+7 (495) 212-90-15Москва +7 (812) 332-54-12СПб

Особенности приказа о внесении изменений персональных и паспортных данных работника и образец документа

Персональные данные (ПД) – информация, имеющая отношение к определенному лицу, которая предоставляется организации или другому лицу с разрешения субъекта.

С 01.01.2013 согласно новому закону «О бухгалтерском учете» с предприятий снята обязанность применять в учете унифицированные формы первичных кадровых документов (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Организация вправе разработать и утвердить собственные (произвольные) формы первичных документов, что относится и к приказу об изменении ПД.

...

Содержание:

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (495) 212-90-15. Это быстро и бесплатно!

Когда требуется внесение корректировок?

Приказ об изменении персональных данных требуется при смене:

  • семейного статуса;
  • фамилии, имени, отчества;
  • паспортных данных;
  • номера ИНН;
  • номера СНИЛС;
  • номера медицинской страховки;
  • сведений об образовании.

Кто издает документ?

Изменение ПД влияет на социальные и пенсионные отчисления. Процедура издания приказа входит в юрисдикцию бухгалтерского или кадрового департамента или находится в ведении руководителя организации.

Какие сведения о работнике могут измениться?

  1. Фамилии (смена актов гражданского состояния – заключение или расторжение брака, смена фамилии по желанию субъекта).
  2. Место жительства (смена регистрации или переезд).
  3. Паспортные данные (при восстановлении утерянного или поврежденного документа, при плановой замене по достижении 20 и 45 лет).
  4. Сведения об образовании (поступление или получение диплома учебного заведения).

Реквизиты

Невзирая на то, что приказ не имеет установленной законодательно формы, его рекомендуется оформить согласно общим требованиям к распорядительным документам:

  1. В шапке документа помещается наименование организации, место составления, номер, дата и заголовок документа.
  2. В преамбуле прописывается обоснование издания документа (обстоятельства, повлекшие его создание) и основание (отсылка к конкретному документу или законодательному акту).
  3. В основной части приказа содержится:

    • распоряжение руководителя об утверждении приказа;
    • перечень документов подлежащих изменению;
    • указание на лицо или лица (должность, ФИО), ответственных за внесение изменений в документы, содержащие личные сведения о работнике.
Важно! На документе должна быть подпись руководителя, всех ответственных лиц и самого работника.

Пример

Содержание Пример
«Шапка» приказа _____(название компании, место составления) Приказ о внесении в учетные документы № ___от ______ .
Преамбула В связи с изменением фамилии с ___(прежние данные работника) на___(новые данные работника) Приказываю: Внести необходимые изменения в документы, содержащие персональные данные ____________(прежние данные работника, должность).
Основание
  1. Личное заявление работника.
  2. Свидетельство о заключении брака серия _____, выданного _____.
  3. Копия паспорта с новыми данными.
Основная часть В срок до______(дата):

  1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с____ (прежняя фамилия), учитывающее изменение персональных данных.
  2. Внести в трудовую книжку________информацию о смене фамилии.
  3. Внести в личную карточку________информацию о смене фамилии и паспортных данных работника.
  4. Внести изменения в Табель учета рабочего времени, график отпусков и лицевой счет.
  5. Обеспечить учет новых ПД _____при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

Ответственным за исполнение приказа назначаю ________(должность, ФИО).

Подписи Генеральный директор___/ФИО/ С приказом ознакомлены: Работник ______/ФИО прежняя/ Делопроизводитель____/ФИО/ Бухгалтер ____/ФИО/.

На основании приказа производятся следующие действия:

  1. Необходимые изменения вносятся в личную карточку работника по форме № Т-2.
  2. новые данные вписываются в трудовую книжку и в книгу учета движения трудовых книжек (согласно п. 26 гл. 3 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 гл. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
  3. Изменения в трудовой договор вносятся по аналогии с трудовой книжкой (составление дополнительного соглашения опционально).
  4. Изменения отражаются в данных лицевого счета сотрудника (для корректного начисления заработной платы).
  5. При смене фамилии в территориальный орган ПФР в течение месяца подается заявление об обмене страхового свидетельства (по формам № АДВ-2 и № АДВ-6).

С 1 июля 2017 года при предоставлении неполных, устаревших или неточных данных введен новый вид административного нарушения. Предупреждением или штрафом облагаются:

  • Граждане – от 1000 до 2000 руб.
  • Должностные лица (например, директора, кадровика или главбуха) – от 4000 до 10 000 рублей.
  • Индивидуальные Предприниматели (ИП) – от 10 000 до 20 000 рублей.
  • Юридические лица – 25 000 до 45 000 руб.

Соблюдение закона о персональных данных и своевременном предоставлении сведений об их изменении – ответственность, как работодатель, так и работника.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (495) 212-90-15 (Москва)
+7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий