Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61СПб
101 миллион > Документы > Журналы > Журнал учета выдачи трудовых книжек: правила ведения

Журнал учета выдачи трудовых книжек: правила ведения

1629
Книга учета трудовых

Трудовые книжки (ТК) являются документом строгой отчетности, поэтому российским законодательством предусмотрена необходимость жестко контролировать их наличие и оборот.

Для этого все организации обязаны вести журнал, где фиксируются прием и выдача трудовых книжек – так называемую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Дело здесь даже не столько в проверках и штрафах, сколько в потенциальной опасности судебных споров с работником, за сохранность чьей трудовой книжки отвечает работодатель.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Оглавление:

Отношения работодателя и работника зачастую далеки от идеала, и увольняющийся может воспользоваться отсутствием журнала выдачи ТК или небрежным его ведением для того, чтобы насолить бывшему работодателю или получить дополнительные деньги, ведь если факт возвращения трудовой книжки не подтвержден в книге учета подписью работника, то можно оспорить срок увольнения и размер расчетных выплат.

Всё это делает правильное ведение журнала, учитывающего оборот ТК, непременным условием беспроблемной работы организации. Обязательность книги учета движения трудовых книжек установлена Правилами их ведения и хранения, которые Правительство РФ утвердило постановлением № 225 от 16 апреля 2003 года.

Ответственные за ведение

Ответственный за ведение и хранение трудовых книг Ответственными за контроль наличия и оборота ТК, как правило, назначаются кадровики.

В малом бизнесе, не всегда имеющем отдельные кадровые службы, эту обязанность могут возложить на бухгалтера, секретаря, офис-менеджера или другого специалиста.

Назначение ответственного лица оформляется приказом, где указываются обязанности по ведению учета ТК, должность исполняющего и должность того, кто заменит его в случае отсутствия. Передача дел, связанных с движением ТК, должна сопровождаться соответствующим актом.

Скачать журнал оборота трудовых книжек.

Если книга раньше не велась

Бывает так, что вновь пришедший на работу грамотный специалист обнаруживает, что его предшественники не потрудились завести книгу учета движения ТК. Подобная ситуация требует составления докладной записки и, если восстановление всех записей и подписей работников не составляет труда, незамедлительно устранить недоработку.

Иногда внести отсутствующие данные по кому-либо из бывших работников невозможно. Это также стоит отразить в докладной записке и составить акт с перечислением, какие именно данные утрачены и почему нет возможности их восстановить.

При проверке эти документы могут помочь работодателю избежать привлечения к ответственности за нарушение законодательства.

Требования к заполнению и оформлению

Книга учета движения ТК должна содержать 13 граф и соответствовать образцу, утвержденному Министерством труда и социальной защиты РФ.

В отличие от ведения других журналов регистрации документов, заполнение этой книги должно быть сквозным, то есть не оканчиваться вместе с календарным годом, а продолжаться в течение многих лет, пока не будет заполнена последняя страница.

Общие правила оформления книги сводятся к следующему:

  • поскольку книга будет использоваться несколько лет и долго храниться, рекомендуется снабдить её твердой обложкой;
  • Журнал выдачи трудовых книжекстраницы следует пронумеровать и прошить прочной ниткой, концы которой вывести после завершающей страницы и прикрепить изнутри к обложке бумажной наклейкой;
  • бумажная наклейка должна быть опечатана сургучом или пломбой с захватом обложки и концов нитки.

    Многими кадровиками оспаривается необходимость сургучной печати, но пока этот пункт в Правилах ведения ТК остается без изменений, лучше придерживаться этих требований и приобрести сургуч и пломбу в канцелярских магазинах или почтовых отделениях;

  • на бумажной наклейке цифрами и прописью указывается, сколько страниц пронумеровано и прошито, и ставится подпись руководителя.

Исправление записей

Записи в книгу вносятся от руки, поэтому нередки ошибки. Зачеркивать неверную запись и вносить рядом правильную информацию с пометкой «Исправленному верить», датой исправления и подписью исправившего представляется довольно сложным из-за ограниченного места.

Наиболее приемлемым способом считается внесение в пункт с ошибочными данными пометки о том, что запись недействительна, и создание правильной записи.

Содержание: сведения и графы

Книга учета содержит сведения о принятых или вновь заведенных ТК, а также вкладышах к ним. Если на хранение сдается не только ТК, но и вкладыш, в записи фиксируется только сама книжка.

Эти сведения детализируются в тринадцати графах:

  • 1 – номер записи о ТК и выданных организацией вкладышах;
  • 2, 3, 4 – дата предоставления трудовой книжки (как правило, это день приема на работу) или заведения новой ТК или вкладыша: число, месяц и год;
  • 5 – ФИО (без сокращений) работника, на которого оформлена трудовая книжка;
  • Графы книги учета трудовых6 – серия и номер ТК или вновь заведенного вкладыша. Эти данные могут отличаться в зависимости от возраста работника.

    Так, образцы 1938 года выпускались без серии и номера, поэтому при регистрации таких экземпляров в графе № 6 рекомендуется оставить прочерк – он укажет, что данные не пропущены, а отсутствуют.

    Образцы 1974 года имеют серию из букв АТ и двух римских цифр. С 2003 года серия трудовых книжек обозначается буквами ТК, а серия вкладышей – буквами ВК.

  • 7 – должность сотрудника по штатному расписанию;
  • 8 – название организации и структурного подразделения;
  • 9 – дата и номер документа, которым сотрудник принимается на работу (приказ, распоряжение и т.п.). Если регистрируется новый вкладыш, выдаваемый организацией, то здесь ставится прочерк.
  • 10 – подпись специалиста, ведущего ТК и контролирующего их оборот;
  • 11 – если оплачивается новый экземпляр ТК или вкладыша, указывается сумма в руб., иначе – прочерк;
  • 12 – дата увольнения работника (это день возврата ТК);
  • 13 – роспись увольняющегося, подтверждающая, что ТК он получил обратно.

Образец заполнения книги учета трудовых.

Запись при отказе забрать ТК

Что записать в книге, если отдать ТК непосредственно ее владельцу невозможно?

Если работник в день увольнения не может (или отказывается) получить свою ТК, ему отправляют заказное письмо с предложением забрать ее или согласиться на ее получение почтовым отправлением. Выходные данные письма при этом записываются в графу 12, а дата, когда ТК была отправлена по почте – в графу 13.

Иногда увольняющийся просит отдать трудовую книжку другому лицу (родственнику, другу, коллеге). При этом необходима доверенность, заверенная у нотариуса.

Передача ТК третьим лицам без доверенности возможна лишь в случае смерти её владельца при предъявлении свидетельства о смерти, паспорта и документов, подтверждающих родство. Во всех этих случаях в графах 12 и 13 указывается, когда, кому и на основании чего была выдана ТК.

Регистрация временной выдачи

Регистрация временной выдачи трудовой на рукиРаньше временная выдача ТК была запрещена.

Однако иногда ее оригинал требуется для выписки нотариально заверенной копии, необходимой при получении профессиональных сертификатов бухгалтерами, юристами, аудиторами, или в Пенсионный фонд для оформления пенсии.

С 1 января 2015 года работник может подать, а работодатель должен удовлетворить письменный запрос на временную выдачу ТК.

При этом рекомендуются три варианта оформления записей в журнале выдачи:

  • в графе 12 отметить временную выдачу, а после возвращения ТК сделать новую запись;
  • приказом ввести неунифицированную форму книги учета и дополнить типовой бланк книги;
  • оформить отдельную книгу учета, где отмечались бы цель и даты временной выдачи и возвращения ТК.

Сроки хранения и административная ответственность

Книгу учета движения ТК и вкладышей к ним необходимо хранить 50 лет.

КоАП РФ в ст. 5.27 указывает, что отсутствие книги учета или её небрежное ведение влечет за собой административную ответственность.

Кодекс РФ об административных правонарушениях. Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, —

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

2. Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), —

влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.

3. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, —

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.

4. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.

5. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частью 2 или 3 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —

влечет наложение административного штрафа на граждан в размере пяти тысяч рублей; на должностных лиц — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

Штраф за отсутствие книги учета трудовыхШтраф для должностных лиц определен в размере 1-5 тысяч рублей, а для организации – в размере 30-50 тысяч рублей.

Если руководитель или должностное лицо уже совершали административные правонарушения, предусмотренные ч. 1 ст. 5.27 КоАП, их могут дисквалифицировать на срок 1-3 года.

Возможно, в скором будущем трудовые книжки будут отменены – ходит много разговоров о том, что это устаревшая форма фиксирования информации о трудовой деятельности. При этом исчезнет и книга учета движения ТК.

Пока этого не произошло, работодателю лучше не пренебрегать изложенными выше правилами − тогда он будет застрахован от многих денежных и моральных потерь.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!

Понравилась статья? Подписывайтесь на обновления сайта по RSS, или следите за обновлениями В Контакте, Одноклассниках, Facebook, Twitter или Google Plus.

Подписывайтесь на обновления по E-Mail: 

Расскажите друзьям!

Нет комментариев

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий