Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 703-45-38Москва +7 (812) 627-13-61Санкт-Петербург

Как ввести положение о защите персональных данных работников, образец приказа об утверждении

Согласно статье 86 главы 14 Трудового кодекса РФ работодатель обеспечивает защиту персональных данных работника от утраты или неправомерного использования.

В соответствии со статьей 87 ТК РФ для реализации этой функции работодатель организует разработку положения, устанавливающего порядок хранения и использования таких данных.

Такие положения могут видоизменяться в зависимости от учреждения и условий работодателя, оговариваемых непосредственно перед зачислением сотрудника в штат.

...

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 703-45-38. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Цель

Ввести положение в действие можно поставив гриф утверждения, либо издав распорядительный документ о его утверждении.

  • В первом случае отслеживание актуальной версии положения усложняется, а внесение любых изменений требует нового утверждения.
  • Второй вариант – издание приказа – позволяет избежать указанных трудностей, кроме того, этот вариант позволяет оговорить различные дополнительные условия в тексте распорядительного документа.
Справка. Требования к документам установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно Приказу Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст с 1 июля 2018 года указанный ГОСТ Р 6.30-2003 утрачивает силу.

Структура

Приказ должен содержать:

  • требуемые реквизиты;
  • связный текст;
  • подпись уполномоченного лица;
  • печать;
  • при необходимости визы согласования;
  • приложения к приказу.

Оформление

Приказ изготавливается на специальном бланке – листе бумаги размера А4 (210 x 297 мм) с полями не менее чем 20 мм (левое, правое и верхнее) и 10 мм (правое). Для бланков можно использовать светлую или белую бумагу. ГОСТ не предусматривает специальных требований к оформлению текста приказа (размер и цвет шрифта и т.д.), они могут быть прописаны во внутренних актах организации (например, в инструкции по делопроизводству).

Пошаговая инструкция по составлению

«Шапка» и введение

  1. В середине верхней части бланка должна быть помещена следующая информация:
    • товарный знак или (и) эмблема (при наличии);
    • полное или кратное наименование организации;
    • место издания или составления документа (этот реквизит необходим, если определить место по иным данным затруднительно или невозможно. Например, если название организации «ЗАО «Тендер» города Омск», то эта часть в бланке может отсутствовать).
  2. В середине следующей строки ставят название вида документа: «ПРИКАЗ».
  3. Строкой ниже слева надо поместить дату подписания документа арабскими цифрами (день месяца, месяц, год).
  4. Справа – регистрационный (порядковый) номер.
Справка. Распорядительным документам по основной деятельности регистрационные номера присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, дополнительные буквенные индексы не добавляются к номеру.

Дальше идет название, отражающее содержание документа, например, «Об утверждении Положения о защите персональных данных».

Связный текст приказа обычно содержит две части. Для составления первой части (преамбулы) необходимо прописать, какие условия вызвали необходимость составления приказа, указать цели составления документа. Преамбула может быть сформулирована так: «В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Части

После преамбулы на отдельной строке надо расположить слово «ПРИКАЗЫВАЮ», а за ним с новой строки изложить вторую – основную – часть, которая должна содержать пункты об утверждении локального акта и времени введения его в действие: «1. Утвердить Положение о защите персональных данных работников ООО «ЗАПАС» (Приложение 1). 2. Ввести в действие Положение о защите персональных данных работников МУ «ЦБ ПРАВ» с 04.11.2017 года».

В основную часть можно внести дополнительные условия, необходимые для проведения политики по защите персональных данных, дать конкретные поручения. Вот некоторые примеры:

  • «Утвердить перечень должностей, допускаемых к работе с персональными данными работников».
  • «Назначить лицом, ответственным за получение, обработку и хранение персональных данных сотрудников, Сидорова О.П, инженера-программиста».
  • «Утвердить форму заявления о согласии работника на обработку персональных данных (Приложение № N)».

Также необходимо предусмотреть обязательное ознакомление с введенным в действие документом работников организации. Возможные формулировки:

  • «Начальнику юридической службы Ивановой О.С. ознакомить с настоящим приказом под роспись лиц, работающих с персональными данными».
  • «Руководителям структурных подразделений ознакомить работников вверенных подразделений с настоящим приказом».

Последним пунктом следует назначить ответственного за исполнение приказа лица. Это может быть как руководитель, так и другой сотрудник. Возможные варианты:

  • «Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой».
  • «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора Критского Ю.Г.».

Подписи, печати

Чтобы завершить процесс издания приказа надо в строке слева поставить наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись в середине строки и расшифровку подписи (инициалы и фамилия) в той же строке справа. Документ требуется заверить печатью организации.

На бланке документа могут стоять визы согласования, если внутренним делопроизводством предусмотрены соответствующие процедуры. Визы состоят из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

Внимание! Если приказ оформляется на бланке документа организации, то надо прописать сокращенное наименование должности, например, «директор», а не «директор МОУ «СОШ № 33» г. Кострома».

Так, если в учреждении есть юридическая служба, то документ согласовывается с юристом. Также приказ можно согласовать с заместителем руководителя, курирующим вопросы политики безопасности персональных данных.

Имеющиеся приложения оформляются на отдельных листах. На первом листе приложения в правом верхнем углу надо написать «Приложение N 1», указав дополнительно дату и регистрационный номер приказа, например: «Приложение № 1 к приказу ООО «ТрансСервис» от 03.11.2017 № 54».

Когда документ должен быть издан?

Приказ должен быть издан до даты введения в действие положения, утверждаемого руководителем .

Срок хранения

Рассмотренная процедура утверждения локального акта относится к вопросам основной деятельности организации, поэтому, согласно Перечню типовых архивных документов, утвержденному приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г № 558, рассматриваемый в статье документ должен храниться постоянно.

Заключение

Правильно и в срок оформленный приказ поможет организации соответствовать требованиям законодательства в области защиты персональных данных.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
 
Это быстро и бесплатно!
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий