Как выглядит образец служебной записки о приеме на работу сотрудника? Нюансы написания документа
Служебная записка относится к категории справочно-информационных документов и применяется в качестве средства оперативной деловой переписки в среде одной организации, предприятия.
Вопросы, освещаемые в документе, имеют непосредственное отношение к работе конкретного подразделения или касаются определенного сотрудника.
Документ обладает спецификой, о которой читайте ниже.
Скрыть содержание
- Когда и кем оформляется служебная записка?
- Что должно быть в документе о приеме сотрудника на работу?
- Как правильно составляется бумага?
- Конкретный пример
Когда и кем оформляется служебная записка?
Законодательными нормами не предусмотрены правила оформления данной официальной бумаги, т. к. в ОКУД (общероссийском классификаторе управленческой документации) упоминания о ней нет.
Ее составление регламентируют требования российского Стандарта ГОСТ Р.30-2003, предусматривающего четкие правила оформления.
Юридическая сила служебной записки обеспечивается четким и правильным указанием всех реквизитов. Она составляется руководителем отдела или другого структурного производственного (научного) подразделения, когда необходимо достигнуть определенной цели в интересах компании.
Такие ситуации возникают, например, когда необходимо оформить на работу дополнительного сотрудника, а проблема решается только с привлечением смежного отдела или его должностного лица.Что должно быть в документе о приеме сотрудника на работу?
В отличие от докладной записки, данный документ обеспечивает деловую связь объектов управления на горизонтальном уровне. Он не направляется руководителю компании, в качестве адресата указывается начальник смежного равноценного структурного подразделения, в компетенции которого находится разрешение вопроса.
Работа по созданию официальной бумаги должна включать следующие стадии:
- изложение, которое выполняется на листе А 4 обычной ручкой.
- Заверение личной подписью.
- Визирование (согласование) – при необходимости.
- Регистрирование в специальном канцелярском журнале.
- Рассмотрение и наложение резолюции.
- Выполнение.
- Контроль исполнения.
- Сохранение.
Современные руководители среднего и высшего звена отлично владеют языком цифр и не очень хорошо осознают неконкретные сетования на перегруженность.
Также они должны уметь считать экономическую выгоду, то есть то, каков КПД тех или иных хозяйственных операций.
Грамотный управленец в своей записке оценит возможные дополнительные расходы на расширение штата и сопоставит их с той пользой, которая будет получена в итоге.Как правильно составляется бумага?
Служебная записка о приеме на работу сотрудника должен включать следующие сведения:
- наименование лица, кому направляется бумага (в правом углу вверху страницы, в дательном падеже). В данном случае адресатом может быть начальник отдела кадров;
- указание данных автора, от имени которого подается записка;
- наименование – заголовок перед текстом (в предложном падеже);
- непосредственно текстовое содержание;
- дата написания;
- подпись автора (в левом углу внизу страницы) с указанием должности и фамилии с инициалами.
В текстовой части излагаются причины оформления деловой бумаги, являющиеся основанием обращения.
Далее автор переходит к логическому завершению записки – просьбе, изложению возможных действий, предложению об оформлении трудового договора с дополнительным работником.
При этом необходимо указать на какую должность необходимо принять работника. Для небольшой компании служебное обращение может быть избыточной формальностью.
Но если в штате предприятия трудятся тысячи работников и имеются структурные подразделения – средством взаимодействия между ними является именно этот документ, который можно передавать и электронной почтой.
Значительным «плюсом» будет оперативное рассмотрение и быстрое достижение цели.
Составление служебной записки в электронном виде ничем не отличается от написания вручную на бумажном носителе. Адресную часть заполнять не нужно, получателем (адресатом) окажется пользователь, на индивидуальный почтовый ящик которого было отправлено обращение.
Аналогично поступают и с подписью – идентифицировать отправителя тоже можно по адресу послания.Конкретный пример
Начальнику отдела по управлению персоналом ООО «ЦТНИ» Бочковской А.Вот главного бухгалтера Шульги Л.В
11 мая 2016 года
Служебная записка
о необходимости приема на работу нового сотрудника
За последний месяц в бухгалтерии компании сложилась предсказуемая обстановка, связанная с расширением производства – вводом в эксплуатацию полиграфического цеха. Перегруженность основных работников сказывается на качестве учета и составлении отчетности. Один из сотрудников – Садовская М.Г. – работает по совместительству и проводит на рабочем месте не более 4-х часов. В связи с этим она не может справиться с увеличившейся нагрузкой.
Прошу принять на основное место работы в бухгалтерии нового специалиста, а с совместителем разорвать трудовые взаимоотношения согласно статье 288 ТК России. О наступлении необходимости увольнения она была предупреждена при приеме на работу по совместительству.
Главный бухгалтер Шульга Л.В.
Последующие действия – уведомление Садовской М.Г., подготовка приказа об увольнении, а затем – о принятии в штат бухгалтерии нового человека – являются следствием направленной служебной записки.
Инициирование управленческих решений – основное предназначение информационно-справочной документации, к которой принадлежит и служебная записка. Она составляется, чаще всего, при возникновении кадровых вопросов, для решения задач хозяйственного снабжения, для обеспечения информацией других подразделений, при урегулировании иных организационных сложностей.
