Как законно отпроситься с работы? Правила составления служебной записки на отгул и ее образец
В общем понимании фраза «взять отгул» означает получить внеплановый выходной за отработанные сверхурочно часы.
Для оповещения руководителя отдела о своем отсутствии в рабочий день сотрудник составляет служебную записку.
О том, как составляется и оформляется подобный документ, расскажем в статье и рассмотрим на конкретном примере.
Также расскажем про цель служебной записки на отгул и как она оформляется, а также как составляется.
Скрыть содержание
- Цель служебной записки на отгул
- Как оформляется?
- Как составляется?
- Образец документа
Цель служебной записки на отгул
Служебная записка на отгул – это внутренний документ организации, направленный на информирование, уведомление директора или непосредственного руководителя отдела об отсутствии сотрудника в рабочее время с указанием причины предоставления ему внепланового выходного.
Из определения следует, что цель документа – донести информацию до адресата. Кроме того, зарегистрировав записку, сотрудник подтверждает факт обращения к руководителю с просьбой об отгуле и получение от него обратной связи.
Справка! Помимо отработанного ранее времени в качестве причины отгула могут быть указаны иные обстоятельства.Представьте ситуацию. В отделе трудится порядка 20 сотрудников, включая руководителя отдела. Системный администратор Альянов получил от своего непосредственного руководителя устное разрешение на отгул, и обрадованный благополучно отправился в рабочий день по своим делам.
А на следующий после отгула день получил выговор от директора фирмы за прогул, которому именно в этот день необходимо было настроить программу на компьютере.
А если бы Альянов составил и зарегистрировал свою записку на отгул, никаких претензий к нему бы не возникло, потому как его отсутствие было согласовано с непосредственным руководителем.
Таким образом, мало просто отпроситься с работы, нужно оформить это документально.
Как оформляется?
Служебная записка не входит в перечень управленческой документации, содержащийся в ОКУД, потому унифицированного бланка документа не существует.
Организация может самостоятельно разработать единую для всех сотрудников форму документа или инструкцию по составлению, однако чаще служебная записка составляется произвольно, но с соблюдением правил деловой переписки.
В зависимости от установленных правил внутреннего документооборота компании документ может оформляться в электронной либо бумажной форме.
Соответственно регистрация записки также происходит посредством внесения записи в журнал либо добавлением ее в сетевую папку, предназначенную для хранения внутренних документов компании.
В некоторых компаниях документ проходит «двойную регистрацию» и фиксируется в отделе кадров и у секретаря.
Как составляется?
Если в компании нет собственного бланка служебной записки и инструкции по ее составлению, сотруднику следует опираться на общие правила составления деловых документов.
- В первую очередь заполняется так называемая шапка. Здесь указывается фамилия и инициалы адресата в дательном падеже, его должность, а также должность и ФИО составителя. Данные адресата и адресанта проставляются в правом верхнем углу.
- С левой стороны напротив информации о получателе проставляется дата регистрации документа и его номер.
- Далее необходимо обозначить название документа. Пишем по центру с большой буквы, точку на конце не ставим.
- Сам текст документа на отгул должен содержать просьбу и основания для предоставления вам внеочередного выходного. Текст должен быть изложен простыми, короткими предложениями без использования ругательств и жаргонизмов, с соблюдением правил грамматики и пунктуации.
- В завершении указываются дата и ФИО составителя, записка заверяется его личной подписью.
В ряде случаев на документе помимо подписи составителя должны быть проставлены подписи третьих лиц.
Образец документа
№ 2 от 29.04.2017 Руководителю экономического отдела ООО «Кассандра»
Григорьевой Алевтине Сергеевне
специалиста-сметчика
Павлова Андрея Васильевича
Служебная записка
Прошу предоставить мне отгул на 30.04.2017 года за отработанное ранее время 24.04.2017 года.
29.04.2017 ___________ Павлов А.В.
(подпись)
Служебная записка, часто рядовые сотрудники называют её “служебка на отгул за свой счет”, как способ внутреннего информирования обычно используется в крупных организациях.На картинке пример документа:
Скачайте образец служебной записки на пропуск рабочего дня.
Для мелких фирм, где сотрудников можно пересчитать по пальцам, подобные формальности не используются, все вопросы решаются посредством личного обращения сотрудника к руководителю.
