+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Правила оформления служебной записки на замещение на время отпуска или об его переносе, образцы документов

Если сотрудник явно заработался, он пишет обычно заявление на отпуск – очередной или без сохранения содержания, в зависимости от ситуации. Но бывают ситуации, когда требуется отозвать из отпуска другого работника – и такую надобность один сотрудник обосновывает руководителю при помощи соответствующей служебной записки.

То же бывает, если вдруг требуется перенести уже утвержденный отпуск, несмотря на то, что сотрудник заранее побеспокоился о том, когда именно желает уйти на заслуженный перерыв в работе.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Что важно в документе?

О собственном отпуске работник пишет соответствующее заявление на имя директора, указывая в тексте, на какой тип отпуска он претендует – с сохранением содержания или без. Служебные записки (обычно адресуются также главе предприятия) оформляются, если нужно срочно отозвать человека из отпуска – и тогда обязательно указывается, в связи с чем.

Либо если речь идет о том, на кого переложить свои должностные обязанности – и это тоже необходимо обосновать.

Кто составляет?

Сделать это может любой заинтересованный в данном действии сотрудник. Так как решения по поводу отпусков и «перекраивания» штатного расписания входят в компетенцию только главы фирмы (или ее представительства), то на его имя и адресуются служебные записки.

Общая инструкция

Документ этот относится,как мы помним, к категории справочно-информативных, а потому должен обязательно, помимо точных данных адресата, содержать в себе информационную суть – коротко и емко, а также чего именно вы хотите этой запиской добиться.

Например – просите переложить ваши обязанности на коллегу. В этом случае должна стоять фраза: прошу издать распоряжение о возложении моих должностных обязанностей на координатора по продажам Иванова И. И. на период с 01. 12.17 по 15.12. 17.

Внимание! Собираясь составлять документ на отзыв из отпуска, нельзя забывать о том, что такое действие применимо не ко всем категориям работников (ст. 125 ТК) – даже если они согласны на работу!

К таковым относятся граждане, не достигшие совершеннолетия, трудящиеся на вредном и опасном производстве, а также будущие мамы.

При написании следует придерживаться делового стиля, использовать нейтральные, не окрашенные эмоционально обороты. Предложения, по возможности, короткие и емкие, громоздкие фразы хуже воспринимаются и дают больше простора для двоякого толкования. Не нужно переходить на личности, совсем недопустимы оскорбления, обсценная лексика, тем более нецензурная речь.

В любом случае, такая записка должна содержать:

  • наименование фирмы, полностью;
  • точное наименование должности адресата, его фамилия;
  • от кого – также фамилия и должность;
  • заголовок – служебная записка;
  • регистрационный номер;
  • дата написания;
  • с какой целью обращаетесь к руководству, чего хотите добиться;
  • подпись (с расшифровкой).

Шаблон документа можно найти в локальной документации или в шаблонах корпоративной интернет-почты. В последнем случае адресат ставится в строку адреса

Важно! Приняв документ, руководитель ставит на нем резолюцию, подпись и дату.

Правила составления для разных ситуаций

О возложении обязанностей на период отдыха

Обычно такую записку пишет глава отдела, в котором сотрудник ушел в отпуск и его нужно заменить – так, чтобы на бизнесе не отразилось его отсутствие.

Например:

Генеральному директору ООО «Роза-Сателлит»

Федорову И.И.

от руководителя отдела по работе с клиентами

Сидоровой Е.И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6

Прошу вас издать распоряжение о временном возложении на менеджера Петрова Петра Петровича обязанностей старшего менеджера Никифоровой Марии Никифоровны на период ее отпуска с 20.05 2017 по 10.06.2017.

С уважением,

руководитель отдела по работе с клиентами

Сидорова Елена Ивановна (подпись).

16 мая 2017 года.

Об отзыве сотрудника

Помимо стандартных данных – адресата и от кого написано, документ должен содержать обоснование вашего желания прервать чей-то отпуск и почему вы выбрали именно этого человека. Приведем конкретный пример:

Директору Московского филиала

ООО «Эквадор-цветы»

Герасимову А. А.

от руководителя департамента продаж Иванова И. И,

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА№4

В связи с болезнью менеджеров Петровой О. П. и Ивановой А. А. предлагаю отозвать из отпуска старшего менеджера отдела продаж. Сидорову Е.В. с 20 августа 2016 года. Необходимость отзыва возникла из отсутствия сотрудников в связи с болезнью и, как следствие, критически низкого уровня продаж. Более молодые сотрудники занять место старшего менеджера не могут в силу ограниченности умений и отсутствия опыта.

С уважением,

Руководитель департамента продаж Иванов Иван Иванович (подпись)

17 августа 2016 года.

О переносе

В этом случае обязательным пунктом также является обоснование переноса отпуска – собственного или коллеги, например:

Генеральному директору ООО «Тау-Консалт»

Максимову М. М.

от руководителя отдела персонала Александрова А. А.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

В связи со снижением количества клиентов прошу вас перенести отпуск старшему менеджеру по продажам Ильниу Илье Ивановичу с июля 2017 года на октябрь 2017 года в связи с тем, что его отсутствие в июле может крайне негативно отразиться на количестве продаж и группа без руководителя не выполнит привычного для нее оборота.

С уважением,

руководитель отдела персонала,

Александров Александр Александрович (подпись)

25 июня 2017 года.

Итак, служебную записку по вопросу, относящемуся к отпуску – как собственному, так и коллеги – может написать любой работник. Обычно это делает глава отдела, но может и сам человек, который собирается уйти на плановый отдых – в связи с тем, что лучше знает некоторые нюансы, позволяющие ему, скажем, рекомендовать на свое место того или иного человека, пока сам он будет греться под пальмами.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий