Как выглядит пример служебной записки на обучение сотрудников за счёт работодателя и на увольнение?

Слова в деловом мире не ценятся, в цене – действия. А если нужно что-то предложить или сообщить – для этого есть особого рода документы, менее строгие, чем договора и квитанции, но не менее серьезные по своей важности.

Это служебные записки. Большинство обывателей не видят разницы между служебной, докладной и объяснительной запиской. В какой-то мере это действительно одно и то же – все они имеют информационную направленность…

Скрыть содержание

• Какие виды служебных записок существуют?
• Основные требования по заполнению
На увольнение     На обучение за счет работодателя    

Какие виды служебных записок существуют?

Обычно это докладные и служебные. Составляются они в случае, если человек, о котором идет речь, сделал нечто, выходящее далеко за рамки внутреннего распорядка, что требует только вмешательства вышестоящего звена.

Это может иметь оттенок как со знаком “минус” – прогул, невыполнение должностных обязанностей, нарушение служебной этики, итд, – так и со знаком “плюс”. К примеру, сотрудник заслуживает премии или заграничной командировки по обмену опытом за счет работодателя.

Или повышения в должности. Повод может быть любым, главное – объяснить, чего вы хотите от руководителя и почему вы считаете именно такие меры целесообразными.

Все эти предложения вносятся обычно работниками одного подразделения с тем, на кого требуют написать записку, могут быть ниже или выше его по рангу.

Видео о том, какая разница между докладной и служебной запиской:

Основные требования по заполнению

Неважно, на кого и по какому поводу вы пишете записку – “катаете телегу” или наоборот просите о назначении премии, необходимо придерживаться правил делового документооборота и служебной этики.

Грамматические, пунктуационные, орфографические ошибки не допускаются. Тем более нельзя употреблять неподходящие по деловому стилю обороты, особенно грубые, а то и обсценные.

Лучше вообще воздерживаться от собственной эмоциональной оценки человека, о котором ведется речь в документе. Вместо “прошу уволить” лучше попросите о применении мер дисциплинарного воздействия. Вместо “лучший работник” – скажите, какие у него показатели, шеф сам разберется, кто лучший.

Особенно следует проявлять осторожность в докладных записках по поводу правонарушений, например, хищений. Любые документы нужно сопровождать документированными дополнениями, а здесь тем более- это могут быть показания видеокамер скрытого наблюдения, показания охраны.

За свидетельства, не подкрепленные доказательствами, можно из инициатора превратиться в виноватого и быть уволенным по статье. И хорошо еще, если не поднимут вопроса о заведомо ложном доносе.

Как написать служебную записку:

Итак, служебная записка должна всегда содержать:

• наименование фирмы;
• кому адресуется и от кого (с упоминанием должностей);
• наименование структурного подразделения;
• регистрационный номер;
• цель написания;
• текст- обоснование;
• просьба о том или ином вмешательстве со стороны руководства;
• дата, подпись.

“Шапка” должна всегда оформляться в правом верхнем углу – структурное подразделение, кому адресовано, от кого, фамилия и инициалы.

Далее, по центру – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА , регистрационный номер и цель написания – например, на премирование.

Ниже идет информационная часть. Обычно ее начинают с фразы : довожу до Вашего сведения, что…

После этого просьба – чего вы хотите от руководства и подпись с расшифровкой.

Обычно в крупных фирмах в локальной документации есть готовые шаблоны служебных записок (как бумажный, так и электронный вариант).

На увольнение

Если вы пишете документ с целью избавить фирму (а заодно и себя) от бесполезного сотрудника, нужно иметь более чем весомые основания для такого прошения. Идеально будет, если вы сошлетесь на них в тексте и приложите к самой записке.

Например:

Генеральному директору ООО “Запад-Интеркоммерц”

Мамонову А.А.

от старшего менеджера Иванова И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №3

Довожу до вашего сведения, что Петрова Елена Ивановна, принятая на должность менеджера по продажам 14.11.2016 года не соответствует занимаемой должности. На протяжении уже четырех месяцев она не выполняет план продаж даже на три четверти, не умеет вести деловой диалог с клиентом (что видно из записей телефонных переговоров). В офисе сотрудниками неоднократно замечено стремление Петровой Е. И. найти повод покинуть рабочее место, к вечеру – побыстрее уйти. Руководитель группы неоднократно беседовала с ней, но никаких улучшений в работе не последовало.

На основании вышеизложенного нам стало ясно, что работать Петровой Е. И. в сфере продаж слишком тяжело. Прошу вас принять меры.

Старший менеджер отдела продаж

Иванов Иван Иванович (подпись)

15 июня 2017 года.

Скачать образец служебной записки на увольнение

На обучение за счет работодателя

В этом случае необходимо привести конкретные достижения работника, обосновать – в чем ценность его для фирмы и почему она увеличится, если фирма обучит данного гражданина за свой счет.

Пример служебной записки на обучение сотрудников за счет работодателя:

Генеральному директору ООО “Астра-Трип”

Максимову Максиму Максимовичу

от руководителя отдела по работе с клиентами Невзоровой И. И.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 4

Сообщаю о высоких показателях работы помощника менеджера Александровой Александры Александровны, взятой на должность стажера 13 марта 2017 года. За период с первых дней работы и до сегодняшнего дня Александрова А.А. демонстрирует исключительно положительные результаты, высокие показатели продаж, особенно по элитным курортам и высокую заинтересованность в работе. Это подтверждается еженедельными и ежемесячными отчетами о продажах, которые я Вам присылала. Для сравнения привожу таблицу показателей Александровой А.А, из чего ясно, что с самого первого дня она работает не хуже остальных сотрудников.

Тем не менее ясно, что Александровой А. А. нужны специальные знания в этой области.

В связи с этим прошу Вас направить Александрову А. А. на курсы повышения квалификации в Институт туризма и гостеприимства.

С уважением

руководитель отдела по работе с клиентами Невзорова Ирина Ивановна (подпись).

ПРИЛОЖЕНИЕ (таблица).

10 июня 2017 года

Скачать образец служебной записки на повышение квалификации за счет работодателя

Как видно. в том, чтобы составить служебную или докладную записку, особенных трудностей, требующих специальных навыков, нет. Тем не менее, нужно проявить большую внимательность и аккуратность – ведь служебная записка есть еще и ваш собственный мини-портрет для работодателя.