Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61СПб
101 миллион > Документы > Трудовая книжка > Как грамотно сделать запись в трудовой книжке о приеме сотрудника?

Как грамотно сделать запись в трудовой книжке о приеме сотрудника?

822
Запись в трудовой книжке о приеме

Заполнение трудовой книжки у многих кадровиков вызывает трудности.

Некоторые до сих пор не забыли о существовании КЗОТа.

Кто-то не владеет правильной терминологией и при внесении записей допускает неточности.

Иногда бывают разночтения между текстом приказа о приеме и записью в трудовой книжке.

Подобные ошибки, если не исправлены вовремя, в будущем доставляют серьезные неприятности, как работнику, так и самому работодателю.

Перед выходом на пенсию специалисты пенсионного фонда тщательно проверяют трудовую книжку и придаются к любым неточностям. Изменение даже одной буквы в должности сотрудника может лишить его льготной пенсии, урезать стаж. Поэтому работодатель должен заполнять трудовую книжку максимально правильно.

Какие сведения должны вноситься?

Сделать запись о приеме на работуГлавным документом, на основании которого делаются записи в трудовой книжке, является инструкция по заполнению № 69, утвержденная 10 октября 2003 года постановлением Министерства труда и социального развития.

В ней подробно рассмотрено, как делать запись, какую информацию вносить в трудовую книжку, представлены наиболее правильные формулировки.

На основании инструкции можно утверждать, что запись о приеме человека на работу должна содержать следующие сведения:

  • порядковый номер (графа №1 в трудовой книжке);
  • дата приема (графа №2);
  • должность;
  • структурное подразделение;
  • основание (графа №3).

Сама запись выглядит так: «Принят на должность инженера в материально-технический отдел» либо «Принят газосварщиком в цех №2». Никаких других сведений в ней быть не должно.

Но заполнение трудовой книжки начинают не с записи о приеме. Изначально без порядкового номера вносится наименование предприятия (полное и сокращенное).

Если человек раньше официально не трудился, у него еще даже нет самого документа. Новую трудовую ему выдает работодатель и оформляет его по всем правилам:

  1. Заполняет титульный лист.
  2. Подписывает первую страницу у работника.
  3. Ставит свою подпись, печать.

Лишь потом начинается заполнение раздела «Сведений о работе».

Образец:

Оформление приема на должность

Самые распространенные ошибки кадровиков

Рассмотрим устаревшие виды записей, которые кадровики до сих пор продолжают вносить в трудовую книжку, несмотря на их неактуальность:

  1. Раньше при первичном оформлении трудовой книжки в начале раздела «сведения о работе» всегда записывали где, когда человек учился. Теперь информация об учебе больше не заносится.
  2. Пресловутая фраза «До поступления в «___» трудового стажа не имела» так любима возрастными кадровиками. Такую запись делать не нужно.
  3. Информация об испытании в трудовой книжке лишняя.
  4. Количество ставок также не указывается, даже если работник оформлен всего на 0.5. Такую информацию отображают в трудовом договоре.
  5. Не стоит акцентировать внимание на временном характере работы.

Должность или профессия. Какое понятие лучше использовать?

Не стоит путать понятия профессия и должность.

Профессия – это род деятельности, которая требует от человека соответствующее образование, необходимые знания, некий опыт. Должность же представляет собой совокупность трудовых прав, обязанностей, которые закреплены локальным актом (должностной инструкцией).

На титульном листе трудовой книжке содержится информация о профессии. А в «Сведениях о работе» указывается должность человека, если он назначен:

  • руководителем;
  • специалистом;
  • служащим.

В таком случае практикуется формулировка «Принят на должность маркетолога».

Указание должности либо профессии в трудовой

Профессии рабочих нельзя отнести к должностям. Запись «Принят на должность сантехника» некорректна. Это профессия и ее наименование содержится в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих, а не в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Таким образом, если вакантное место предполагает физический труд и является рабочей специальностью, то это, скорее всего – профессия. Умственный труд предполагает должность. Но все же лучше всегда уточнять в приведенных выше справочниках.

Что правильнее: принят, зачислен или назначен?

Чаще всего в кадрах используется слово «принят». Назначение на должность, зачисление практикуется очень редко.

Дело в том, что:

  1. Принять можно любого сотрудника.
  2. Назначают только руководителя организации.
  3. Зачисляют на государственную службу курсантов ведомственного учреждения, которые учатся и одновременно проходят гос.службу.

При совместительстве

Трудовая книжка заполняется только на основной работе. Совместитель приносит лишь его копию, которая прилагается в личное дело сотрудника. Оригинал документа остается у основного работодателя.

Но по желанию сотрудника информацию о работе по совместительству можно внести в трудовую книжку:

    Отражение в трудовой совместительства

  1. Работник пишет заявление о своем желании зафиксировать факт совмещения в трудовой книжке и просит выдать справку.
  2. Работодатель выписывает справку, в котором сообщает, что человек действительно трудится по совместительству. Указывает период работы, данные приказа о приеме, должность, структурное подразделение.
  3. Совместитель со справкой идет в кадровую службу по основному месту работы, где в его трудовую вносят соответствующую запись, на основании предоставленных документов.

Оформление при переводе

Прием на работу в порядке перевода имеет ряд особенностей:

  1. Перед увольнением работник приносит письмо от будущего работодателя, который просит уволить сотрудника переводом.
  2. Приказ, запись в трудовой отражает тот факт, что сотрудник устроился в организацию путем перевода.
  3. Работодатель обязан трудоустроить человека, если он официально был приглашен на должность, в течение месяца после его увольнения с прежнего места.

Оформление сотрудника достаточно стандартное. Отличие лишь в том, что работодатель, подписывая письмо-приглашение, берет на себя добровольное обязательство оформить с человеком трудовой договор.

Оформление перевода на другую работу

Принимаем директора. Есть ли особенности?

Директор является наемным работником. Соответственно есть вышестоящий орган, который обладает полномочиями для назначения руководителя организации. Обычно это:

  • общее собрание участников;
  • собрание акционеров;
  • совет директоров.

Именно собственники своим коллективным решением определяют, кто возглавит фирму. Их осуждение оформляется в виде протокола, на основании которого составляется договор с победившим кандидатом.

Свой приказ директор подписывает сам. Поэтому пишут не «принят», а «вступаю в должность».

В трудовой книжке заносится запись о назначении на должность директора.

Если в организации один собственник, и он сам является генеральным директором, то его оформление на работу почти не отличается от стандартной процедуры. С единственным исключением, директор подписывает договор с самим собой.

Некоторые считают излишним составление договора. Ведь собственник и учредитель одно и то же лицо. Трудно представить возникновение трудовых отношений в таком положение. Но трудовой договор на самом деле очень нужен:

  1. При его отсутствии могут возникнуть проблемы с налоговыми органами.
  2. Без договора директор не подлежит соц.страхованию.

На директора-учредителя трудовой кодекс распространяется в полном объеме. Прием оформляется по всем правилам.

Пример:

Отражение назначения генерального директора в записи

Временная работа

Главным документом, после подписания которого возникают трудовые отношения, является договор. Именно он станет основанием для подготовки приказа. В нем указывают все особенности трудовых отношений. В том числе делается отметка о том, что договор временный. А вот в трудовой книжке запись будет стандартная.

Документы, подтверждающие факт устройства

Прием человека на работу начинается с его заявления. Именно оно становится основанием для составления трудового договора. Без его подписания нельзя приступать к выполнению работы.

Если человек фактически уже начал работать, на подготовку договора дается всего три дня. В тот же срок необходимо издать приказ о приеме.

Таким образом, документов, подтверждающих факт начала трудовых отношений несколько:

  1. Трудовой договор.
  2. Приказ о приеме.
  3. Запись в трудовой книжке.

Последний пункт выполняется уже после оформления сотрудника в течение пяти дней. Поэтому, если кандидат подписал договор и приказ, можно считать, что он стал новым сотрудником организации.

Итоги

Лишние сведения в трудовой книгеОформляя прием сотрудника, кадровики часто делают ошибочные записи, указывают лишние сведения, а нужные забывают.

Сотрудники со старой закалкой упускают из виду, что законодательство постоянно меняется.

Они ведут трудовые книжки по накатанной, не обращая внимания на новшества.

У молодых кадровиков маловато опыта. Они не всегда умеют применять существующие правила, некоторые моменты просто не понимают. Отсюда ошибки. Малейшая проверка сразу же выявит неточности.

Правила придуманы для того, чтобы их соблюдали, а не просто хранили где-то в сейфе. Ведь трудовая книжка – это самый важный документ работающего человека. Ее ведение, хранение должно соответствовать требованиям законодательства. Она не приемлет лишней информации, неточностей в записи.

Любая отметка в трудовой делается строго по правилам и только на основании приказа. В противном случае упущения кадровика обернуться проблемами для человека.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий