Правила составления служебной записки о командировке, образец
Служебная записка – это особенный документ, который подтверждает пребывание командированного работника на месте, а кроме того дату приезда и возврата из командировки.
Согласно Постановлению Правительства РФ No1595, подписанному 29.12.2014 года, сейчас, уезжая в командировку, нет необходимости составлять командировочные удостоверения, писать должностное поручение и давать отчет о проделанной работе. С 2015 года единственным важным документом, сопровождающим рабочую командировку, считают служебную записку.
Скрыть содержание
- Кто должен писать?
- Инструкция по написанию
- Как составляется документ?
- Запрос о выплате средств на расходы
- Сообщение об использовании своего транспорта
- Пример служебки
- Ответ руководства
- Заключение
Кто должен писать?
СПРАВКА! Оформление служебной записки производит сотрудник компании самостоятельно сразу после возврата из поездки.Для начисления оплаты и компенсирующих затрат немаловажно грамотно заполнить документ.
Инструкция по написанию
Бланк может быть представлен на обыкновенном листе формата А4. Рассмотрим форму, структуру документа:
- В верхнем углу справа требуется указать ФИО руководителя компании в дательном падеже.
- Немного ниже – ФИО руководителя подразделения (при наличии такого). Тут же прописывается ФИО работника, который составлял эту служебную записку.
- В центральной части бланка указывается название документа и его содержание. Работник должен в свободной форме изложить свое обращение к руководителю.
Непременно должны присутствовать:
- дата отъезда, приезда;
- цель командировки;
- название, марка, модель, регистрационный номер транспорта (когда поездка была на личном, служебном либо арендованном авто);
- в нижней части бланка — описание прилагаемых документов;
- дата составления этого документа, подпись работника с расшифровкой.
Скачать бланк служебной записки на командировку
Как составляется документ?
В законодательстве не написано условий, которым необходимо следовать при составлении этого документа, по этой причине служебную записку можно составлять в свободной форме, однако с учетом конкретных условий:
- Служебную записку оформляют на листе А4. Если у фирмы имеется фирменный бланк, в таком случае разъяснения правильнее составлять непосредственно на нем.
- Документ адресуется лицу, который берет на себя решение о направлении в командировку, руководителю компании. Его должность и ФИО прописываются в верхнем правом углу.
- Далее следует уточнить, кто именно считается автором служебной записки, командированным. Кроме того вписывается его должность и индивидуальные данные.
- Приблизительно во 2-й трети листа по центру нужно указать название документа.
- Затем идет развернутый документ, где детально разъясняется, по каким именно причинам, с какими целями, кто именно и в какой период был направлен в командировку.
- Дополнительно следует определить, использовался ли личный или рабочий автотранспорт. В случае если да, вписываются регистрационные номера транспорта, а также данные о водителе.
- Помимо этого, в данном разделе нужно более точно определить период отправки и возврата, так как это даст возможность четко установить продолжительность поездки.
- Последующий пункт – приложения. В нем необходимо написать, какие непосредственно первичные документы предоставлены, для того чтобы доказать командирование. Это может быть как путевой лист, так и кассовые чеки с заправок, и квитанции на парковку, и отчет о проделанной работе, а также документы, подтверждающие продление или отмену командировки, если такое произошло.
ВНИМАНИЕ! Так как список оправдательной документации ничем не регламентирован, то чем больше чеков, квитанций, а также счетов будет приложено, тем легче бухгалтеру списать затраты на произведенную командировку.- Последнее, что необходимо сделать, – установить дату формирования записки и подписать ее.
- Скачать образец служебной записки об организации командировки
- Скачать образец служебной записи об отмене командировки
Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.
Запрос о выплате средств на расходы
Эта категория является одним из более известных и востребованных видов служебных записок. К ее написанию прибегают сотрудники, которые должны осуществлять отъезды в служебных целях со своего рабочего места. Как составляется служебная записка с запросом о компенсации расходов:
- Составление служебной записки с просьбой о возмещении командировочных средств, должно осуществляться строго после возврата сотрудника.
- Необходимо определить список услуг, на которые были израсходованы деньги в служебных целях, однако этого мало.
- Нужно прикрепить надлежащие чеки, проездные билеты, квитанции, также иные документы, указывающие факт оплаты сотрудником данных услуг.
- Отчетливо зафиксируйте дату отъезда сотрудника в командировку, а также дату приезда.
- Помимо ключевых пунктов, установленных для абсолютно всех записок, в тексте документа покажите четкое время с поминутным учетом и город, из которого сотрудник осуществил выезд, а кроме того город прибытия.
- После чего перечислите детально все услуги, за которые необходимо возмещение, изобразив их как можно информативнее, однако в тоже время кратко.
- Затем отметьте поминутное время приезда и укажите перечень документов, которые приложите в виде основания с целью получения денежных средств.
Подробно о том, как написать служебную записку на выплату, перерасчёт и удержание зарплаты, читайте тут.
Сообщение об использовании своего транспорта
СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки. Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных. К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.
Служебная записка обязательно должна дополняться:
- путевым листом;
- квитанциями о произведенной оплате парковки;
- кассовыми чеками на топливо.
Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.
Пример служебки
Директору ООО «Поляра»
Титовой Елене Анатольевне
от менеджера по продажам
Быченко Дениса Владимировича.СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
О подтверждении факта пребывания в командировке.
Довожу до Вашего сведения, что с 15 по 21 января 2017 года я находился в служебной командировке в ЧП «Гермес», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командировки и обратно в ООО «Поляра», расположенное в городе Москва, использовал личный легковой автомобиль Hunday, государственный номер М256 ВО 732.
Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней. Проживал у родственников.
Отбыл: 15.01.2017 г. в 10.30.
Прибыл: 21.01. 2017 г.. в 19.30.
Приложение:
Кассовый чек на заправку в г. Москва от 15.01.2017 г.
Кассовые чеки на заправку в г. Иваново от 19.01.2017 г., от 21.01. 2017 г.
Отчет о проделанной работе.
21.01.2017 Быченко Быченко Д.В.
Рекомендуем посмотреть другие наши статьи о том, как составить служебную записку на повышение зарплаты, премирование и депремирование сотрудников, повышение в должности, доплату за увеличение объема работ, списание материальных ценностей, основных средств, выдачу денежных средств, совмещение должностей, ремонт автомобиля, приобретение и другие действия связанные с оборудованием, а также на отгул.Ответ руководства
После принятия руководителем положительного решения о необходимости командировки, копии записки направляются во все подразделения, какие перечислены в левом углу (сверху), для принятия требуемых мер (подготовки приказов, заказа билетов при потребности, начисления денежных средств командируемым).
О том, как правильно написать ответ на служебную записку, мы рассказывали в отдельной статье.
Заключение
Служебную записку необходимо составлять только в некоторых случаях. Весьма важно грамотно заполнить документ, так как от этого будет находиться в зависимости последующая компенсация понесенных затрат. Кроме того, следует принимать во внимание нюансы при заполнении в зависимости от определенных факторов поездки.