Для чего нужна докладная записка, что это за документ и как его составить?

Новичкам в компании, а иногда и ее «старожилам» порой сложно понять, в каких случаях нужно применять тот или иной документ и как правильно его составить.

Одной из форм, встречающейся в документообороте средних и крупных фирм, является докладная записка. Когда она необходима, для чего предназначена и чем отличается от своих «коллег» (служебной и объяснительной записки), разъясним читателю в статье.

Скрыть содержание

• Что такое докладная записка?
• В каких случаях она необходима?
• Когда составление не требуется?
• Чем отличается от служебной и объяснительной?
• Какие виды докладной существуют?

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это способ вертикальной связи в компании, письменное изложение какого-либо рабочего вопроса, адресованное руководителю отдела, организации или вышестоящему учреждению.

Адресантом документа может выступать сотрудник по собственной инициативе или по поручению руководящего состава.

В связи с отсутствием единой формы документа, докладную составляют с учетом общепринятых правил оформления деловой документации либо в соответствии с инструкцией, разработанной для внутреннего пользования.

Допустимо составление и оформление, как в письменном, так и в печатном виде.

После стандартной «шапки» документа, содержащей должности и ФИО адресата и составителя, указывается его название, а затем излагается основная мысль, которую условно делят на три блока:

• блок 1 – описание событий или причин, повлекших обращение к руководству;
• блок 2 – собственный анализ сложившейся ситуации и варианты решения проблем;
• блок 3 – вывод, сформированный на основе первого и второго блоков.

Готовой докладной присваивается индивидуальный регистрационный номер.

Скачайте образец докладной записки.

На фото пример документа:

В каких случаях она необходима?

Докладные записки чаще всего составляются для решения вопросов, которые условно можно разделить на 3 группы:

• группа 1 – вопросы, относящиеся к основной деятельности организации;
• группа 2 – вопросы, затрагивающие административно-хозяйственную деятельность;
• группа 3 –вопросы, связанные с работой кадрового состава.

В первую группу можно отнести ситуацию, когда существующая проблема мешает работе организации, а ее решение находится вне компетенции составителя, к примеру, необходимость дополнительного финансирования.

Во второй группе поводом для жалобы становятся неисправная работа техники, нарушающая рабочий процесс или являющаяся причиной его прекращения.

Лидером по количеству докладных среди трех групп является последняя, связанная с кадровым составом.

Поводом для составления документа может выступать дисциплинарное нарушение, халатное отношение к работе, перевод на другое рабочее место в связи с производственной необходимостью, профессиональные достижения сотрудника и тд.

Когда составление не требуется?

Прогульщика руководитель должен «наказать рублем» или объявить ему строгий выговор. В некоторых случаях дело может дойти до увольнения.

Не стоит писать докладную, если:

1. вами движет личная неприязнь;
2. отсутствует доказательная база нарушения;
3. нарушение незначительно и не повлияло вовсе на эффективность работы;
4. техническая неполадка была своевременно устранена.

Кроме того, не следует путать назначение различных форм внутреннего документооборота и составлять докладную, когда можно обойтись обычной служебкой.

Чем отличается от служебной и объяснительной?

Докладную записку часто путают со служебной и объяснительной, однако, несмотря на сходство данных документов, заменять один другим недопустимо из-за их отличительных особенностей.

От служебной записки докладную отличают следующие черты:

• характер обращения – служебная является строго внутренним документом, тогда как докладная может быть направлена и за пределы организации;
• служебная записка обеспечивает связь на горизонтальном уровне «руководитель – работник одного уровня», а докладная – на вертикальном «сотрудник-руководитель».

От объяснительной записки докладная отличается смысловой нагрузкой и структурой документа. Объяснительная состоит из двух блоков, один из которых отражает факт, инициировавший ее составление, а второй объясняет, почему сложилась данная ситуация.

К примеру, гр-н Соловьев отсутствовал на работе 4 часа и 30 минут, из-за чего на него написали докладную. Руководитель вызвал Соловьева «на ковер» и потребовал изложить на бумаге причины его отсутствия на работе в форме объяснительной.

Какие виды докладной существуют?

Принято выделять две классификации докладной записки:

1. в зависимости от адресата;
2. по содержанию.

Первая классификация делит записки на внутренние – направлены к руководителю организации или структурного подразделения, и внешние – направлены в инстанции за пределы организации.

Важно! Документ, адресованный за пределы организации, оформляется на фирменном бланке организации, документ для внутреннего пользования может быть составлен на обычном листе формата А4.

По содержанию выделяются следующие виды:

• информативная – периодическое информирование о рабочем процессе;
• инициирующая – жалоба или рекомендация, побуждающая адресата к действию;
• отчетная – уведомление руководителя о завершении вверенного адресанту задания и его результатах.

Докладная записка относится к юридически значимым документам, несмотря на отсутствие унифицированной формы, и единого бланка. При составлении документа адресант должен гарантировать достоверность данных и обоснованность своего обращения.