Подробные рекомендации как написать докладную записку на сотрудника, образец документа и его последствия
Докладная записка на сотрудника представляет собой информационно – справочную бумагу, которая, как правило, адресуется руководителю, начальнику отдела или иному человеку, занимающему руководящую должность.
Благодаря статье, вы ознакомитесь с причинами составления докладной записки, примером документа, и узнаете, к какому дисциплинарному наказанию может привести данная бумага.
Скрыть содержание
- Причины составления докладной записки на сотрудника
- Внутреннего или внешнего пользования документ?
- Содержание
- Чем грозит данная бумага работнику?
Причины составления докладной записки на сотрудника
Подобная бумага не может быть написана просто так. Для её составления должны быть веские причины, например:
- опоздание на работу.
- Отсутствие на рабочем месте.
- Невыполнение обязанностей, предписанных должностной инструкцией.
- Конфликт между сотрудниками.
- Изложение результатов произведённой ранее проверки.
- Доведение до руководства информации о том, что была допущена какая – либо ошибка.
- Угроза срыва выполнения рабочего задания, предусмотренного планом.
- Информация о поведении работника, если оно является недопустимым.
Важно. Каждая упомянутая причина уникальна и требует индивидуального подхода. Когда начальник получает информацию подобным образом, то он обязательно должен подробно с ней ознакомиться и вынести взвешенное решение.Кому и кто пишет?
Подобная бумага может быть составлена как начальником отдела или руководителем подразделения, где трудится человек информация, о котором фигурирует в документе, так и рядовой сотрудник организации.
Стоит отметить, что последний имеет право составления подобного документа не меньшее, чем его непосредственный начальник. Бывают ситуации, когда от глаз начальства ускользают некоторые факты, нарушающие работу организации. В таком случае, рядовой сотрудник может составить докладную записку на имя своего непосредственного руководителя или директора всей компании.
Что касается адресата, то им может являться, как начальник отдела, в котором работает человек, написавший подобную бумагу, так и руководитель организации. Кому отправлять своё творчество решает составитель и никто другой.
Внутреннего или внешнего пользования документ?
Часто возникает вопрос, к какому типу записок относится докладная. Ответ на этот вопрос кроется в определении. Дело в том, что подобный документ представляет собой деловую бумагу, которая носит информационный или рекомендательный характер.
Она может быть предоставлена только руководителю предприятия или непосредственному начальству. Докладная записка на сотрудника перемещается только в пределах одной организации.
Таким образом, её никак нельзя назвать внешней запиской, так как она выходит за пределы организации.
Подобный документ содержит в себе конкретную проблему отдельно взятого вопроса, касающегося деятельности организации. Людям за её пределами подобные сведения будут бесполезны и неинтересны. По этой причине докладную записку на сотрудника можно смело назвать внутренним документом, который по желанию может составить любой сотрудник.Содержание
Документ, о котором идёт речь, в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты:
- наименование подразделения, являющегося частью структуры;
- название самой бумаги в конкретном случае докладная записка;
- дату, когда она была составлена;
- адресата, который её получит;
- заголовок к тексту;
- сам текст;
- подпись составителя.
Ставя подпись необходимо также указать свою должность, фамилию и инициалы. Заголовок к тексту документа в обязательном порядке должен раскрывать содержание. Сам текст должен состоять из вводной и основной части.
- В первой составитель обозначает определённые факты или события, ставшие причиной для составления записки.
- Второй элемент должен включать в себя выводы составителя, конкретные предложения или меры, которые необходимо предпринять в срочном порядке чтобы избежать усугубления и без того тяжёлой ситуации.
Основные правила написания
Подобная бумага представляет собой официальный документ, обладающий определённой юридической силой. По этой причине к его созданию необходимо отнестись очень ответственно. Знающие люди выделяют следующие основные правила составления:
- информационный стиль изложения. При написании в тексте не должно фигурировать никаких чувств или эмоций. Все факты, изложенные в документе, должны быть обозначены максимально подробно и детализировано. Они должны быть по делу.
- Докладную записку нужно составлять в соответствии со всеми правилами, предъявляемыми к подобной документации. В ней не должно быть никаких ошибок и бесполезной информации.
Важно. Подобные недоработки могут стать причиной того, что составленный документ будет признан недействительным и руководство откажется принимать изложенную в нём информацию к сведению.Принципы составления пунктов
Как уже упоминалось выше, в подобной бумаге в обязательном порядке необходимо обозначить определённые реквизиты, а также подробно изложить само содержание. В нём должна быть чётко обозначена цель, которую преследует составитель. Весь текст можно условно поделить на три части:
- констатирующую. В ней подробно излагаются все факты, а также обстоятельства, имеющие отношение к конкретному вопросу.
- Аналитическую. Здесь нужно чётко изложить возможные последствия, которые произошли из – за обстоятельств, обозначенных в первом пункте.
- Рекомендательную. Тут составитель предлагает адресату принять меры, которые, по его мнению, помогут выйти из сложной ситуации.
Если каждый пункт в документе составлен обозначенным образом, то записка с большой долей вероятности будет подробно изучена руководством и принята к сведению. Правильность изложения каждого пункта, описанного выше, играет немалую роль.
Как правильно написать записку?
Как пишется докладная записка на сотрудника? Чтобы правильно составить подобный документ нужно придерживаться определённого плана:
- первым делом, нужно указать в левом верхнем углу наименование организации, подразделения, адресата.
- Далее, нужно посередине указать наименование документа и заголовок, например, докладная записка, о некорректном поведении.
- Следующим шагом, нужно приступить к изложению фактов и обстоятельств, например, довожу до вашего сведения, что сотрудница бухгалтерского отдела Вершинина О.П. 24.09.2015 года была замечена спящей на рабочем месте. Сотрудница уже не в первый раз была замечена в подобном положении.
- Потом нужно сделать определённый вывод или изложить своё предложение, например, прошу привлечь Вершинину О.П. к дисциплинарной ответственности за сон на рабочем месте.
- Последним шагом, составитель должен обозначить свою фамилию и инициалы, а также поставить подпись и число, например, начальник бухгалтерии Андропов Б.П, 25.09.2015 года.
Скачать образец докладной записки о сне на рабочем месте
Пример на фото ниже:
Чем грозит данная бумага работнику?
Если на работника была написана докладная записка, то после того как с ней ознакомится начальство может последовать что угодно в зависимости от тяжести нарушения. В случае, когда речь идёт о чём – то незначительном, то можно отделаться предупреждением или лишением премии. Но если работник допустил, какой – то серьёзный проступок, то дело может дойти до увольнения и штрафа.
Составлять такую бумагу нужно, только если есть веские основания для подобного действия.
Не стоит писать докладную по всяким пустякам, так как за подобный сигнал о какой – нибудь мелочи руководитель может применить дисциплинарное наказание по отношению к составителю.Однако если всё – таки необходимость в донесении сведений до руководства возникла, писать записку нужно в соответствии со всеми требованиями.