Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61СПб
101 миллион > Документы > Журналы > Журнал учета трудовых книжек — правила хранения и заполнения

Журнал учета трудовых книжек — правила хранения и заполнения

13886
Книга, в которой учитываются все трудовые книжки

Все трудовые книжки работников, вместе с вкладышами и бланками, в обязательном порядке хранятся у работодателя. Помимо хранения, требуется вести учет этих документов, для чего предназначен специальный журнал, или книга учета.

Необходимо ведение журнала учета трудовых книжек, как работодателями – организациями, так и работодателями – индивидуальными предпринимателями. Заполнение этого документа имеет определенные правила, исключающие произвольную форму.

Что такое журнал по учету трудовых книжек?

Трудовые книжки учитываются в журнале, который представлен в виде книги с множеством страниц. Он имеет 13 граф и утвержден Министерством труда России. Формат журнала – А4.

Эта книга имеет производственный выпуск, ее можно приобрести. Так же допускается изготовление этого документа в учреждении при условии соблюдения специальных требований.

Учет документов производится сотрудником кадровой службы. В него заносятся данные принятых книжек сотрудников, которых оформляют на рабочее место. Так же в него записываются сведения из впервые созданных книжек, и тех, которые выдаются работникам.

Зарплата и выдача справки, свидетельствующей о ее размереКуда предоставляется и каковы правила заполнения справки о заработной плате? Все подробности находятся по ссылке.

Проверка ИП на сайте налоговой нужна, чтобы узнать о будущей встрече с ФНС. Здесь говорится видах проверок этой госслужбы.

Желаете купить франшизу «Стардогс»? Не узнаете условия приобретения? Тогда читайте статью.

Вкладыш тоже регистрируется, если он присутствует в книжке. В ситуации, когда вкладыш был получен работником в другом учреждении, требуется внести лишь сведения, которые есть в его трудовой книжке. Данные из вкладыша записываются в следующую строку журнала.

Заполнение

Как заполнить журнал?Законодательство установило строгую форму ведения журнала. Перечислим по графам все сведения, которые фиксируются в нем:

  • 1-я графа служит для простановки по порядку всех номеров книжек, которые сдали сотрудники;
  • 2,3,4-я графа служат для того, чтоб записать в них дату принятия работника. Нужно учесть, что порой даты принятия сотрудника на работу и оформления его трудовой книжки могут быть различными;
  • в 5-й графе записываются имя, фамилия и отчество сотрудника без сокращения;
  • 6-я графа служит для записи серии и номера книжки. Когда работник в преклонном возрасте, его трудовая книжка может не иметь серию и номер. В этом случае работник службы кадров обозначает прочерком отсутствие нужных данных;
  • в 7-й графе записывается специальность и профессия рабочего. Вместе с этим указывается категория, разряд и квалификация;
  • 8-я графа нужна для записи наименования предприятия, куда поступил работник;
  • 9-я графа служит для записи того, на каком основании принят рабочий и для записи номера приказа, соответствуя которому он начал выполнение своих обязанностей;
  • 10-я графа – для подписи кадровика, которому передавалась трудовая книжка;
  • в 11-ю графу заносят сведения о сумме, которую заплатил сотрудник за трудовую книжку (бланк), либо за вкладыш к ней. Эту графу заполняют в случае, когда книжка заводится вновь. В остальных случаях в ней просто ставится пометка в виде прочерка;
  • в 12-й и 13-й графах будут занесены сведения при увольнении работника из организации. В 12-й графе запишут дату, когда сотруднику выдадут книжку, в 13-й графе работник должен поставить роспись, заверив получение книжки на руки.

При отсутствии работника в тот день, когда произошло увольнение, и передать трудовую книжку лично в руки нет возможности, необходимо уведомить его о том, что он обязан придти и получить ее, либо разрешить переслать книжку почтой. Так же поступают, когда рабочий на получение трудовой книжки ответил отказом.

В связи с этим, в 12-ю и 13-ю графу журнала пишут дату и номер уведомления, которое отправлено сотруднику, а так же дату отправления почтой (если сотрудник дал согласие).

В том случае, если на предприятии сотруднику оформляли вкладыш, увольняясь, ему необходимо поставить подпись не только за то, что он получил трудовую книжку, но и за получение вкладыша, так как он был зарегистрирован отдельно.

Опломбирование

Журнал необходимо опломбировать или опечатать сургучом, захватывая частично бумажный лист, кончики шнуровки и часть обложки. Когда книга пломбируется, пломбу ставят на кончики шнуровки, которые выступают.

Пломба для опломбирования – номерная, индикаторная. Она сделана в виде уникального индикаторного устройства с однократным применением. С помощью нее можно обнаружить незаконный доступ к журналу. Требуется фиксирование номера пломбы на титульном листе. Без наличия этой записи опломбирование журнала считается недействительным.

Как заверить журнал учета движения трудовых книжек? Об этом рассказывается в видеоролике.


Оформление

Книга, которые следует зафиксировать в журналеЖурнал учета движения трудовых книжек образец заполнения скачать вы можете, если перейдете по ссылке.
Ввиду того, что книга учета движения трудовых книжек используется в течение долгого периода, предпочтительнее, чтобы она была в твердой и плотной обложке. Страницы прошиваются с помощью ниток. Требуется обозначение нумерации страниц. Журнал необходимо прошнуровать, кончики шнуровки закрепить на обложке внутри. Для этого на них нужно приклеить небольшой бумажный листок.

На лицевую обложку книги учета приклеивается этикетка, на которой пишется название учреждения, название самого журнала (книги), и даты, когда он начат, и когда закончен. Так же на нее ставится роспись работника — кадровика. Подпись может ставиться и на оборотную сторону. Записи в книге учета производятся шариковыми, гелевыми или чернильными ручками. Цвет чернил – синий, фиолетовый, черный.

Коды статистики и обращение за ними в госслужбуГде получить коды статистики для ИП? Тут вы можете узнать больше.

Как заполняется журнал учета огнетушителей? Скачать образец рекомендуем вам, перейдя по ссылке.

Если есть сотрудник, не прошедший испытательный срок, то следует оформить официальную процедуру увольнения. Как это сделать? Приглашаем прочесть подробности.

Недопустимо делать зачеркивания и исправления. Также запрещается прибегать к помощи корректирующей жидкости. При допущении кадровиком ошибки, он должен написать, что она недействительна. Можно предварительно сделать графу для примечаний перед началом ведения журнала, куда будут вноситься сведения о сделанных ошибках.

Книга, отвечающая за учет трудовых книжек, должна быть заверена подписью руководства учреждения. Необходимо поставить количество страниц и дату. Все эти данные записываются на бумажном листке, который приклеен на обложку внутри. Журнал ведут до тех пор, пока он полностью не будет заполнен. Достигнув последней страницы, в нем ставят число и передают на архивное хранение. Храниться в архиве он должен 75 лет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Понравилась статья? Подписывайтесь на обновления сайта по RSS, или следите за обновлениями В Контакте, Одноклассниках, Facebook, Twitter или Google Plus.

Подписывайтесь на обновления по E-Mail: 

Расскажите друзьям!

Комментарии

Комментариев: 8
  1. Людмила

    Подскажите пожалуйста, как внести исправление в дату приема сотрудника в книгу учета. Ошибку заметили не сразу, запись в середине журнала

  2. Вадим

    Подскажите пожалуйста если переформировалась организация со сменой собственника должна заводиться новая книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним или нет.

  3. Ирина

    Что делать,если на одного работника завели две трудовые книжки?

    • Никита

      Если записей в обоих нет или они идентичные (первая запись о работе), то одну книжку смело можно аннулировать и выкинуть. Если же записи есть, то самое оптимальное, это вкладываете одну книжку в другую и продолжаете вести ту, в которой отражено самое последнее место работы.

  4. Таня

    Помогите разобраться с  такой ситуацией! Работал на предприятии сотрудник с 2004 года, в 2009 уволился и через пару месяцев снова был принят на работу (2009 год). Но в журнале движения трудовых книг не был зафиксирован факт приема. Что делать в этом случае?

    • Юрий

      Я так понимаю,что ваш вопрос непосредственно и связан с оформлением пенсии, либо сейчас либо позже. Помимо журнала движения трудовых книжек есть ещё и приказы о приёме на работу,которые хранятся в личном деле в архиве 40 лет,вот оттуда и можно почерпнуть эту информацию. Если же предприятие маленькое и личного архива нет,то можно обратиться в налоговую инспекцию, по их данным будет видно, когда и какая организация платила налоги за определённого человека

    • Светлана

      Если в журнале движения трудовых книг нет записи, то это ошибка кадровика. Но у вас в трудовой книге должен быть зафиксирован факт приема на работу. Или же в крайнем случае можно обратится в бухгалтерию предприятия и запросить ваши доходы за тот период и доказать, что вы работали.

    • Наталья

      Формально, в соответствии с журналом ведения трудовых книжек, Работник получается неуволенным, а продолжает находиться в трудовых отношениях с работодателем. Это при условии, что была внесена первоначальная запись о трудовой книжке, а при увольнении в 2009 г. запись об увольнении в журнале не сделали. А когда работник вновь в 2009 г. поступил на работу, по журналу получается, что он просто остался на работе, продолжая трудовую деятельность. Однако, как здесь указывается http://101million.com/personal/uvolnenie/po-sobstvennomu-zhelaniyu.html запись в трудовой книжке об увольнении присутствует обязательно, есть и письменный приказ о принятии на работу ранее, и о последующем увольнении. Копии этих документов или архивную справку с указанием дат и номеров приказов всегда можно получить в организации. Также, повторюсь, эти сведения есть в трудовой книжке.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий