Как правильно оформить трудовую книжку сотрудника: кто это делает, в каком порядке, расписка о получении

trudovaya_knijka_2Перечень документов, который обязателен при трудоустройстве, не слишком обширен. Поэтому стоит изучить те из них, которые оказывают прямое воздействие на судьбу работника.

Один такой документ – трудовую книжку – мы и затронем в данной обзорной статье.

Попробуем ответить на самые актуальные вопросы: кто выдает и заполняет трудовую книжку сотрудника, как правильно принять ее на хранение и выдать после увольнения, когда правомерна выдача дубликата этого документа?

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Кто делает записи?

Зная нормы существующего правительственного постановления РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», где зафиксированы правила по ведению, хранению и созданию, можно заключить следующее: ответственен за них работодатель. trudovaya_knijka_4

Он, правда, может делегировать часть своих прав конкретному лицу посредством издания приказа.

Под конкретным должностным лицом подразумевается: специалист отдела кадров, секретарь руководителя, реже – бухгалтер, юрист и т.п.

О том, как правильно оформлять и заполнять трудовые, читайте здесь.

Хранение

Действующие Правила регламентируют необходимость хранения трудовых книжек в сейфах или плотно подогнанных, запираемых на ключ ящиках.

Нормы, касающиеся хранения трудовых книжек, по большей части рекомендательные. Но, во избежание их утери, а возможно и кражи, стоит под хранение выделить какую-то часть пространства в ящике стола, сейфе и т.п. Это позволит избежать ненужных разбирательств и неурядиц по работе.

С помещением для хранения все несколько сложнее: будь то отдел кадров, бухгалтерия, юридический отдел и т.п. – конкретная организация будет решать исходя из своих ресурсов. Это уж им решать.

Как вносить информацию?

Структурно трудовая книжка представляет собой набор информации следующего рода:

  • данные о сотруднике;
  • данные о работе;
  • данные о награждениях сотрудника.

Кратко остановимся на структуре каждого раздела.

Данные о сотруднике – это те сведения, которые указываются на титульном листе его книжки. Перечень таких сведений ни у кого не вызывает вопросов: ФИО, дата рождения сотрудника, его образовательный и профессиональный уровень (о фиксации информации, касающейся образовательного уровня, читайте здесь).

Присутствие работника во время заполнения титульного листа обязательно! Необходимость выражается в подписи сотрудника, посредством которой он подтверждает правильность внесенных данных.

Данные о работе – это целый информационный комплекс, отражающий следующие важные для сотрудника категории: прием, перевод на работу, различного рода увольнения.

Больше данных содержится об этом разделе в статьях «Как правильно внести запись в трудовую книжку при увольнении?» и «Как грамотно сделать запись в трудовой книжке о приеме сотрудника?».

Данные о награждениях работника – это различного рода поощрения, предусматриваемые законами РФ: будь то государственные награды, почетные грамоты, звания и т.п.

Чтобы отразить факт присвоения сотруднику награды, мало одного лишь желания. Нужен еще и приказ, на основании которого в трудовую книжку будут вноситься соответствующие сведения.

Больше данных, относящихся к этому вопросу, удастся отыскать здесь.

Ошибки в записях

Выявлению ошибок способствует знание об их разновидностях, влекущих различные последствия.

  1. Ошибка обнаружена во время заполнения титульного листа.

    Этот случай прост: ошибка неисправима, бланк признают испорченным. Следовательно, составив акт и избавившись от бланка, необходимо приступить к оформлению нового документа.

  2. Ошибка допущена в разделах о работе и награждениях.

    При таком раскладе все еще проще: ошибочная запись или та, что с течением времени признается утратившей силу, отменяется посредством написания правомерной записи.

Больше информации вы сможете извлечь из следующей статьи.

Подсчет стажа

В случае исчисления трудового (или иначе – страхового) стажа сотрудника, первым используемым документом становится трудовая книжка (статья 66 ТК РФ в помощь). Подсчет производится так: все периоды, в течение которых осуществлялся работником труд, суммируются и формируются из расчета полных лет и месяцев (Закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ и Правила подсчета страхового стажа).

Статья 66. Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Часть шестая утратила силу.

Подробнее об этой непростой процедуре читайте здесь.

Выдача трудовой

Увольнение — вот первостепенное основание, способствующее окончательной и бесповоротной выдаче трудовой книжки со всеми вытекающими обстоятельствами.

Иногда, правда, Пенсионный фонд проявляет настойчивость и требует от работника именно подлинник, и никак не копию. Но это, скорее, исключение, нежели правило.

О том, по каким правилам выдается трудовая книжка, рекомендуется почитать здесь.

Не нарваться на судебные иски позволит подпись работника, выступающий в роли подтверждающего элемента, гарантирующего то, что документ им получен своевременно. О том, как правильно составить расписку о получении ТК, читайте здесь.

Что такое дубликат?

Дубликат – это копия оригинала документа, надлежаще оформляемая и в срок выдаваемая.

Причины, требующие оформления копии, могут разниться:

  1. В случае обыкновенной утраты книжки.
  2. Когда инициирует необходимость выдачи ему копии работник, которого не устраивает наличие недействительной информации в его трудовой.
  3. Изношенность, истертость книжки, ее ветхость, препятствующая дальнейшему ее использованию.
Какой бы не была причина замены, весь комплекс процедур по оформлению дубликата запускается заявлением, выступающим в качестве основания. Подача заявления запускает весь механизм, который должен окончить движение за 15 дней, дающихся работодателю для оформления документа, всяческого содействия работнику.

Заполнение вкладыша

Вкладыш – часть документа, вшиваемая в трудовую при достижении лимита страниц любого из ее разделов (будь то «Сведения о работе» или «Сведения о награждении»).

Манера, определяющая сущность вкладыша, подобна той, в которой оформляется первоначальный документ. Поэтому и задерживаться на этих процедурах нет нужды, тем более всю необходимую информацию по этому вопросу можно узнать здесь.

Остановимся лишь на общих сведениях, которые будут пригодны для дальнейшего изучения этого вопроса:

  1. Вкладыш не является обособленным документом.
  2. Факт выдачи вкладыша должен отражаться на форзаце документа, проштамповываемом надписью «Вкладыш выдан», напротив которой проставляется его серия и номер.
  3. Вкладыш оформляется работнику бесплатно.
  4. Вкладыш регистрируется в специальной учетной книге.

Порча или утрата

trudovaya_knijka_1Утрата или порча – это причины, способствующие выдаче нового документа (точнее дубликата).

Различаются они лишь по сложности конечного восстановления сведений.

Имея испорченный документ, можно на основании тех сведений, которые в нем имеются, получить дубликат без особых проблем.

Да и порча, сама по себе, может быть содержательной (наличие недействительной записи) и механической (ветхость бумажного носителя).

Утрата повлечет за собой большие временные затраты. Даже если работнику будет оказана посильная помощь работодателя, придется постараться, чтобы за 15 дней закончить оформление дубликата.

Больше информации по теме вы найдете здесь.

Трудовая книжка – это зеркало, отражающее трудовую деятельность всякого лица. И, чтобы не попасть впросак, стоит уделить внимание изучению этого документа. Ведь кто знает, где, кому и когда может пригодиться подобного рода информация.

Смотрите на видео: как делать записи в трудовой книжке.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *