Правила оформления служебной записки на замещение на время отпуска или об его переносе, образцы документов
Если сотрудник явно заработался, он пишет обычно заявление на отпуск – очередной или без сохранения содержания, в зависимости от ситуации. Но бывают ситуации, когда требуется отозвать из отпуска другого работника – и такую надобность один сотрудник обосновывает руководителю при помощи соответствующей служебной записки.
То же бывает, если вдруг требуется перенести уже утвержденный отпуск, несмотря на то, что сотрудник заранее побеспокоился о том, когда именно желает уйти на заслуженный перерыв в работе.
Скрыть содержание
- Что важно в документе?
- Кто составляет?
- Общая инструкция
- Правила составления для разных ситуаций
О возложении обязанностей на период отдыха Об отзыве сотрудника О переносеЧто важно в документе?
О собственном отпуске работник пишет соответствующее заявление на имя директора, указывая в тексте, на какой тип отпуска он претендует – с сохранением содержания или без. Служебные записки (обычно адресуются также главе предприятия) оформляются, если нужно срочно отозвать человека из отпуска – и тогда обязательно указывается, в связи с чем.
Либо если речь идет о том, на кого переложить свои должностные обязанности – и это тоже необходимо обосновать.
Кто составляет?
Сделать это может любой заинтересованный в данном действии сотрудник. Так как решения по поводу отпусков и “перекраивания” штатного расписания входят в компетенцию только главы фирмы (или ее представительства), то на его имя и адресуются служебные записки.
Общая инструкция
Документ этот относится,как мы помним, к категории справочно-информативных, а потому должен обязательно, помимо точных данных адресата, содержать в себе информационную суть – коротко и емко, а также чего именно вы хотите этой запиской добиться.
Например – просите переложить ваши обязанности на коллегу. В этом случае должна стоять фраза: прошу издать распоряжение о возложении моих должностных обязанностей на координатора по продажам Иванова И. И. на период с 01. 12.17 по 15.12. 17.
Внимание! Собираясь составлять документ на отзыв из отпуска, нельзя забывать о том, что такое действие применимо не ко всем категориям работников (ст. 125 ТК) – даже если они согласны на работу!К таковым относятся граждане, не достигшие совершеннолетия, трудящиеся на вредном и опасном производстве, а также будущие мамы.
При написании следует придерживаться делового стиля, использовать нейтральные, не окрашенные эмоционально обороты. Предложения, по возможности, короткие и емкие, громоздкие фразы хуже воспринимаются и дают больше простора для двоякого толкования. Не нужно переходить на личности, совсем недопустимы оскорбления, обсценная лексика, тем более нецензурная речь.
В любом случае, такая записка должна содержать:
- наименование фирмы, полностью;
- точное наименование должности адресата, его фамилия;
- от кого – также фамилия и должность;
- заголовок – служебная записка;
- регистрационный номер;
- дата написания;
- с какой целью обращаетесь к руководству, чего хотите добиться;
- подпись (с расшифровкой).
Шаблон документа можно найти в локальной документации или в шаблонах корпоративной интернет-почты. В последнем случае адресат ставится в строку адреса
Важно! Приняв документ, руководитель ставит на нем резолюцию, подпись и дату.Подробнее о правильном написании служебной записки мы рассказывали здесь.
Правила составления для разных ситуаций
О возложении обязанностей на период отдыха
Обычно такую записку пишет глава отдела, в котором сотрудник ушел в отпуск и его нужно заменить – так, чтобы на бизнесе не отразилось его отсутствие.
Например:
Генеральному директору ООО “Роза-Сателлит”
Федорову И.И.
от руководителя отдела по работе с клиентами
Сидоровой Е.И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6
Прошу вас издать распоряжение о временном возложении на менеджера Петрова Петра Петровича обязанностей старшего менеджера Никифоровой Марии Никифоровны на период ее отпуска с 20.05 2017 по 10.06.2017.
С уважением,
руководитель отдела по работе с клиентами
Сидорова Елена Ивановна (подпись).
16 мая 2017 года.
- Скачать бланк служебной записки на замещение на время отпуска
- Скачать образец служебной записки на замещение на время отпуска
Об отзыве сотрудника
Помимо стандартных данных – адресата и от кого написано, документ должен содержать обоснование вашего желания прервать чей-то отпуск и почему вы выбрали именно этого человека. Приведем конкретный пример:
Директору Московского филиала
ООО “Эквадор-цветы”
Герасимову А. А.
от руководителя департамента продаж Иванова И. И,
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА№4
В связи с болезнью менеджеров Петровой О. П. и Ивановой А. А. предлагаю отозвать из отпуска старшего менеджера отдела продаж. Сидорову Е.В. с 20 августа 2016 года. Необходимость отзыва возникла из отсутствия сотрудников в связи с болезнью и, как следствие, критически низкого уровня продаж. Более молодые сотрудники занять место старшего менеджера не могут в силу ограниченности умений и отсутствия опыта.
С уважением,
Руководитель департамента продаж Иванов Иван Иванович (подпись)
17 августа 2016 года.
- Скачать бланк служебной записки об отзыве сотрудника из отпуска
- Скачать образец служебной записки об отзыве сотрудника из отпуска
О переносе
В этом случае обязательным пунктом также является обоснование переноса отпуска – собственного или коллеги, например:
Генеральному директору ООО “Тау-Консалт”
Максимову М. М.
от руководителя отдела персонала Александрова А. А.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5
В связи со снижением количества клиентов прошу вас перенести отпуск старшему менеджеру по продажам Ильниу Илье Ивановичу с июля 2017 года на октябрь 2017 года в связи с тем, что его отсутствие в июле может крайне негативно отразиться на количестве продаж и группа без руководителя не выполнит привычного для нее оборота.
С уважением,
руководитель отдела персонала,
Александров Александр Александрович (подпись)
25 июня 2017 года.
- Скачать бланк служебной записки о переносе отпуска
- Скачать образец служебной записки о переносе отпуска
Узнайте об оформлении служебных записок больше информации. Мы предлагаем прочитать о таких видах: на повышение зарплаты, премирование/депремирование, обучение сотрудников, покупку товара, о приеме на работу, а также на списание материальных ценностей, повышение в должности, доплату за увеличение объема работ и об отсутствии сотрудника на рабочем месте.Итак, служебную записку по вопросу, относящемуся к отпуску – как собственному, так и коллеги – может написать любой работник. Обычно это делает глава отдела, но может и сам человек, который собирается уйти на плановый отдых – в связи с тем, что лучше знает некоторые нюансы, позволяющие ему, скажем, рекомендовать на свое место того или иного человека, пока сам он будет греться под пальмами.