Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61СПб
101 миллион > Документы > Трудовая книжка > На заметку кадровику: правила заполнения и хранения трудовой книжки

На заметку кадровику: правила заполнения и хранения трудовой книжки

1374
Правила заполнения трудовой книжки

Каждый бизнесмен, принимая в штат своей компании нового человека, автоматически становится работодателем.

За совместным сотрудничеством двух сторон зорко следит закон.

В частности, законодательством предусмотрено, что начало трудовых отношений между этими сторонами должно сопровождаться оформлением трудовой книжки прибывшего работника.

Это прописано в статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации.

В трудовую книжку заносятся все данные о том, где работал человек, в течение какого периода, на каких должностях, когда был принят в штат и уволен, по какой причине произошло увольнение и так далее.

Национальное законодательство регламентирует правила, согласно которым работодатель заполняет книжку и хранит её. В свою очередь, работник должен прослеживать процесс внесения записей, чтобы в будущем избежать проблем.

Трудовой кодекс РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Обязательные требования

Открывается книжка для каждого нового сотрудника, который работает в организации уже больше 5 дней. Сюда включаются и те, кто принят по временному трудовому договору, и те, кто трудится только в определённые сезоны, и внештатники – в том случае, если на них распространяется социальное страхование.

Требования к трудовым книжкамЕсли документ теряется, работодатель обязан оформить дубликат.

Записи, заносимые в книжку либо дубликат, нельзя сокращать. Каждая запись имеет собственный номер (номера идут по порядку, начиная с первого).

Для дат используют арабские цифры.

Дата, если это число или номер месяца, должна включать две цифры. Например, шестое мая будет записано так: 06.05, а четырнадцатое февраля – 14.02. Год прописывается всеми четырьмя цифрами: 1987, 2002.

Когда человек приносит свою трудовую книжку в новую организацию, устраиваясь на работу, работодатель тщательно проверяет документ: его истинность, точность совпадения информации, имеющейся на первой странице, с информацией, указанной в паспорте.

Титульный лист «украшает» печать той фирмы, где человек трудился впервые в жизни. Если печать отсутствует, трудовая книжка как документ теряет свою силу.

Бывает, что новый работодатель обнаруживает, что принесённая работником трудовая книжка была заполнена с нарушениями. В этом случае он открывает новый документ. То же касается и отсутствия книжки вообще. Об этом же говорит пункт 1.2 инструкции №69.

Если в документе нет записи о том, что человек уволен, тогда предприниматель не имеет права принимать такого человека к себе на работу. Увольнение должно быть подтверждено юридически.

Если человек получает взыскание во время своей трудовой деятельности, в книжке это не отражается.

Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации N 69 утверждена ИНСТРУКЦИЯ по заполнению трудовых книжек.

Разделы

Разделов не так много.

Сведения о работнике

Они пишутся на титульнике и включают следующее:

  • фамилию, имя и отчество работника;
  • дату рождения;
  • образование;
  • полученную специальность.

Работодатель переписывает информацию из паспорта работника и диплома либо другого документа, подтверждающего наличие образования. Ни одно слово сокращать нельзя. ФИО прописывается полностью, например: Градов Валентин Яковлевич.

Когда титульный лист оформлен, работнику необходимо убедиться в правильности занесённых сведений и поставить свою подпись. Следом расписывается сотрудник кадровой службы. Здесь же он ставит гербовую печать фирмы.

Сведения о работнике

Сведения о работе

В данный раздел вносятся данные о трудовой деятельности человека:

  • дата приёма на работу;
  • занимаемая должность;
  • название предприятия/компании(если же оно меняется, действовать нужно согласно п. 3.2 общей инструкции);
  • дата перевода с фирмы в фирму или с одного подразделения в другое, если таковой был осуществлён;
  • дата увольнения;
  • причина увольнения.
Все записи обязательно включают номер и дату приказа, ставится печать.

Образец:

  1. Открытое акционерное общество «СтальМастер» (ОАО «СтальМастер»).

    01.07.2012. Принята на должность заведующего складом.

    Приказ от 01.07.2012. № 313-к.

  2. 18.01.2014. Уволена по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

    Приказ от 18.01.2014 № 400-к.

    Начальник отдела кадров З.И. Махмутов.

Сведения о работе

Сведения о награждениях

Здесь указываются данные о том, чем был награждён либо поощрён работник: наименование награды, дата, название, номер и дата документа, подтверждающего получение награды.

Например:

Администрация городского округа город Агидель.

14.05.1998. Награждён Почётной грамотой главы администрации городского округа город Агидель за добросовестное выполнение трудовых обязанностей. Приказ от 12.05.1998 № 12-к.

Если работник получил ценный подарок или премию в виде денег, эти данные заносить в данный раздел не нужно.

На разделы отводится определённое количество страниц. Если страницы в разделе оказываются заполненными, тогда сотрудник кадровой службы заводит вкладыш, который хранится в трудовой книжке.

Сведения о награждениях

Что делать, если документ утерян?

Бывает, что появляется необходимость завести новую трудовую книжку. Это происходит в следующих случаях:

  • когда прежняя перестаёт быть годной к использованию, например, после пожара, произошедшего в организации, или наводнения;
  • когда она теряется;
  • когда в неё неверно внесли запись, а работник настаивает на открытии новой, потому что не хочет иметь исправления в книжке.
Работник должен твёрдо запомнить: после утраты трудовой книжки он должен уведомить об этом кадровую службу по последнему месту своей работы.

После поступившего обращения сотрудник кадрового отдела не позднее чем через 15 суток открывает для работника дубликат.

Эти нюансы обговорены в Правилах ведения и хранениях трудовых книжек, были которые утверждены Правительством Российской Федерации в 2003 году, 16 апреля, за номером 225.

Дубликат трудовой книжки

Правильное оформление дубликата

Приступая к заполнению дубликата, сотрудник отдела кадров должен взять новый чистый бланк трудовой книжки. Он открывает его и видит титульный лист. Здесь в верхнем углу справа вручную вписывается слово «Дубликат».

После этого следует заполнить титульную страницу, ориентируясь на документы, которые представил работник, а внизу поставить подписи: их ставят кадровик и работник, чей дубликат заполняется.

Раздел «Сведения о работе» должен включать информацию о стаже трудовой деятельности человека – непрерывном и общем. Имеется в виду стаж, который успел выработаться у работника до того момента, когда он оказался в штате новой организации.

Не нужно писать, как назывались прежние компании, какую должность занимал человек, сколько времени проработал. Указать следует лишь общее число лет, число месяцев и число дней стажа – цифрами и прописью.

Например:

Общий стаж работы до поступления в Открытое акционерное общество «Телефонные сети» 10 лет, 3 месяца, 17 дней (десять лет, три месяца, семнадцать дней).

А вот дальше стаж расписывается уже более подробно, затрагивая каждую организацию отдельно. Графа № 2 должна содержать дату, когда человек устроился на работу. Также во второй графе могут иметься записи о том, на какие места работы и должности был переведён человек, когда был уволен.

Графа № 3 – название компании, подразделения, должность. Здесь же прописывается, по какой причине сотрудника уволили. Все эти данные берутся из документов, принесённых работником.

Оформление разделов трудовойПримеры:

02.03.2000. Общество с ограниченной ответственностью «Звонок плюс».

Принят на должность старшего администратора отдела городских сетей.

16.04.2002. Переведён на должность главного специалиста отдела междугородней связи.

02.04.2003. Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

В четвёртой графе указывается название документа, который стал основанием для внесения записи, его номер и дата. Например: справка от 27.03.2003.

У сотрудника кадрового отдела должна быть специальная книга, куда он вносит информацию о зарегистрированных трудовых книжках и вкладышах.

Сведения о дубликате тоже следует внести в эту книгу, не забыв приписать «Дубликат». Затем работник вправе получить дубликат на руки, дав кадровику расписку, что документ ему передан.

Особенности хранения

Все книжки – заполненные и чистые, а также вкладыши к ним хранятся только в сейфе. Заменителем сейфа может быть отдельное помещение, если таковое имеется в организации и если оно гарантирует сохранность документов.

Ответственность за книжки ложится на плечи сотрудника, который по приказу, подписанному руководителем, выбран в качестве ответственного. Если хранит книжки один, а ведёт их другой, тогда второй должен получить чистые бланки документов от первого, предоставив тому заявление, написанное от руки.

Сотрудник кадровой службы должен вести две специальные книги:

  • приходно-расходную по учёту бланков книжек и вкладышей;
  • книгу учёта движения книжек и вкладышей.

В первой нужно отмечать все чистые бланки указанных документов, которые есть в компании. Если бланк выдаётся для открытия новой книжки, вкладыша либо дубликата, кадровик должен сразу же отметить это в своей приходно-расходной книге.

При порче чистого бланка его тут же уничтожают, но это обязательно заверяется актом. Поскольку все чистые бланки относятся к заранее обозначенным расходам организации, в случае их уничтожения данный факт не нужно вносить в бухгалтерский и налоговый учёты.

Хранение основного документаКнига учёта движения трудовых книжек и вкладышей включает записи обо всех этих документах.

В данной книге есть графа № 13, которая нужна для подписей работников.

Подпись ставится человеком тогда, когда он берёт на руки свою трудовую книжку, увольняясь с места работы.

Не все забирают свои книжки, когда уходят из организации.

Это происходит по разным причинам.

Но книжка должна храниться в сейфе или специальном помещении столько времени, сколько потребуется, то есть – до того момента, пока её не востребует бывший работник.

Вкладыш

Вкладыш открывается тогда, когда трудовая книжка оказывается полностью заполненной в том или ином разделе и заносить очередные записи уже некуда. Вкладыш следует аккуратно вшить в книжку.

Он является не менее важным документом, чем трудовая книжка, а потому оформляется в соответствии с теми же правилами.

Когда его выдают на руки работнику, в книжке ставят штамп «Вкладыш выдан», должен иметься и его номер. Прописывать вручную эту фразу нельзя. Штамп разрешено ставить в одном из двух мест в трудовой книжке – либо на титульнике, либо на развороте.

Если трудовой книжки в наличии нет, тогда и штамп теряет свою силу как документ. Вшивают его в конце книжки, между самой последней страницей и обложкой. Однако это только рекомендация, так как ни один нормативный акт не уточняет конкретное место для вшивания вкладыша.

Страницы в нём должны начинаться не с первой – они идут по порядку, с начала трудовой книжки. Титульник вкладыша должен иметь гербовую печать компании.

Оформление вкладыша в трудовую

Итоги

В настоящее время частные предприниматели, набирая в свой штат сотрудников, закрывают глаза на соблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек. Работники же, в силу возраста и недостаточного опыта, порой не догадываются о том, какое значение имеет данная книжка.

А ведь он отражает весь трудовой стаж человека и подтверждает его, как никакой иной документ. Бизнесмены, открыв маленькую фирму, зачастую не берут в штат кадровика, не организуют кадровый отдел, поэтому даже если трудовые книжки и хранятся в компании, ведёт их совершенно не тот, кто должен заниматься этим по закону.

Такая халатность приводит к печальным последствиям: трудовые книжки заполняются с ошибками, некоторые записи в них вовсе не вносятся, хранятся они в обычной полке стола или в шкафу среди прочих документов, а не в сейфе, а потому часто теряются, быстро изнашиваются и могут недостоверно представлять информацию о трудовой деятельности работника.

Владелец фирмы, если он желает продвигаться вперёд, должен иметь уважение не только к своим подчинённым, но и к документам, которыми они располагают: вести и хранить все книжки, ориентируясь на законодательство и установленные правила, не нарушая их.

Лишь в этом случае он может надеяться на успехи в своём деле, признание коллектива, работающего на него, и активное развитие бизнеса.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий