Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 755-96-87Москва +7 (812) 565-33-94Санкт-Петербург

Не самый приятный, но важный документ - докладная записка. Особенности написания

С докладными записками все знакомы ещё со школьной скамьи. Однако пишутся они не только на нерадивых учеников, но и на работников компаний.

Поэтому нелишне разобраться, что собой представляет этот документ каковы его реквизиты и особенности.

В данной статье рассмотрим не самый приятный, но важный документ — докладную записку, ее особенности написания.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 755-96-87. Это быстро и бесплатно!

Что это такое?

Докладная записка представляет собой документ информационно-справочного типа, адресованный вышестоящему руководству и содержащий описание определённой проблемы, выводы и предложения, выдвигаемые составителем. Часто документ носит негативный характер, однако в нём могут затрагиваться различные сферы: от поощрений до отчётности.

Особенности оформления и рассмотрения докладных определяются на производстве. Упоминание об этом документе содержится в классификаторе ОКУД 011-93: указано, что записка пишется руководителем подразделения в связи с несоблюдением трудовой дисциплины. Код формы – № 0286041.

Документ имеет полную юридическую силу.

Цель составления

Основную цель записки характеризуют как обеспечение вертикальной связи: её всегда пишут нижестоящие вышестоящим. С помощью этого документа руководству сообщают важную информацию, объясняют сложившуюся ситуацию, побуждают к принятию решения. В числе функций выделяют следующие:

  • поиск решения проблемы, возникшей на производстве;
  • внесение предложений, улучшающих деятельность;
  • информирование о мнении коллектива относительно определённого распоряжения или приказа, о позиции составителя в сложившемся конфликте;
  • предоставление отчётов о выполненных работах;
  • жалоба на сотрудника, не выполняющего распоряжений или другим образом нарушающего трудовую дисциплину;
  • информирование о происшествиях, принёсших моральный или материальный ущерб;
  • донесение о достижениях и успехах.

Случаи, когда необходима

Так как цели докладной обширны, причин для её написания множество. Часто она встречается на производстве и пишется, потому что:

  1. нарушается трудовая дисциплина;
  2. сотрудник не выполняет обязанностей, ведёт себя некорректно;
  3. работник не находится на рабочем месте или систематически опаздывает;
  4. необходимо внести изменения в производственный процесс, поощрить или наказать работника;
  5. потребовалось дополнительное финансирование и укрепление материально-технической базы;
  6. нужно предоставить отчёт о выполнении распоряжения руководства.

Нередко докладная записка встречается в вузах, школах и даже детских садах. На студента её пишут в случае, если он нарушает дисциплину, в большом количестве допускает прогулы, вызывающе себя ведёт.

В ДДУ записка может составляться на родителя, воспитателя и даже самого ребёнка. Случается, что воспитатели оставляют заведующему докладную, если родители постоянно задерживаются либо воспитанник ведёт себя слишком агрессивно. На воспитателя документ может написать старший воспитатель, если работа выполняется с нарушениями.

Родитель оставить докладную на воспитателя не имеет права, так как не является членом коллектива.

Какие виды существуют?

Существуют несколько разновидностей докладных записок. По содержанию они бывают:

  • Инициативные. В них выносятся предложения и рекомендации, требующие от руководства принятия определённого решения.
  • Информационные. Повествуют о ходе работ, его особенностях, деталях исполнения приказов, результатах и т. п.
  • Отчётные. Из них руководство узнаёт о выполнении распоряжения или его этапа.

В зависимости от того, кто является адресатом, различают докладные:

  • Внутренние. Возможно их использование только в пределах одной организации либо структурного подразделения, адресуются руководству.
  • Внешние. Составляются на имя начальника вышестоящей организации.

Отличия от объяснительной и служебной

Докладная записка похожа как на объяснительную, так и на служебную, однако, это разные документы.

  1. Докладная записка отличается от служебной тем, что обеспечивает связь между членами производственной иерархии и всегда пишется вышестоящему лицу от нижестоящего. Служебная же адресуется руководителю или работнику, имеющему тот же статус, что и составитель.

    ОКУД служебная записка не предусматривается, пишется по требованию, но можно проявить и личную инициативу.

  2. Объяснительная записка, так же, как и докладная, адресуется руководству, но имеет другую цель: она касается исключительно дисциплинарных нарушений, необходима для объяснения возникшей ситуации, роли сотрудника в ней. Для неё есть код ОКУД, пишется документ по требованию руководства.

На начальника и на работника

Докладная пишется не только на обычного работника, но и на начальника, если он каким-либо образом нарушает права других людей и вредит производственному процессу. Адресуется документ вышестоящему лицу, уполномоченному решать и знающему как дать ответ на подобные вопросы. В этой роли может выступать руководитель организации, представитель контролирующего органа и даже совет акционеров.

Случается, что на предприятиях составляют анонимное докладное письмо на начальство, но их вправе не рассматривать.

Чаще докладные пишутся на работников для того, чтобы их поощрить либо наложить дисциплинарное взыскание. В документе отображается информация:

  • суть нарушения или достижения;
  • причина, которую выясняют у работника;
  • краткая характеристика сотрудника;
  • возникшие последствия;
  • предложения о необходимости поощрения или наказания.
Важно указать пункт правил, который сотрудник нарушил, излагать факты чётко, без эмоций и личного отношения. Если провинившийся отказывается давать объяснения своему поведению, к докладной прикладывается акт о данном факте.

Кто должен на предприятии составлять?

Докладная бывает инициирована сверху, но может писаться и самостоятельно. Документ на предприятии пишет:

  • сотрудник – руководителю отдела;
  • руководитель отдела – директору организации;
  • начальник подразделения – руководителю компании.

Адресатом может стать и бухгалтер, если необходимо решить определённые финансовые вопросы, и любой сотрудник. При этом сохраняется субординация: писать «через голову», минуя непосредственное руководство, не принято. Исключение составляют ситуации, если в докладной упоминается сам начальник.

Типовой формуляр и особенности его оформления

Существует особый бланк, на котором пишут докладную записку. Он содержит следующие реквизиты:

  • наименование предприятия, компании или подразделения;
  • наименование документа;
  • его номер регистрации, дата составления;
  • город, в котором происходит составление документа;
  • наименование и данные лица, которому адресуется записка;
  • заголовок к тексту;
  • собсвтенно текст;
  • подпись составителя, её расшифровка.

Руководитель после принятия решения ставит свою резолюцию на докладной записке, которая включает в себя Ф.И.О. исполнителей, описание распоряжения, срок, отведённый для исполнения, подпись начальства и дату. Согласно п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003, резолюцию можно ставить на отдельном листе.

Бланк обязателен только для внешних записок. В случае, когда документ предназначен для внутреннего пользования, допустимо писать его в произвольной форме. За частую начинают фразой:»довожу до вашего сведения следующую информацию».

Как правильно написать?

Особенности написания докладной записки регулируются ГОСТ 6.30-2003, введённым Постановлением № 65-ст. от 03.03.2003 г. Среди наиболее важных правил выделяют следующие:

  1. Берётся лист А4, для внешнего использования – бланк предприятия.
  2. В заголовке отражается её содержание – о чём конкретно она написана.
  3. Основному тексту придают чёткую структуру.
  4. Должны отсутствовать юридические и грамматические ошибки.
  5. Проблема излагается подробно, но без лишних эмоций.
  6. Наименование отдела пишется в левом верхнем углу листа, данные об адресате – в правом верхнем углу, название документа – по центру.
  7. Данные составителя пишутся внизу в одну строку.
  8. Докладные регистрируются под кодом 0286041.

Что касается структуры текста, то она включает в себя три раздела:

  1. Конкретные факты, причины, из-за который решено написать докладную записку.
  2. Анализирование ситуации, предложение различных вариантов решения. Этот раздел считается необязательным.
  3. Выводы, просьбы и мнения, предложения действий, носящие рекомендательный характер.

Ошибки при составлении

Докладная записка имеет юридическое значение, поэтому к составлению нужно относиться крайне внимательно. Недочёты приводят к тому, что записка теряет силу.

К основным ошибкам, которые допускают составители докладных записок, относятся:

  • Отсутствие чёткой структуры. Документ должен содержать все перечисленные выше графы, даже если пишется на обычном листе бумаги.
  • Излишняя эмоциональность, использование разговорных выражений, отход от делового стиля. Важно соблюдать принятый деловой этикет.
  • Искажение подачи информации, излишняя детализация либо, наоборот, умалчивание важны фактов. Беспорядочность изложения мыслей.
  • Попытки навязать руководству решение. Следует помнить, что в записке содержится мнение и личный взгляд, но последнее слово остаётся за адресатом.
  • Отсутствие даты регистрации.

Срок рассмотрения

Чёткий срок рассмотрения докладной записки не оговорен. Однако он обязательно прописывается во внутренних документах организации. Существует и сложившаяся практика рассмотрения: обычно на это отводится 3-10 дней.

Реакция руководства и резолюция

После рассмотрения, руководитель, получивший записку, ставит свою резолюцию. Если документ внешний, его копия остаётся в организации, а резолюцию проставляют на оборотней стороне подлинника в нижней части.

Дальнейшие действия зависят от принятого решения. Если у руководителя возникают замечания, он вправе выразить их на отдельном листе, приложив к докладной. На основании записки и резолюции издаётся соответствующий приказ. Реакцией может быть поощрение работника либо применение к нему санкций вплоть до увольнения.

Руководитель вправе оставить без внимания информацию,и никак не ответить, если решит, что причин для взысканий или поощрений нет.

Определяя меры дисциплинарного воздействия, стоит руководствоваться принятыми нормами Закона, в частности, КоАП и ТК, чтобы наказание было правомерным. В спорных ситуациях желательно обратиться за консультацией к юристу.

Докладная записка – важный документ, порядок составления которого подчиняется принятым нормам. На его основании могут поощрить или наказать работника, поэтому, решив написать докладную, следует внимательно изучить обстоятельства дела и действовать чётко в рамках инструкций.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 755-96-87 (Москва)
+7 (812) 565-33-94 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий