – и при заполнении информации о населенных пунктах (месте рождения, жительства). В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии.

С каждой записью 3 раздела формы T–2 работник знакомится под роспись. При отказе физлица проставить подпись в карточку заносится соответствующая отметка и составляется акт (форма документа – свободная).

Выращивание рыбы осетра дома и в бассейне - рентабельный бизнесБольше о бизнесе — выращивании осетра в домашних условиях рассказывается в статье.Нужны ли ИП коды статистики? Ответ приводится по ссылке.Какие происходят выплаты при сокращении работника? Тут находится вся необходимая и полная информация.

Законодательство допускает внесение дополнительных строк в разделы документа. Внесение иных изменений в форму T–2 запрещается.

Допускается занесение общей информации о работнике, сведений о воинском учете в электронном виде. Однако необходимость ознакомления работника под роспись с информацией 3 раздела требует обязательную распечатку документа.

При изменении данных старая информация (например, фамилия до вступления в брак) аккуратно зачеркивается, указывается документ – основание для внесения изменения и новые сведения. Обновление информации работник отдела кадров заверяет подписью, записывает дату.

Личная карточка работника заполняется в специальной компьютерной программе – кодирование сведений происходит автоматически. В иных случаях вопрос о необходимости проставления кодов решается руководством компании. Законодательные документы об обязательном кодировании сведений отсутствуют.

При заполнении и ведении форм T–2 следует помнить: невнимательность, путаница в документообороте – небольшие проблемы для организации. Нарушение законодательных нормативов по кадровому делопроизводству может стать серьезной неприятностью для руководителя, вплоть до привлечения к административной, уголовной ответственности.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Комментарии

1 комментарий
  1. Иван

    У нас на предприятии личная карточка работника ведется только в программе. Личное дело каждого сотрудника складывают в папки и хранят в шкафу. Очень удобный метод ведения личных дел.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий