Какие бывают виды докладных записок? Варианты использования и образцы заполнения

Ни одно предприятие, учреждение не могут успешно функционировать без служебной документации.

С помощью различных документов регулируется административная и финансовая деятельность, на их основании принимаются управленческие решения.

К таким необходимым бумагам относится и докладная записка.

Скрыть содержание

• Классификация видов докладных записок
Внешние     Внутренние     Инициативные     По требованию     Информационные     Отчетные    

Классификация видов докладных записок

Докладная записка относится к организационно-справочной документации, содержит краткую письменную информацию, суждения, обобщения, предложения, касающиеся служебной деятельности доводимой до сведения вышестоящего начальства и понуждающая адресата принять управленческое решение.

Адресатами ее могут выступать работники организации, руководители структурного подразделения, руководитель организации, вышестоящие организации, уполномоченные лица. Она используется для передачи информации по официальным каналам наряду со служебными, объяснительными, пояснительными и аналитическими записками.

Докладной записке присвоен код по ОКУД – 0286041. Докладные записки делятся на виды, исходя из нескольких оснований.

1. По инициатору:
   • по требованию;
   • инициативные.
2. По содержанию, назначению:
   • информационные;
   • отчетные.
3. По месту назначения (адресату):
   • внутренние;
   • внешние.

Внешние

Адресованная стороннему получателю (руководителю вышестоящей либо материнской организации) докладная записка считается внешним документом.

Внешние докладные записки составляются на официальных бланках, на которых указываются обязательные реквизиты:

• наименование структурного подразделения.
• Наименование документа (докладная записка).
• Дата пишется в цифровом формате арабскими цифрами (01.01. 2017), либо в буквенно-цифровом варианте (1 января 2017 г). В этой же строке указывается регистрационный номер.
• Заголовок, отражающий содержание: «О состоянии дел…», «Касательно…».
• Текст. Он составляется от 1-го лица единственного числа: «Информирую…», «Во исполнении распоряжения….», «Согласно Вашему поручению…». Содержание разделяется на две части (абзаца): информационную и констатирующую, содержащую выводы, предложения. Заключительную часть начинают со слов: «Представляется возможным…», «Вношу предложение…», «Прошу предпринять….».
• При необходимости привести анализ проблемы и предполагаемые способы ее решения, они указываются после первого абзаца, а третий абзац является констатирующим. Допустимо разбивать текст на пронумерованные арабскими цифрами пункты и подпункты, разделы и подразделы. Информация может отражаться в диаграммах, графиках, таблицах.
• Адресат.
• Отметка о приложении, если таковое имеется. При отсутствии в основном тексте упоминания о Приложении, указывается его название.
• Должность автора, подпись с расшифровкой.
• Визы согласования, подпись с расшифровкой визирующего лица, дата визирования.
• Резолюция. Пишется от 1-го лица единственного числа: фамилия, инициалы исполнителей поручения, телефонный номер исполнителя, текст поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дата.
• Подпись руководителя организации.

Скачать образец внешней докладной записки

Внутренние

Докладная записка, предназначенная непосредственному начальству, руководителю структурного подразделения или учреждения в целом, относится к внутренней документации.

Оформление внутренней докладной записки отличается незначительно:

1. внутреннюю докладную записку допустимо оформлять на любой подходящей бумаге.
2. Индекс регистрации на внутреннем документе может проставляться либо по месту составления, либо получения.
3. На ней не обязательна подпись руководителя организации.

Резолюция, наложенная на докладную записку, в последующем становится основанием для выпуска управленческих и регламентирующих документов, привлечения к ответственности или поощрению, планирования и проведения административно-хозяйственных действий.

Скачать образец внутренней докладной записки

Инициативные

Подаются по желанию авторов, желающих обратить внимание на проблему: «Довожу до Вашего сведения, что получено приглашение на Семинар по повышению квалификации сотрудников отдела кадров по теме «Внешний и внутренний кадровый аудит».

Считаю целесообразным отправить на семинар менеджера по персоналу Иванову Лидию Васильевну с 12.12.2016 по 15.12.2016».

Скачать образец инициативной докладной записки

По требованию

По требованию руководителя, высказанному устно или в письменном виде, готовятся докладные, содержащие нужную информацию, например, о соблюдении сроков сдачи объекта, итогах аттестации сотрудников.

Нередко записки по требованию составляются регулярно, по согласованному графику: «Согласно распоряжению о предоставлении информации о сроках прохождения аттестации сотрудников, сообщаю что составлен График прохождения аттестации работниками бухгалтерии (см. Приложение 1).

Предлагаю вынести данный график на рассмотрение и утверждение на ближайшем оперативном совещании».

Образец докладной записки по требованию руководителя

Информационные

Информационные докладные записки могут содержать любые данные.

Например, докладная о некорректном поведении работника: «Довожу до Вашего сведения, что 12.12.2017 года охранник вневедомственной охраны Петров С. И. Допустил неправомерные действия в отношении сотрудницы отдела продаж Климовой А. С., забывшей пропуск.

Он отказался связаться с непосредственным начальником Климовой А. С. Для разрешения конфликтной ситуации, нецензурно выражался, принимал попытки физического воздействия.

Предлагаю рассмотреть действия охранника Петрова С. И. Рекомендую наказать публично».

Скачать образец информационной докладной записки

Отчетные

Составляется в форме отчета о предпринятых мерах, результатах работы, исполнении указаний, предписаний, приказов, состоянии дел в структурном подразделении, финансовых затратах, учете материальных ценностей: «Довожу до сведения, что в ходе проверки учета литературы и методических пособий на Кафедре менеджмента и маркетинга», предпринятой в связи с Приказом ректора № 21 от 10. 05. 2016 «О мероприятиях по подготовке к новому учебному году», были проверены формуляры сотрудников института и студентов.

Результаты проверки выявили, что к концу учебного года на руках у сотрудников и студентов находится 74 единицы учебной и методической литературы с просроченным сроком возврата. Прошу принять меры по возвращению книг и методических разработок на кафедру».

Скачать образец отчетной докладной записки

Таким образом, докладная записка является инструментом организационно-управленческой работы, координации действий сотрудников, осуществляет важные коммуникативные функции.