Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61СПб
101 миллион > Документы > Записки > Докладная > Особенности и нюансы оформления докладной записки: образец, форма, структура текста и правила составления бумаги

Особенности и нюансы оформления докладной записки: образец, форма, структура текста и правила составления бумаги

43

Докладная записка является довольно распространенным документом на многих предприятиях. Несмотря на это у сотрудников часто возникают вопросы по оформлению подобных бумаг. Существуют ли законодательно закрепленные правила оформления докладной записки и какова структура этого документа?

Что обязательно должно быть указано в записке? Эти и другие полезные сведения вы узнаете, прочитав материал до конца, а также сможете ознакомиться с примерами.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Правовое регулирование оформления докладных

Правовое регулирование оформления докладныхКаких-либо закрепленных законодательством норм написания докладной записки не существует. Однако, некоторые нормативные акты упоминают данный документ. В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 можно встретить код унифицированной формы N 0286041 применительно лишь к докладной записке о нарушении трудовой дисциплины.

Существует также ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», где прописаны правила оформления управленческой документации.

Справка! Все правила, прописанные в ГОСТе 6.30-2003 носят исключительно рекомендательный характер. Однако, это, фактически, единственный документ, регламентирующий внутреннюю документацию на предприятии.

Существующие требования к бланку документа

Рассмотрим подробно, как оформляется докладная бумага.

Согласно рекомендациям ГОСТа 6.30-2003 докладную записку необходимо оформить на белой (или светлых цветов) бумаге форматов А4 или А5.Все страницы документа должны содержать поля:

  • 2 см – левое, верхнее и нижнее;
  • 1 см – правое.

Бланки разделяют в зависимости от типа расположения реквизитов на угловые и продольные. Угловыми являются те бланки, все строки реквизитов на которых начинаются от левого края. В продольных же блинках каждая строка реквизитов равноудалена от краев документа.

При оформлении докладной записки на двух и более листах, каждая страница нумеруется в обязательном порядке в правой части сверху арабскими цифрами.

Как правильно написать записку?

Отчетная докладная записка всегда составляется на имя вышестоящего руководителя от лица подчиненного. Текст пишется от первого лица единственного числа. Изложение ведется в прошедшем времени.

Форма и структура содержательной части

Существующие требования к бланку документаДля того, чтобы грамотно составить документ, необходимо ознакомиться с некоторыми рекомендациями. Рекомендации по правилам оформления управленческой документации изложены в ГОСТе 6.30-2003.

Там перечислены общие требования ко всем возможным документам, поэтому желательно опираться именно на эти данные.

Текст докладной записки, как правило, состоит из нескольких частей. В связи с этим можно выделить следующую структуру докладной записки:

  1. Реквизиты. Расположение реквизитов может быть угловым (пример 1), и продольным (пример 2).

    Пример 1:

    Коммерческий отдел Директору ООО «Пламя»

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Сазонову А.Б.

    07.12.2015 № 9

    О командировании сотрудника отдела продаж

    Пример 2

    Коммерческий отдел

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

    07.12.2015 № 9

    Директору ООО «Пламя» Сазонову А.Б.

    О командировании сотрудника отдела продаж

  2. Форма и структура содержательной частиНазвание. В данном случае «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА».
    Пишется всеми заглавными буквами без точки в конце и располагается либо по левому краю, либо по центру.
  3. Дата. Возможно оформление как только арабскими цифрами в последовательности день, месяц, год, так и словесно-цифровым способом, когда месяц пишется буквами.

    • Пример заполнения 3:
      Отдел компьютеризации Ген. директору ООО «Заря»

      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Гребневу А.Т.

      03.10.2011 № 9

      О командировании сотрудника

    • Пример 4:

      Отдел компьютеризации Ген. директору ООО «Заря»

      ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Гребневу А.Т.

      03 октября 2011 № 9

      О командировании сотрудника

  4. Регистрационный номер. Пишется в той же строке, что и дата. Номер присваивается документу, либо как исходящему (т.е. по месту отправления), либо как входящему (т.е. по месту получения) в зависимости от регламента оформления документации внутри компании.
  5. Заголовок. Пишется с большой буквы в предложном падеже. Его задача раскрыть смысл документа.

    Форма и структура содержательной частиПример 5:

    О прогуле сотрудника

  6. Адресат. Здесь указывается фамилия лица и занимаемая им должность.
  7. Текст. В основной части документа можно выделить три смысловые раздела:

    • констатация фактов, где излагаются обстоятельства и события, ставшие поводом для написания записки.
    • Анализ ситуации. Здесь автор может также привести какие-то примеры, собственные доводы.
    • Резюме. Автор может указать варианты решение возникшей проблемы или же четко обозначит свое предложение в адрес руководства.

    Пример 6:

    Отдел бухгалтерии Директору ООО «Восток»

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Караваеву И.Д.

    05.11.2015 № 2

    О выделении средств для

    участия на конференции

    20 ноября 2015 г. компанией «Образование» будет проводиться конференция «О требованиях к бухгалтерскому учету», где будут освещены законы, рассмотрены первичные документы, правила хранения документации, налоговые требования. Прошу вас предоставить сумму в размере 10 000 р. для посещения данного мероприятия с целью повышения собственной грамотности и дальнейшего квалицированного оформления документации на рабочем месте.

    Главный бухгалтер Кривошеева /И. Д. Кривошеева /

    Важно! Если прикладываются к документу какие-либо приложения, то отметка о них ставится до подписи составителя документа.
  8. Подпись составителя. Автограф автора ставится вместе с его фамилией, расшифровкой и занимаемой им должностью.
  9. Визы согласования и резолюция. Если данный документ составлен с целью донесения каких-либо сведений до конкретных лиц на предприятии, то проставляют визы согласования рассмотревших докладную записку. После рассмотрения информации руководителем принимается решение, которое и прописывается в виде резолюции.

Готовый образец

Прежде чем писать документ, следует ознакомиться с представленной ниже информацией, которую можно перенести как в word, так и в другой формат.

Отдел кадров Ген. директору ООО «Восток»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Караваеву И.Д.

14.03.2016 № 45

О привлечении сотрудников

на производство

Прошу одобрить привлечение на производство новых сотрудников в связи с большим объемом работ. Собеседование с новым персоналом предлагаю провести с 20 по 30 марта 2016г.

Начальник отдела кадров Смаков /А.Б. Смаков/

Скачать образец составления докладной записки

Как избежать ошибок при составлении бумаги?

Как избежать ошибок при составлении бумаги?Из наиболее распространенных ошибок можно выделить следующие:

  1. Не соблюдается официальный тон деловой переписки. Важно не использовать в письме сленговые выражения, заимствованные слова или малоизвестные речевые обороты. Также автору не стоит описывать эмоциональное состояние, а опираться лишь на факты.
  2. Неверное оформление. В связи с тем, что в законодательстве не закреплено четкой формы докладной записки, то внутри компании следует утвердить шаблон данного документа. Это позволит привести все письма в единый вид и избежать наиболее распространенных ошибок.
  3. Не полное раскрытие возникшей ситуации. Особенно это важно, если автор докладной просит руководство принять какое-либо решение. Подробное освещение фактов и событий только поспособствует грамотному разрешению ситуации.
  4. Излишне длинный или не информативный текст. В деловой переписке стоит придерживаться только точных данных. Каждая фраза должна нести смысловую нагрузку.
    Совет! Научитесь доносить мысль кратко, при этом не упуская из виду основные события.

Заключение

Докладную записку следует составлять грамотно с соблюдением всех рекомендаций, прописанных в законодательстве. Данный документ может быть затребован сторонними организациями, рассмотрен в суде или налоговой, поэтому его оформление должно быть максимально компетентно.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий