Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
101 миллион > Документы > Записки > Докладная > Как оформлять внешнюю докладную записку: образец и примеры грамотных формулировок

Как оформлять внешнюю докладную записку: образец и примеры грамотных формулировок

96

Бизнес не всегда идет гладко и форс-мажорные ситуации совсем не редкость.

Иногда причиной их является действие или бездействие конкретного человека, иногда – вовсе не зависящие ни от кого факторы.

Так или иначе, о случившемся необходимо известить руководство, а уж там пусть сами разбираются, какие меры принять.

Делается это с помощью служебных и докладных записок.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Что это такое?

Что это такое?Этот информационно-справочный документ является одним из средств взаимодействия в цепочке «специалист-руководитель». В отличие от служебной, докладная записка в большей степени иерархически ориентирована и может направляться только от нижестоящего специалиста – вышестоящему.

В рамках одной фирмы кадры общаются при помощи внутренних записок. Внешняя служит для обращения к вышестоящей организации. Применяется этот вид документа тогда, когда внутри организации нет способа разрешить вопрос.

Справедливости ради, нужно отметить, что такой подвид служебных записок встречается весьма редко. Как правило, если ситуация требует обратиться к вышестоящему лицу, организация пишет письмо.

Которое, как и собственно служебная записка, может быть инициативным (требует конкретного действия), либо отчетным. Тем не менее, такой тип докладных записок, все же используется организациями и не является недопустимым в качестве инструмента официального общения.

Этот вид докладной записки, хотя и не имеет утвержденного образца, но должен соответствовать локальным нормам фирмы, а также требованиям деловой этики.

Содержание

Содержание этого документа может варьироваться – в зависимости от того, что произошло. Образцы таких записок, как правило, содержатся в локальной документации фирмы.

В любом случае документ содержит:

  • полное название инстанции, куда обращается заявитель;
  • данные (должность, фамилия, инициалы автора);
  • суть вопроса – коротко и по сути;
  • вмешательства какого рода вы ждете от вышестоящих? (например, прошу издать указ о создании комиссии для проведения проверки в отношении…);
  • данные о приложениях;
  • дата, подпись с расшифровкой.

Как правильно оформляется?

Как правильно оформляется?Внешняя записка всегда пишется на фирменном бланке организации с логотипом. В остальном принцип написания схож с тем, что применяется в стандартной внутренней докладной.

Начинается все с «шапки» – она пишется в правом верхнем углу документа. Нужно указать точное наименование инстанции, куда вы обращаетесь, без ошибок – и к кому именно, с указанием должности.

Ниже, по центру, пишется заголовок бумаги – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Под заголовком – суть ситуации, сжато и ясно, затем – определенная просьба, то есть для чего вы пишете этот документ.

При написании следует особое внимание обращать на грамотность и правильное словоупотребление.

Следует избегать:

  1. громоздких предложений;
  2. двусмысленных или неграмотно построенных фраз.

Недопустимы:

  • переходы на личности;
  • грубая или обсценная лексика;
  • словом все, что не укладывается в деловой этикет.

Лучше вообще избегать личностных суждений , о чем бы речь ни шла, о поощрении, либо взыскании. Предоставьте это решать тому, к кому обращаетесь. Вместо эпитетов о том, какой специалист с вашей точки зрения хороший, лучше приложите к записке отчет по работе данного человека и обратите внимание адресата на данные.

Еще более осторожным нужно быть, если ситуация требует взыскания с виновника.

Как правильно оформляется?Не нужно прямых указаний, что вы хотите, чтобы адресат сделал с ним. Лучше всего писать так: «Прошу издать приказ о проведении проверки«.

Или, например – «прошу применить к такому-то меры дисциплинарной ответственности«. Опять же, необходимо приложить документированные обоснования своей позиции. Если вы что-то недостаточно убедительно обоснуете, это повод задуматься скорее о вашем соответствии занимаемой должности, чем того, о ком в записке идет речь.

Мало того, в отдельных случаях вас могут не только лишить места, но еще и привлечь к ответственности за попытку унижения чести и достоинства перед работодателем – а мотив-то у вас самый прямой:

  1. деньги;
  2. служебное положение.

Если, например, некто приходит на собрания неподготовленный и затягивает совещания, либо подолгу ищет нужные ему сведения в документах, нужно подтвердить это видеосъемкой. То же самое, если речь идет о возможном хищении. В заключение бумагу подписывают и отправляют по назначению.

Скачать образец внешней докладной записки

Пример внешней докладной записки

ООО «Сет» Генеральному директору ЗАО «Осирис-М»

отдел продаж Егорову Егору Егоровичу

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 4

Довожу до вашего сведения, что при последней проверке на складе были обнаружены неучтенные поддоны со слабоалкогольными коктейлями на сумму 800 000 рублей.

В связи с вышеизложенным, прошу вас издать приказ о создании комиссии для проведения инвентаризации.

С уважением,

Директор по продажам ООО «Сет»

Иванов Иван Иванович (подпись).

14 марта 2015 года.

Внешняя докладная записка подчиняется тем же правилам, что и внутренняя.

Для ее оформления нужно будет взять бланк с фирменным логотипом компании и грамотно изложить, для чего вы обращаетесь к вышестоящему звену. Только тогда можно рассчитывать, что на обращение воспоследует ответ.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?

Хотите предложить для публикации фотографии по теме?

Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!

Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий